Mac OS X の、そしていまでは Windows 版も存在するパスワード管理アプリ1Password を使って長いですが、このテクニックは知りませんでした。

それぞれのパスワードにはどのサイトでそれが作成されたかという URL 情報が含まれていますが、このパスワードをブラウザのブックマークバーにドラッグすると、１クリックでログインできるリンクを作ることができます。

ブラウザに作られたリンクをクリックするとURL情報からそのサイトに移動して、自動的にログインしてくれるところまでおこなわれます。いつもログアウトするようにしているサイトがある人には便利な近道になりますね。

自動ログインは 1Password の自動送信がオンになっている場合に行われます。また、最近マスターパスワードを入力していなかったときは入力が求められますが、その後は１クリックでログインができます。便利！

使ってますか？ 1Password のスマートフォルダ

ところで1Password は便利すぎるので紹介したい機能が多いのですが、なかでも重宝しているのがスマートフォルダ機能です。

すでに 1Password で管理しているパスワードは数百にのぼっていますが、中にはとても古いものや、作成したときに時間がなくてパスワードの強度が弱いまま放置しているものもあります。

それらを簡単に探し出すことができるのが1Password のスマートフォルダで更新日やパスワード強度で一覧表を作ることができます。

スマートフォルダの条件には「パスワード is like」という条件も存在して、自分が入力しがちなパスワードをここに入力すればパスワードが重複しているサービスを洗い出すことも可能です。

パスワードを一度に変更してゆくのは面倒ですが、一日に数個ずつ、少しずつスマートフォルダのなかの古いパスワードを更新したり、弱いパスワードを変更していけばそれほど苦になりません。

最近は Twitter や Facebook のアカウントでログインできるサイトも多くなりましたが、だからこそ大元のパスワードは強固にして、すべて別のものにしておきたいところですね。

The Super Sweet 1Password Trick You’re Almost Certainly Not Using | nerdgap.com

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そもそも、なんでこうしたアプリがないのかの方が不思議でした。

時間トラッキングの話題で Toggl やその他のサービスがときどき挙るのですが、たいていは機能制限がついていて、無制限のプロジェクトが管理できたり、iOS との連携ができるといった場合月額課金になります。

でも、タイマーにちょっとデータベースがついただけで毎月 Evernote と同じ値段課金されるのは納得いきませんよね。膨大なサーバー費がかかるとも思えませんし。

その点、この OfficeTime は当たり前に入っていてほしい機能がすべて盛り込まれていて、月額課金なしの１回の支払いで利用することができます。

唯一の欠点（あとで解説します）をのぞけば、今のところ最も便利な時間トラッキングアプリといえそうです。

全部入りの時間トラッキングアプリ

Office Time は iPhone / iPad で利用できるアプリと、Mac / PC で同期できるクライアントの二つから構成されています。機能制限のある iOS アプリ、Office Time Lite は無料で利用できます。

iPhone / iPad アプリは、通常こうしたアプリに求められる「プロジェクト」毎の管理と、仕事の「カテゴリ」毎の管理ができます。「電子書籍プロジェクト」の「組版」にどれだけ時間がかかった、といった管理ですね。

もちろん、billable hour も計測できて、円の時給単位でログをとることが可能です。また、複数のタイマーを同時にかけて仕事から仕事に飛び移りながら細かく時間計測をすることもできます。

iPhone/iPadのユニバーサルアプリになっている点も嬉しいですし、Toggl で悩みだった iPhone らしくない UI （スワイプで削除できない、など）もこれなら大丈夫です。

Mac 版アプリはシンプルなインターフェースで、ボタン一つで時間計測を開始、修了を操作し、プロジェクトとカテゴリを編集可能になっています。

レポート表示画面はこちらで、最終的なレポートを Excel に対応した形でエキスポートできます。

一つだけ困った点、バグ報告中！

一つだけ、致命的なバグがあるのは、Mac 版アプリで日本語の扱いが微妙な点です。

たとえば iPhone / iPad では日本語がちゃんと入力できますので、それを Mac 版のクライアントに同期すれば日本語は表示されます。しかしプロジェクト、カテゴリの部分の日本語は編集できない、iPad に同期されないなどといった不具合があります。

iPhone と iPad だけで利用したいと思っても、同期は Mac 版のクライアントを介して行われますので、ここを通過する段階で iPhone / iPad 間で情報が同期できません。Ouch!（PC 版は試していませんので、どなたかレポートいただけると嬉しいです）

