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新しいGmailの最も素晴らしい機能はやはり検索だった



ラベルが付いていないメールがあったら恥と思うくらいGmailフィルターを作っています。

「恥」というのは言い過ぎかもしれません。でも自分とのゲームとして、受信箱に入った時点で自動的にラベルがついていないメールがあったら、なぜそれが自動化できていないのかを考えるのはメールの多い人にとってはよい習慣です。

現在、自分のGmailでは約150ほどのフィルターがあり、それらが受信箱からなるべく多くのメールを取り除き、残す物についても自動でラベルをつけておくことでアーカイブを1秒以内にできるようにしてくれています。

150というと多いのか少ないのかわかりませんが(以前会った人にはもっと大それた数の人もいました)、毎日やってくるメールに逐一ルールを作り、時折それを統合しているうちにこうした数になりました。

速度的に使うのを見送ったGoogle Readerとは対照的に、数日前にアップデートされたGmailはこのフィルター登録を検索窓から作ることができるのが秀逸です。Gmail1

検索窓の矢印をぽちっと押すと…。

Gmail2

左のような詳細な検索窓が登場して、その場で検索の絞り込みができます。面倒な検索ワードを覚える必要もありません。そして検索窓の下から、直接フィルターの作成も可能です。

この二つの連携がこれまで以上に楽になったことで、さらに多くの人がフィルターとラベルを使い、メールの整理などというつまらない作業にかかる時間が数分でいいので削減できるなら、素晴らしいことではないでしょうか。

フィルター作りのコツと管理

フィルターの数が多くなるのは、基本的に「一つの条件に一つのフィルター」というルールで作っているためでもあります。

以前は「ニュースレター」というフィルターの元にすべてのニュースレターを送ってくる送信元を「アドレス1 OR アドレス2 OR …」という具合に書いていたこともありますが、これではあとで一件だけ削除したいときに面倒です。むしろ、送信元ごとに一つのフィルターがあれば、あとでラベルを変更することや、ポリシーを変えることも楽になります。

フィルターの数が多くなってきたパワーユーザーは、フィルターの順序で混乱してくると思います。そうしたときは Gmail Labs の Filter export / import 機能でフィルターをエキスポートして、XML ファイルのなかでフィルターを表現している<entry> タグの順序を変えてからインポートしましょう。見やすい順序に並べ替えることが可能です。


著者について

堀 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。

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「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。

2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote コミュニティリーダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモClimate+を運営しています。気候学者、理学博士、英語ネイティブ。

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