だれも置き去りにしない情報共有ツール、サイボウズLive

3人のひとが互いに握手するには3回ですみます。でも4人なら6回、5人なら10回、10人なら45回もの回数が必要です。

人数にともなう情報共有の難しさも似ています。人数が増えるにつれて、全員の意思の疎通は飛躍的に難しくなるのです。3,4人を越えると、メール、スケジュール、ToDoリストの情報を集約する「なにか」があったほうがよいわけです。

FacebookグループやDropbox、あるいはGoogle Appsを使ってこれをなんとかしている人も多いと思いますが、帯に短し襷に長しといったところで、便利なものはアーリーアダプタ的な人にしか理解できない、みんなが使えるものは少し機能が不足しているといったことがあります。

こうしたニーズをふまえて開発されているサイボウズLiveは、大規模なグループウェアであるサイボウズガルーン、中小企業向けのサイボウズOfficeを開発したサイボウズの、クラウドに特化したサービスです。そしてちょうど、この「アーリーアダプター」と「一般的なユーザー」の架け橋となるような、うまい部分にフォーカスをあてた作りになっています。

AMNタイアップレビューとして、サイボウズLiveの仕組み、そして最新の機能について本社でお話をうかがうことができましたのでまとめておきます。「グループウェアは面倒だ」と思っている人でも、サイボウズLiveを知ると見方がかわるかもしれませんよ。### 個人のページ、グループのページ

サイボウズといえばちょっと昔に使っていたスケジュールサービスというイメージがあるかもしれませんが、サイボウズLiveまでにさまざまな機能が有機的に追加されています。

まずはグループを作成して、参加者を登録して使い始めます。グループはいくら追加しても無料。メンバーも300人までは無料というのですから、太っ腹です。

サイボウズLiveの個人の初期画面がこちら。ここから各機能にアクセスできるのですが、一人の人は複数の、互いにメンバーが重ならないグループに登録している可能性もあるわけですから、この個人のページにはすべてのグループの新着が一覧表示されています。

グループウェアというと、「会社のページ」「グループのページ」だけが存在するイメージですが、ちゃんと個人とグループが明確に峻別されていて、二つのあいだを必要事項の新着の通知がリアルタイムで流れるようになっているわけです。

なにげに、これはGoogleアプリやDropboxを使っているのでは存在しない機能です。さらに、ここはあとで登場する新機能にも関係してきます。

ゴツイ？ でも隠れ操作と柔軟性が満載の各機能

サイボウズLiveはグループのメンバーにカレンダー、ToDo、掲示板などの機能を提供しています。

こちらはスケジュールの登録をするカレンダーページ。なにやらフォームがたくさんあって、最近のGoogle Appsに慣れた人には「おお、ゴツイ！」という印象を与えるかもしれませんが、これはアーリーアダプターではない人向けの皮だと思って下さい。

操作になれた人には、たとえばカレンダーの時間部分をクリック＆ドラッグすると予定がフォームに反映されるなど、心にくいショートカットがいろいろ隠れているのです。

こちらがToDoの一覧。うん、なんだかやはりゴツイ印象がありますよね。しかしみてみると、ToDoの分類、状態の記録、優先度、タスク割り当てなど、最も先進的なタスク管理サービスでさえも案外実装していない機能がさりげなく存在します。

特にタスクの状態を自分で定義できるのは、組織にあわせて「データ切り出し中・解析中・作図中・要確認」に変えてもいいですし、「デザイン素案作成・素案確認・提出稿作成」といったものにしてもよいのですから、なかなかの柔軟性です。

同じことは掲示板にもいえます。

掲示板だと、画像を添付してもスマートフォン上でアイコン表示しかされず、いちいちタップしないと表示されない。あるいは画像のインライン表示ができないので面倒というものが多いですが、サイボウズLiveはしっかり表示も、インラインの画像の挿入もできています。

また、他の人の会話の一部分を選択して返信をするとちゃんと引用してくれるなど、使い込んでいると楽になる操作も実は隠れています。

最後に、ファイル共有機能。これはDropboxのように大量のファイルを共有する使い方や、資料の管理を行うEvernote共有ノートブックとは違って、少数のいま作業中のファイルをアップロードして共有するといったイメージがよいでしょう。無料だと1GBまでアップロードできるという、これも太っ腹。

充実したスマホからの操作、まだまだ必要なガラケーからのアクセス

一昔まえのグループウェアはスマートフォンには対応していない印象がありますが、そこはさすがサイボウズ、アプリで iOS / Android にも対応していますし、スマートフォン以外のいわゆるガラケーと呼ばれる端末での表示も問題がないように注意が払われています。

たとえばサイボウズLiveのトップと、掲示板の表示がこちら。掲示板での画像表示が実に楽で、画像ファイルについてのやりとりが見た目の通りになるのがありがたいです。

携帯デバイスで使うからには、通知がしっかりしていなければ意味がありません。ここでも新しい書き込み、イベントの修正などといった情報が一覧になっていますので迷いません。

画面を左からスワイプすると表示されるリストでは、登録しているすべてのグループの状況も判別できます。実際、スマートフォンだけからでも、登録や書き込みの作業はすべてできるように設計されています。

新機能、チャット

さて、今回は本社にうかがった際、サイボウズLiveの新機能であるチャットについても解説をしていただけました。

こちらがそのチャット画面で、なんのへんてつもないチャットにみえますが、ここにいくつかのしかけがあります。

まずチャットは、掲示板とは違ってグループのなかに配置されているわけではありません。むしろグループよりも上位の部分に存在して、複数作ることが可能です。文章だとイメージしにくいと思いますが、このような感じです。

グループウェアにありがちな落し穴として、すべてのやりとりをグループウェア上の掲示板上でおこなうのが面倒なため、けっきょくFacebookやLINEで個人的に連絡して、「あの件だけど…こういうこと？」などと直接やりとりをしてしまう場合です。

こうなると、Facebook/LINEでつながっている人と、そうでない人に温度差ができてしまうことになります。

チャットがグループから切り離されているのは、より個人に近い場所でのやりとりのルートをサイボウズ内に実現したことにほかなりません。レガシー的なシステムしか使ったことのない人、スマートフォンをもっていない人も置き去りにしない、サイボウズらしい実装のしかたです。

ひとまずのまとめ

以上、サイボウズLiveの基本機能と、新機能であるチャットをみてきました。先進的なウェブサービスの操作に慣れていない人、ガラケーを使っているにも全機能を利用しやすく配置しながら、スマートフォンからの操作も楽にしているのは、やはりサイボウズの長年のノウハウの蓄積といっていいですね。

チャットがグループ内に存在しないという特徴も、人と人のつながりかたを意識すると自然に使えるようになっているところが、やはりよくわかっているという印象があります。

さて、「でもいまは一人きりで仕事しているからサイボウズは使わないんだよなあ」という人や、「面白そうだけど、どうやったら自分の周囲の人にも使ってもらえるだろうか」と考えている人もいると思います。

このあたりで、最初に説明したサイボウズにおける個人とグループの関係が光ってくるのです。長くなりましたので、この点については次の記事で紹介したいと思います。