このバグは Mac 版の「プロジェクト」「カテゴリ」の文字列が Unicode 化されていないことに起因しているようですので、バグの解決はそれほど難しくないのではないかと思っていま報告中です。

Linux 版のクライアントも開発中ということで、とてもアクティブなようですので修正されることを期待しましょう。

その間、iPhone 版の機能は十分ですし、iPhone から CSV レポートをエキスポートすることも可能ですので、十分利用は可能かと思います。

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• スタートメニューの検索窓で regedit.exe を探してレジストリエディタを起動
• 左パネルを展開して、HKEY_LOCAL_MACHINE \ SYSTEM \ CurrentControlSet \ Control \ TimeZoneInformation を探します
• 右パネルを右クリックして、新しい DWORD (32-bit) の値を作成し、名前を RealTimeIsUniversal に、値を 1 にしておきます

どうも Windows 側ではローカル時間を使っているのに対して、Mac OS X では GMT を利用しているために起こる現象のようです。

いまのように国外にいると、Mac OS X と Windows 側とで時間がいろいろと変わって、しかも現在時間じゃなかったりするのですっかり混乱していたのですが、ちょっとこれで落ち着けそうです。

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iPhone / iPad を利用していると、パスワードを入力しなければいけないシーンがたくさんあります。特に iPhone の小さなキーボードでパスワードを入力するのを煩雑に感じたとき1Passwordがあったおかげでどれほど助かったかわかりません。

これまで 1Password は Mac OS X のみでしたので、Windows をメインマシンにしている方には紹介しづらかったのですが、このたび 1Password for Windows 1.0 がリリースされました！

Windows 版は Mac OS X と同等の機能を備えていますので、Chrome / Firefox の拡張機能とも連携しますし、Wi-Fi 経由で iOS デバイスとも同期します。

Windows 版の値段はシングルユーザーライセンスで $29、ファミリーライセンスで $49 と、Mac OS X 版より安くなっていますが、本日はそれぞれさらに $5 引きとなっていますのでさらにお得です。

我が家では Mac 版のファミリーライセンスを利用していますが、実家のために Windows 版のファミリーライセンス買うべきか、ちょっと悩み中です。

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the Apple Blog でいますぐインストールしたい７つの拡張機能という記事があり、なかなか便利な拡張機能が紹介されています。

元記事は記述だけでしたので、なるべく画像も含めてご紹介。

AdBlock

いわずと知れた広告ブロック機能です。単に広告を消すだけでなく、ブラックリストやフィルター、そして例外サイトも定義できます。e-mobile で出先からアクセスすることが多い昨今、大容量の広告を押し付けてくるサイトはこれでブロックしておくと便利そうです。

Type-To-Navigate

この機能にはグッときました。マウスでリンクをクリックしなくても、リンクの文字列を数文字入力するとその部分がハイライトされて、Enter キーを押すだけでリンクに飛ぶことができます。日本語のリンクには利用できませんが、リンクの多いニュースサイトなどで使えそうです。

Invisible Status Bar

Type-To-Navigate の作者のもう一つの拡張機能が、Invisible Status Bar です。インストールすると、Chrome と同様、リンクの上にマウスを動かした場合だけブラウザの下部にリンクを表示したり、ダウンロードリンクの場合にはファイルの大きさを表示したりしてくれます。これをインストールしておけば、ステータスバーは「隠す」の設定でいいですね。

Mouse Gestures

Opera で有名になり、Firefox などでも広くされるようになったマウスジャスチャー機能を提供してくれる拡張機能です。

Safari のマウスジャスチャーはまだ上下左右の動きのみに対応しており、カスタマイズすることなどはできません。また、マウスをクリックしつつジェスチャーを行ないますが、このとき右クリックを割り当ててしまうと、いわゆる右クリックのコンテキストメニューはダブルクリックしないと表示されなくなります。

Magic Mouse をお使いの人は、Magic Prefs にしておくのが無難かもしれません。

WOT (Web Of Trust)

Web Of Trust はユーザーのフィードバックに基づいて閲覧しているサイトが危険かどうかを表示してくれる拡張機能です。日本のサイトにはなかなか対応していないと想像されますが、海外へのリンクを開く際など、ちょっとした防御になります。

GMail Counter

最近メールが多いので Chrome でも GMail Counter をいれて小さなアイコンがくるくると回転するのを楽しんでいますが、Safari でも同じように GMail の新着メールの数を表示できるのがこの拡張機能です。

