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時系列ファイル名 + デスクトップ検索でどんなファイルも1分以内で探す



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おしえて!電子ファイル超整理法 | スラッシュドット・ジャパン

昔はフォルダを階層化してファイルを整理していたものですが、ホームディレクトリに存在するファイルが1万を越えたあたりから、あきらめとともに「もう分類法はだめだな」と強く思うようになりました。

というのも、いったん決めた分類方法が、自分のなかでの意味付けや重要度がかわるたびに変化してしまうのと、分類法に当てはまらないファイルがしだいに多くなってしまい、それが重荷になっていったからです。ちょうど GMail に乗り換えたころを境に、電子ファイルについても「分類は死んだ」という気分に切り替わりました。

スラッシュドットで、電子ファイルの分類方法について「日付 + 件名」で並べてあとは Google Desktop を使うという方法が掲載されていて、活発な意見交換がされていました。

私もこれに非常に似た方法でデスクトップに存在するアイコンの数を10以下にしていますので、まとめてみたいと思います。もちろんこれが万能というわけではありませんが、参考になれば幸いです。

フォルダ分類はメールと同じ

昔は、電子ファイルもメールも大事にとっておき、すべてを分類して保存しようと思っていたものですが、いつからか:

  • 全てのファイルは流れさって消えてゆくもの。使われないものが自然に消えるシステムの方がよい
  • 使いたくなったときにすぐに探せればそれでいい。使いたいファイルはせいぜいここ1年のものがほとんどなので、このあたりを集中的に検索できるようにチューニングする

というポリシーに変化しました。メールと同じで、デスクトップ上のフォルダも Trusted Trio 方式で以下の3つに分類しています。

  • @Inbox:とりあえず保存しておきたいものや、一時保管のための場所。容量が膨れ上がる傾向があるので、Inbox.2008.04 というように、一ヶ月単位で作成していることもある。
  • @Archive:完了したフォルダを次々に投げ込む。一定の期間ごとに分類せずに古いものから DVD や HDD にバックアップしてゆく。
  • @Follow:他人とやりとりしている仕事で、自分のターンが終了しているものが入る。返事が返ってきたらこのフォルダから取り出して、もう一度「アクティブ」にする

@ が付いているのは、単に「フォルダを整頓」したときに、この3つが優先的に一カ所に集まるからですが、デスクトップのアイコンが 10 以下のときはあまり気にするまでもないかもしれません。

全ての仕事は1つのフォルダを単位にしていて、それらは「2008.06.22 現在の仕事」というような付け方をしています。こうすることで、@Inbox や @Archive 内で自然と時系列順の整理ができます。「フォルダの作成日」などを使わず、フォルダ名に日付を明示するのはバックアップした時などに日付が変更されてしまう場合があることを想定してのことです。

この3つのフォルダと、現在「アクティブ」になっているフォルダとが合計で 10 は絶対越えないように、毎日の終わりに整理をしています。

一番こまるのは「ちょっとダウンロードした画像」などですが、これらは 80% 気の迷いでダウンロードしたものですので整理の段階でデフォルトで削除し、残りは Evernote などに投げ込みます。

記憶と検索を信じる

こうした習慣がついてくると、ファイルが時系列順になっているおかげで「去年のあのころの仕事」というような探し方が非常に楽になります。「超整理法」の本にもあるように、時系列は人間の記憶と合致していて、思い出しやすいからです。

あとは検索をとにかく信じますが、ここでも検索を信じきることができるようになるためには次の準備をしておきます。

  • Google Desktop でも Spotlight を使う場合でも、システム、ライブラリ、アプリケーションのフォルダに存在する大量のファイルが検索されます(Windows の場合、Windows ディレクトリでも同様ですが)ので、こうしたディレクトリは検索から外しておきます。
  • 経験では、キーワードを複数いれるだけのデスクトップ検索は案外外れることが多いので、時間・キーワード・ファイルタイプの3軸のうち2軸で検索する方が絞り込めることが多い気がします
  • Mac OS X だったら自分が一番使う検索軸のスマートフォルダを複数用意しておきます。「探し始めてから戦略を考える」よりもこれは格段にタイムロスを減らしてくれます。

わりと当たり前のことを当たり前に組み合わせているだけですが、これでも、たいていのテキストファイルや、PDF、Wordファイルなどといったものは平均 60 秒以内に見つかります(平均、ですから長くかかることも…修行中)。

検索の精度を殺しているのが直接意味付けを行なうことができない画像ファイルですが、これもファイルタイプで検索し、作成日でしぼりこんでから CoverFlow + QuickLook を行なうことでかなり手間を減らして探すことができるようになってきました。

情報との戦いは一生続くと思いますが、それでもデスクトップ検索が出来たおかげで人生はずいぶん楽になりました。

Windows だとやはり Google Desktop が最強なのでしょうか? 企業によっては利用できない場所もあると思いますが、そうした場合どういう検索方法があるのでしょう?

得意にしている方法などがありましたら、ぜひコメントで教えてください。


著者について

堀 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。

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