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あれどこいったっけ? をなくすスマートメールボックス4種



mailapp.gif先日 Thunderbird を紹介したばかりですが、悩んだ末に Mac OS X の Mail.app をそのまま使っています。というのも、43folders の「スマートメールボックスを使いこなす」というすばらしい記事を読んでしまったからです。

毎日何十とやってくるメールですが、たいてい探しているのは「遠い昔のメール」か「最近開いた・送ったメール」です。この「最近」というのがけっこうくせ者で、2,3日以内ならすぐに見つかりますが、一週間くらいたつと、メールがどこにいったのか忘れてしまいがちです。こんなときに Mail.app の検索はあまり速くも正確でもないので(Google Desktop の方が速かったりすると最近気づきました)、スマートメールボックスを駆使した方がメールを瞬間的に探せるようになるという記事でした。

原文は英語でしたので、日本語版の Mail.app で作成したものをご紹介します。

すべての基本

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これはすべてのスマートメールボックスの基本になるものです。インボックスに入ってきたメールを GTD の2分ルールで処理しているときに、「あとでこのメールにはアクションをとらないといけない」ということを示すためにフラグを立てておいて、フラグの立っているすべてのメールをあとでゆっくり片付けていったりします。

最近開いたメール/最近送ったメール

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最近届いたメールではなくて、最近開いたメールをもう一度みたいということがよくあります。そんなときのために「最近開いたメール」を設定しておくと、古いメールでも最近開いてさえいればこのメールボックスの中に表示されます。

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逆に、最近送信したメールも気になるものです。送信済みメールボックスが雑然としているのなら、このルールをもとに条件を付け加えて特定のグループに宛てたメールだけを隔離して表示するといいでしょう。「送信済みのメッセージを含める」にチェックが入っているのがみそです。

ある会社、都道府県、市外局番だけのメールを表示

これは知らなかった。Mac OS X のアドレスブックでスマートフォルダをあらかじめて作っておき、それを Mail.app のスマートメールボックスと連携できるという技です。まず、アドレスブックで絞り込みたいグループを作ります。

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都道府県、市区町村、誕生日、電話番号、会社や部署なども複数指定できますので、「1都6県のコンタクト全員」とか「6月に誕生日のある会社の人」といったグループを作れます。次にこれを Mail.app の方で呼び出します。

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ここでは「同僚」と定義したグループを呼び出しています。これで、アドレスブックで絞り込んだグループのメールが表示されるようになります。もちろん、上の「最近開いたメール」「最近送ったメール」などの条件と合成することで、自由自在に絞り込みができます。

以前紹介した Mailboxer バージョンアップしたというニュースも入ってきていますので、人別のスマートメールボックスとあわせて使えば、およそ探せないメールはなさそうです。

こうしたファジー検索が Thunderbird にもあったら。近いうちに実装されそうですが。


著者について

堀 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。

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