このアイコンをクリックしたら GMail に飛びますので、もしブックマークタブに GMail へのリンクがあるなら、それを消して場所をあけてもかまわないでしょう。

Reload Button

Safari のリロードボタンの位置が気になるという人は私だけではなかったようで、この拡張機能はリロードのアイコンをツールバーに追加してくれます。

その他

もちろん Safari でも利用出来るアドオンには 1Password も Evernoteもふくまれます。

また、「Macの手書き説明書」で紹介されていました Google Reader から Instapaper に１キーで登録する拡張機能も便利そうです。

Evernote のクリッパーが Chrome で一番開発が進んでいますので Safari に乗り換えるかは判断が難しいのですが、乗り換えの不便さはほとんどないですね。

Chrome も開発ピッチも上がっているそうですので、ユーザーとしては嬉しい限りです。

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それほどまでに、スキャナーはもう文書を保存する目的で利用することが多くなっています。そんななか、手持ちのスキャナーから直接 Google Docs / Evernote にアップロードしてくれる Scan Docs なるアプリが Digital Inspiration で紹介されていました。

Scan Drop を使えば、プリンター自体にオンラインサイトへのアップロード機能がなくても、こうした作業をまかせることができます。ページの入れ替えや回転もできますので、フロントエンドとして使うのには便利そうです。スキャナーのための eye-fi と考えるといいのでしょうか。

以下に動作をまとめたビデオがありますのでご紹介しておきます。

そういえばめずらしく Windows のアプリの紹介ですね！ 使う頻度が少ないだけで、使わないわけではないのです。

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Google Docs は、それこそ「本格的な編集」に入る一歩手前の原稿を作成するのにもってこいのツールです。オンラインのツールでありながら非常に高速に動作しますし、文書の作成に必要な基本はすべてそろっています。

しかしオンライン上で編集したあと Word 形式にエクスポートし、さらにその Word ファイルに編集を加えて Google Docs に戻すといった作業はなかなか面倒です。オフラインで編集するのもいいですが、やはり Word とシンクロさせて使いたいという人もなかにはいるでしょう。

そこで登場するのが TechCrunch や Digital Inspiration で紹介されていた Offisync という Office 用のプラグインです。

今のところ Windows のみサポートしていますが、めずらしく Windows を立ち上げて使ってみました。

インストール

Offisync を使うには .Net Framework 3.5 が必要なので、インストールの段階でチェックが入り、自動的にダウンロードしてくれます。これがけっこう時間がかかります。

Offisync がインストールできてから Word などを開くと、タブの部分に Offisync のメニューが追加され、Google アカウントとパスワードを入力できるようになっています。

Google アカウントとパスワードはローカルにしか保存されないそうですので、セキュリティ上も安心して使えそうです。

使用感

Offisync ですでに存在する Google Docs を開くと、それを手元の Word ファイルとして編集できるようにしてくれ、セーブを行うと元の Google Docs に編集結果をアップロードしてくれます。日本語の使用も、フォント周り以外はちゃんと利用することができました。

思った以上にしっかりと作られていて、これまで Google Docs からの持ち出ししか出来なかったワークフローに、逆向きの、つまり Word での編集結果を再度アップするという使い方は十分可能です。

複数の人で共有している文書を編集することは可能なものの、リアルタイムでお互いの編集が反映されるわけではなさそうです。その機能も提供されるとしています。

次期バージョンの Office では独自のクラウドサービスが提供されるとされていますが、それまでのつなぎとして利用するのは悪くないかもしれません。

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Automating Your Weekly Review: a post originally by Marc Orchant | GTD Times

How to Automate Your Weekly Review Process | Working Smart

GTD を始めた頃はいつも毎週のレビューのたびに手順や、レビューすべき事を見落としていて、気づかないうちにタスクを処理し損ねていたりしました。

そんな失敗を何度も繰り返していくうちに、週間レビューを成功させて一週間にたまったタスクとストレスを積み降ろすためには、あらかじめレビューの手順をかなり詳細なところまで決めておく事が不可欠だと思うようになりました。

たとえばWorks4Life さんが公開しているレビューの手順では、まるでスペースシャトルが打ち上げられるときのように詳細なステップが組まれていて、上から下までやり通した時に、全てがむらなく考慮されているように工夫がされています。週間レビューの時間が来た時に「さて、なにをするんだっけ」と考えるよりも、自分なりのこうしたチェックリストを先に作っておいた方が週間レビューは手早く、楽しく済ませる事ができます。

