ToDo リストの番人。能率を引き上げる９つの「してはいけない」

Thursday, 16 August 2007 · View Comments · Productivity

NOT ToDo リストについてはいくつかのブログで紹介されていますが、「やるべきこと」ではなくてむしろ「やるべきではないこと」を列挙しておくリストです。

ちょうどこれは「進入禁止」や「追い越し禁止」といった交通標識のように、何をしてはいけないかを明らかにすることによって、逆に何をしてもいいのか／すればいいのかを規定するという効果をもっています。能率の悪いタスクをあらかじめ禁止する自分ルールを作ることで、ToDo に入るタスクをフィルターしていると考えてもいいでしょう。

Web Worker Daily に Tim Ferris がゲストポストをしていて、彼の NOT ToDo リストに入っている９項目を紹介しています。メールを朝一番に見てはいけない、というのは朝の能率を上げる素晴らしいテクニックですけど、あとは彼自身の 4 Hour Workweek の哲学が込められた禁止事項になっていて興味深いです。

発信者の不明の電話に応じてはいけない
朝一番、あるいは夜最後にメールをチェックしてはいけない
議題が決まっていない、あるいは終了時間が決まっていない会議に出席してはいけない
人に無駄話をさせてはいけない。「調子はどう？」よりも「何か面白いことある？」と切り出す。
メールを頻繁にチェックしてはいけない。むしろ定時にバッチで処理するべき。
利益は少ないのに手間のかかる客とのコミュニケーションに時間をとられてはいけない
多忙だからといってさらに長時間働いてはいけない。優先順位をつけてあとは切り捨てるべき。
携帯電話を常に持ち歩いてはいけない。夜や週末にはこのデジタルの首輪から抜けだそう。
仕事が仕事以外の人間関係や活動の代わりになると期待してはいけない

「してはいけない」と書いてあるので強い調子に聞こえますが、多分それくらい強い意志で避けよう、という意味合いで書かれているのだと思います。ついでに紹介すると私の NOT ToDO リストにはちょっと違うものがいくつか入っています。以前も書きましたが、もう一度練って書き直してみますと、こんなかんじです。

アクションに落とし込めないタスクは記入しない。「仕事をする」「プロジェクトにとりかかる」ではなくて具体的な行動を記入すること
今やるつもりがないタスクは書き込まない。「いつかやろう」「時間があったらやろう」というタスクはそもそも頭の中ですでに後回しが決定済みなので、カードに記入して Inbox に投げ込んでおく。
7つ以上のタスクはいれない。これは人によってわかれるところでしょうけれども、どうせ一度のスプリントで７つもタスクを処理できた試しがありませんので、ToDo にいれるのは６つくらいでやめておいて、調子がよいようなら追加するというようにしています。

ここまで明確にルールにしておいても、交通標識を見落としているときと同じように、頭から吹き飛んでしまうこともあるのですが、ルールがないよりはましだろうかと思って机のうえに貼り付けています。

ToDo リストの番人として、ほかにどんな「禁止」があるでしょうか？

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ふむふむ
15 Catshop // Apr 13, 2010 at 8:27 am

mehoriさんの「NOT ToDoリスト」は、実践の末に辿り着いた雰囲気があっていいなと思いました。心に留めておきます。

ただ2番(今やるつもりがないタスクは書き込まない), 3番(7つ以上のタスクは書き込まない)は、GTD的には「おや？」と疑問がわきました。GTD的には「気になっているコト, それらを前に進めるための具体的アクションの全てを書き出す」ところに要諦があると理解しているのですが、そこからすると「今はやらない/手をつけられない(でも気にかかってる)コト」をリストから排除するのは原則から外れてるなぁ、と。

そのあたり@mehoriさんの実践の中で、どのようなカタチで折り合いがついているのか興味が湧いてきました。もしかするとアクションリスト(全てのタスク)からToDoリスト(ある単位時間の中で実行するタスク)を抽出する、みたいなカタチで使い分けをされているんでしょうか？例えば日次レビューの都度、とか。
16 mehori // Apr 13, 2010 at 2:29 pm

３年もまえの記事なので、ずいぶん自分も変わってしまいましたが、いまは GTD は「すべて書き出し」、Doing List で次の 30 分ダッシュをしやすくする少数のとても大事なタスクを書き出してつぶしまくるという風に今は変化しています。

単に、私の頭脳がたくさんの ToDo についていけないだけなのかもしれませんが（笑）
17 Catshop // Apr 15, 2010 at 8:27 am

3年も前の記事だったとは気づきませんでした。いやはや。しかし、こうして受け取る側の準備ができたときに必要な記事と「再会」できるのはWebならでは、という感じがします。

ボクも大量のタスクリストを前に「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と右往左往したり意識が拡散することが度々だったので、タスクリストから「今やる」と決めたものだけを抜き出すステップが必要なクチなのかもしれません。薄々感じながら、その一手間が惜しくて実行に移してなかったんですが。考え直そうかなぁ……いやいや週次レビューをまず習慣付けるのが先だ。