年度末恒例 GTD 再実装
年度末進行がたけなわで、いつもはそれほど忙しくない研究職の自分も雑用が通常の３倍くらいになっています。花粉症で頭がぼうっとなっていて Productivity も下がりっぱなしですが、恒例（と言ってもまだ２年目）の GTD 総復習の時期がやって参りました。
いつの間にかたまっていた、アクション付けのされていない雑多な書類、物品、フォルダーの類いを一斉に見直して、処理しきれないものは「後で手を付ける」という箱に封印しています。それと同時に、いったん Hipster PDA も新しいものにして、形だけでも新年度を前倒しで始めようとしています。
また、これが一番大事なのですが、あいまいになりつつあった自分ルールをもう一度再確認して、効率の良いワークフローに再実装しています。これから数週間、試していることをいくつかのエントリに分けて書いてゆくことにします。今日は作りかけの Hipster PDA とワークフローについて。
新しい Hipster PDA
Hipster PDAは43foldersの Merlin Mann が提唱した紙製 PDA で、ようはカードをクリップでとめただけの束です。カードを持ち歩くくらいなら手帳でもいいじゃないかという話もあるのですが、いつでもどこでも思いつきをキャプチャーして書き留め、それを PC やカレンダーに「シンク」させたあとは使い捨てるという気軽さを維持するのはやはりカードが良いのです。Hipster PDA と命名するのには、PDA のように PC などとシンクロさせて使うという、「使い方」を前面に押し出す意味合いがあるのだと私は考えています。名が体をあらわす、というやつですね。
を使い分けています。
見出しには、やはりライフの 5x3 仕切り見出し（型番 J116) を使用していて、いくつかのカテゴリにカードを分けています。見出しは今は「@work」と「@home」と「projects」の三つですが、これをいま再検討中です。
最も表紙のカードは inbox になっていて、思いついたことはここにサクサク書いていきます。このとき、この情報、思いつきをどこにシンクロさせたいのかを矢印で書いておくようにしています。例えばカレンダーに入れる約束事は「→ cal」とか、あとで詳細に書き残しておきたいことについては「→ Moleskine」というようにです。
後ろの方には DIY Plannerからとってきたメモをいくつか印刷して加えていますが、手間が多いので一度にたくさん作ったものだけを使うようにスタイルが変わってきました。
新しいルーチンをつくる
Hipster PDA を作ったりするのは楽しいのですが、見た目も実情も仕事とは関係なさそうに見えるので職場ではできません。むしろ職場でいま空いた時間に再検討しているのは「自分ルーチン」です。
たとえば自分にとっては「新しい論文を入手したときのフロー」です。仕事柄たくさんの論文を読んでいますが、新しい論文はメールで届きますし、人から伝え聞きますし、ウェブで検索すればざくざく出てきますし、最近の論文の PDF は参考文献がリンクになっていて、自動的に DOIを参照して PDF を拾ってくるのもありますので、情報を集め始めるとあっというまにデスクトップはアイコンの海になってしまいます。
今回のレビューで気づいたのは、「あとで忘れるといやだな」という恐怖心だけから必要のない論文の PDF まで（500個近く！）ダウンロードしていたケースが非常に多いことです。そこでワークフローに変更を加えて、「新しい論文は直感で振り分けて、絶対必要なものはダウンロード、それ以外は Endnote Web というオンラインの文献リストにとどめておく」「Endnote Web のリストは毎週すべて捨ててしまう」という自分ルーチンを今試験中です。
こうしたルーチンを今月のうちにいくつか作成してゆくことになると思います。ちょっと思いつくだけでもアップデートする必要があるのは「メールのルーチン」「デスクトップのファイル整理のルーチン」「リファレンスの整理方法のルーチン」です。どれもこの一年で無理が生じてきているものです。できあがったら、順次、恥じらいもなくここで公開する予定です。
