メール術

僕は仕事ができない…ので、まずメールの返事を即座にしてみることにした



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こうした「ライフハック」や「仕事術」などというタイトルのつくブログを運営していると、さぞかしちゃんと仕事ができる人なのだろうと誤解されることが多いのですが、自分では、仕事に関して自分ほどズボラな人間もいるまいと思っています。

恥ずかしながら認めますが、私は仕事においていろいろ抜けている部分があります。最近のその最たるものは、「メールの返事が遅い」というものです。メールはたしかに時間を奪う敵ではあるものの、返事すべきものに返事できていないのは、そもそも社会人として失格です。

そこで、これから不定期に自分がちゃんとできていない部分をさらして、改善してゆくプロセスについて記事にしてゆこうと思います。

失敗の上に失敗を重ねることになるかもしれませんが、ブログに書いているというプレッシャーを胸に少しずつ改善できればと思います。

メールが遅れると、思わぬ弊害が

ここ数年、TwitterやFacebookが登場してからというもの、メールの返事が遅れることにはもう一つの害が加わっています。

それは単純に「メールに返事していないのにブログやツイッターはしているではないか」と言われてはいけませんので、メールの返事をすればいいのに…それはせずにブログやツイッターを控えてしまうという不思議な現象です(笑)。

自分でも書いていて理屈に合ってないのをひしひしと感じるのですが、案外ありませんか? こういうこと。

Inbox Zeroが崩壊する原因

そこで、一番失敗が多い、返信の部分をまず改良することにします。

私のメール処理方法は、43Folders の Merlin Mann の提唱した Inbox Zero 方式ですが、この方法の基本は「メールから要件を取り出してタスク管理アプリなどに管理し、メールそのものは消してしまう」という方法です。

ところがこの Inbox Zero 方式、「あとで返信する」という部分におおきなネックをかかえている傾向があります。まだ予定が決まっていない、調べてからではないと答えられないというケースにおいての対応方法に首尾一貫したものがないのです。

そこでちょっと極端なのですが、返信方法を一括して「即座」にしてみることにします。

  • 一日のメール時間は午前11時と午後4時なので、この時点ですべての新着メールにとにかく「読んだ」というメールを送信。
  • 予定が決まっていない、まだ詳細を調べてからでないといけない場合はその旨を書いておく

当たり前と言われる方も多いと思いますが、案外この「詳細を調べてからメールしますね」という言葉が、自分の弱さや対応の遅れを露呈しているみたいでちょっと書きづらいところがあります。

一律に「即座」に返信をすることをルールにするなら、こうした変な意識が邪魔することもなくなり、メール処理もスムーズになるかもしれません。

まずはいま大量に残っているメールのバックログを数日以内に処理して、このルールを導入したいと思います。

とりあえずは次の一週間試してみて、また記事にしてみましょう。まだまだ告白しなくてはいけない、「できない」ことが多いのですから!


著者について

堀 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。

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「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。

2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote コミュニティリーダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモClimate+を運営しています。気候学者、理学博士、英語ネイティブ。

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