紙のフォルダにも「消費期限」をつけて時間で管理する

Folder

久しぶりに、ライフハックな話題でも。

OS X には Hazel というアプリケーションがあります。

その魅力は簡単なルール設定をしておくことで、「ダウンロードして３日たったファイルはゴミ箱へ」「デスクトップの古い画像ファイルにはアイコンにカラーをつける」といった処理を全自動で行えるところです。

人間がいちいち「このファイルは古いか？」と調べる手間のかかるステップをすべてコンピュータ側に任せられるのが魅力なわけです。

これを紙のファイリングシステムでもできたらいいな、と思うのは紙を使うことが多い人なら自然な流れだと思います。

本家ライフハッカーで、フォルダにも「消費期限」をつけるという話題が掲載されているのですが、これはフォルダ単位でも、引き出し単位でも可能だと思いました。

実際、個別ファイルには「期限」という項目がすでに書かれている物もあります。しかし、大きなファイルキャビネットを整理する事務担当がいるのでもない限り、膨大なファイルを整然とさせておくのは面倒です。

そこでよくやるのが、引き出しの中に「今月」「来月」という場所をつくって別々に管理するというワザ。

これを実践するのは簡単です。たくさんの個別ファイルがあった場合、すべてのファイルをひとかたまりにして引き出しに入れておくのではなく、時間によって区画を作ってしまいます。たとえば：

引き出しの前半分は今月、後ろ半分は来月にして、区切れ目を入れる
月の初めには今月の部分をレビューして捨てるべき物はすて、今月も生きているファイルは残し、あとは「来月」のところにあった個別フォルダを「今月」の場所にもってきます

Hazelによって色づけられることで、「アイコンの赤いファイルだけがいま対応すべき古いファイル」とわかるように、引き出し全体で検索をしなくてもよいように、時間で断面をつくっておくわけです。

引き出しがいつも雑然としてしまうという人も、時の流れと関係のない消耗品のたぐいの場所と、時間とともに意味のなくなる書類が入っている場所を区切っておくだけで、互いに互いが整理と検索性を落とさずにすんだりします。

アナログの感覚をでデジタルにもってくることは多いですが、デジタルな感覚をアナログに持ち込むことで整理を進めるというのも面白いかと思います。

ひとまずは個別フォルダに「来週締め切り」「要対応」といった意味づけの付箋を貼るところからはじめてもよいでしょう。