締め切りから自由時間まで。6つのカレンダーで人生の時間を支配する

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GTD のデビッド・アレンさんの本などを読んでいると、「カレンダーは神聖な場所」という表現をよくみます。

これはカレンダーに書き込まれたものは絶対不動として侵してはならないという原則をきめておけば、不確定なノイズがカレンダーに混じることを防ぐことができるという基本を表現した言葉です。

しかし実際には、多少流動的な予定をあらかじめ書いておいたり、予定とはいえないけれどもマークしておきたいプロジェクトの進捗予定日などを書き込んでおくと便利なことがよくあります。

これを解決するのが Google カレンダーや Outlook の複数カレンダー設定ですが、Lifehack.org でこれを6つのレイヤーに分割することで「神聖なカレンダー」から「流動的なカレンダー」までを同時に実現できる方法が紹介されています。

時間を支配する6つのカレンダー

  1. デフォルトの週カレンダー: 多くの人は「水曜の午後に会議」「火曜の夜はジム」といったように固定化されたスケジュールをもっています。もっといえば、固定化された部分があればあるほど、時間の使い方は効率的になるといえます。こうした固定化された部分を記入するためのカレンダーがこのデフォルトのカレンダーです。他の活動がこの固定化された部分と重なったら、適宜調整を行うために利用されます。
  2. アポイントメント・カレンダー: このカレンダーは「他人とのアポイントメント」を記入するために利用されます。つまり誰か他人と会う予定があったり、いっしょにどこかにいく予定があったりといった具合に、忘れていると他人に迷惑をかけるイベントがキャッチされています。
  3. 締め切りカレンダー: ここには必ずしも人との約束ではない、締め切りがキャッチされます。書類の提出期限や、支払い期限などといったイベントがここでキャッチされています。
  4. 空き時間カレンダー: 空き時間というと語弊があるかもしれません。元記事では、たとえば旅行計画を立てるなどといった、ある程度の時間を確保しなければいけないタスクのためにブロックで確保してある時間を示すカレンダーとしてあります。自分との約束ですので調整可能ですが、調整する際にはブロックをまるごと動かさないときっとどこかで無理が生じる、そうした時間を表示するカレンダーです。
  5. アクティビティ・カレンダー: 日常的なタスクは、ここに次々と放り込みます。とても流動性の高いカレンダーで、「午前はこれをやろう」「午後はこれをやろう」といったレベルでのプランニングを行います。これが残りのカレンダーと重ならなければ、時間の利用方法に矛盾はないわけです。
  6. プロジェクト・カレンダー: より長期的なプロジェクトのマイルストーンや、締め切りを書いておくカレンダーです。ふだんのアクティビティはこのカレンダーのイベントをクリアするために割り振っていきます。

Batting

なぜ6つものカレンダーのお手玉をしなければいけないのかというと、右のような予定の重複をあえて作り出すためです。

「運動」と「仕事」が重なったり、「雑用」と「プロジェクトの仕事」が重なったりと、私たちの時間はさまざまな方向にむけて引き延ばされています。こうした時間の利用方法を頭で管理するのではなくて、「あ、ここは重なっているので調整が必要」と視覚的にスキマをうめてゆくために、目的に応じてカレンダーを分割するわけです。

私もこれと似たようなカレンダーのシステムを使っているのですが、「本業」と「ブログ」と「家族」のカレンダーが分割されていることで入ってくる両方の予定をきれいに分けて考えることが可能になっています。複数カレンダーなしには頭に負担がかかりすぎますね…。

この複数カレンダーは Calvetica にも反映されますので iPhone / iPad からもチェックと更新が可能になっています。

こうした複数カレンダーを切り替えたり、表示を重ねることで時間を管理できるのはデジタルツール特有のメリットです。こればかりは紙のカレンダーにはなかなか真似できないですね。

いかがでしょう。似たようなシステムを使っている人はいますか?

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