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GMail フィルターのエクスポート機能を使って振り分けルールを最適化



メールへの対応の時間を最少限にするためには、そもそも受信箱にはいるメールの数を削減しないといけません。GMail を使っているならば、「フィルター」はそのために欠かせない機能です。

「フィルターで自動的に対応できるメールが「受信箱」に残っているのは恥!」とまで思い詰めるのはどうかと思いますが、私もその一歩手前くらいにはフィルターのチューニングを日頃から心がけています。

そういうわけで先日 GMail の Labs 機能としてフィルターのエクスポート機能が追加されたのはとても嬉しいニュースでした。

この機能を使うと、選択したフィルターを簡単な XML 形式でエクスポートとし、編集してからまたインポートすることが可能になります。

filterexport.jpg

この XML 形式ですが、Atom 形式を拡張したもので entry タグに囲まれている部分が一つ一つのフィルターに対応しています(右の図は一部抜粋したもの)。

編集する際なのですが、この entry タグで囲まれた部分をコピー&ペーストして、id タグの中身は無視して apps:property タグの部分だけを書き直せばいいそうです。

BBEdit を利用して編集していますので文字コードについては特に意識しませんでしたが、UTF-8 / Unix (LF) の文字コード・改行コードでないとインポートする際に問題があるかもしれません(未確認)。

場当たり的に作っていたら何十というフィルターが一部競合しながら散在していたのですが、この方法で若干最適化をすることができました。

この XML 形式についてはこちらの Google Groups で情報が開示されています。また、メールのルールを作成する際にはしばらくまえに Lifehacker で紹介されていた高度なフィルターの作り方の記事が参考になると思います。


著者について

堀 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。

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「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。

2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote コミュニティリーダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモClimate+を運営しています。気候学者、理学博士、英語ネイティブ。

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