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受信箱が仕事場に。新しいGmailを使いこなすためにはスヌーズが肝心

告知されていた新しいGmailが、予定よりも早く、一両日中にもオンラインになるとの発表がありました。そして公式から機能の説明をしている記事がアップされています。

すべての仕事がメールで回るようになっているいま、メールをどれだけ効率的に消化し、見なくてもよいものは排除することができるかという点が効率のうえで重要になっています。メールに対する摩擦をどのように減らすかで、膨大な時間を無駄にするか活かすことができるかの差が生まれるわけです。

今回のアップデートでは、そうしたワークフローに関わるいくつかの改善が行われています。

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まずは、添付ファイルを開く際に、メールを開いて一番下までいかなくても一覧からすぐに開くことができるようにアイコンが表示されるようになっています。これは、一通あたり数秒のセーブといっても、何千通ものメールをみるにしたがってどんどんと時間が節約できるので、非常にありがたい機能です。

もう一つ、メールをGoogle Inboxと同様に「スヌーズ」して、今日の午後、明日、来週といったタイミングまで見ないようにしておくことも可能です。受信箱を「いま必要なもの」でまとめておくために、これは積極的に利用したいものです。

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あと特筆すべきは、モバイル版で優先度の高いメールが上部に表示され、すぐに応答できるようになっています。スマート・リプライ機能と一緒に使えば「了解です」「あとで折り返します」といった1行の返信を1タップで送ることが可能です。

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こちらは仕組みをもう少し調べる必要があるのですが、コンフィデンシャル・モードはメールの印刷許可や、転送許可などを設定することができるうえ、一定期間後は削除されるメールを作成することも可能になっています。これはGmail同士だけで可能なのか、もうちょっと知る必要がありそうです。

新しいGmailではスヌーズが鍵

こうしてみてみると、受信箱をタスクの置き場にしている人にとって、非常にありがたい変更点のようになっています。特に、Google InboxやBoomerangで可能だったメールのスヌーズ機能は自分にとって都合のいい時間にメールをみるようにワークフローを変えることができるわけで、とても重要です。

理想的には、すべてのメールに明確に定義された重要性があって、それに対するアクションのとりかたも自明であれば、メールはこれほどまでに苦痛にはならないのですが、現実はそうはいきません。

見たくないメールもあれば、いま対応できないもの、関係がないもの、そもそも雑音であるものが、すべて入り乱れてお構いなしにやってくるのがメールです。だからこそ、このスヌーズ機能といった、アテンションを制御できる機能は考えることなく利用できるくらいに練習する価値があるのです。

新しいGmailについてはそのうち動画でも紹介して、その動作の様子をみてみたいと思います。

 

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著者について

堀 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。