GTDTimes でずいぶんまえの Marc Orchant の記事を載録していて、VBA スクリプトを使って Outlook 上にこうした週間レビュー用のタスクリストを作成する方法を紹介しています。たった１ページほどのスクリプトですが、週間レビューを始めるたびに１クリックで必要なタスクを Outlook 上に作ってくれますので、これは便利です。

今でしたら同様のことは Backpack でも（テンプレートを作っておいて Duplicate page 機能を使って）実現できますし、アウトラインソフトもたくさんありますので、それを使ってもいいでしょう。

大事なのは、手持ちのツールでできれば１クリック、あるいは１つのファイルをコピーしてくるだけで週間レビューができるくらいに手軽にしておく事です。２手間以上かかる場合は、とたんに億劫になってきて、週間レビューが脱線してしまう事もあるからです。

自分が向かう未来に必要十分な ToDo リストを置いておく事、これが GTD の極意の一つなのだと最近は考えています。

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先日北海道に行ったときにマリモを購入しましたが、店員さんに「２週間に一度水を換えてくださいね」といわれて「これはカレンダーに書き込まないと絶対に忘れてしまうなあ…」と思ったところでした。週に一度くらいなら忘れないものであっても、２週間に一度となると、とたんに面倒になるものです。

それ以外にも植木の水やり、エアコンのフィルター交換、パスワードの変更、たまった新聞の片付けなど、「頻度は少ないけど、ぜったいに X 日ごとにやっておきたいタスク」というものは意外にたくさんあります。これらをストレスフリーに管理できるとなかなか便利ですし、あとでまとめてやらずにすむだけ楽になる場合も多いです。

こうしたタスクをシステム手帳に書き込んでもいいですが、日付の逆算が面倒だったりして、なかなか実行しません。そんなときに便利なのが Sciral Consistency です（Windows と Mac の両方で使えます）。

使い方

Sciral Consistency を使うと、最初に横長のカレンダーと空欄の表が表示されます。タスクを追加すると最初に Target Day を入力するようにきかれますので、ここで minimum day、つまり「できれば X にちおきに行いたい」という日数を入れます。また、maximum day も同時に入力して「先延ばしにしたとしても絶対 Y 日以内でやらなければいけない」という日数を入力します。

たとえば植木の水やりだったら、「できれば 5 日おきにやりたいけど、それがだめなら最低7日に一度ならば OK」というのであれば、minimum に５、maximum に７を入力します。

するとカレンダーに即座に色が付き、薄い色で水色（上でいうなら、まだ５日以内）、緑色（前回から５日〜７日たった）、黄色（7日ちょうど）、ピンク（７日を越えている）で何日までにそのタスクをするべきかが一目でわかるようになります。実際にタスクを行った日をクリックしてタスクをやりとげたことを入力すると、濃い色でそのタスクが期限前か、期限ちょうどか、期限を過ぎていたかが表示され、それ以降のカレンダーの色が再構成されます。

たくさんのタスクを長い間こなしているうちに、どのタスクは時間通りにできているか。どれが遅刻の常習犯かがわかるようになってきます。これは一度使い始めるとやみつきになります。ただ、欠点はメールや、iCal や GCal などへの通知ができるわけではないので、いつでもこのアプリを起動するのを忘れないようにしなければいけないという点でしょうか。

ながいあいだ開発がとまっていた Sciral Consistency ですが、このほど久しぶりに新しいバージョンが発表されました。本来は有料ですが、無料でも使用することができますので、頻度の低いタスクをたくさんかかえている人はぜひ使ってみてください。

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ちょっと古いですが Web Worker Daily 経由で知ったニュース。Mitch Kapor率いるOSAF が開発している PIM アプリケーション、Chandler がバージョン 0.7.0.1 となり、「普通に利用しても信頼できる程度に安定した」そうです。Preview 1 をダウンロードしたのがもう何年前だっけ…。長かった！

通常ユーザーが使うのは Chandler Desktop という、カレンダーソフトと iGTD を組み合わせたようなタスク管理のアプリケーションですが、ここでは GTD を非常に意識した設計がなされています。たとえば全てのタスクに「ToDo」と「Done」の状態に加えて「Later（あとで）」という状態を加えて、今、何をしなければいけないのかを管理できるようにしています。

一人でデスクトップアプリとして使っていてもよいのですが、Chandler の真価は Chandler Hub や、Chandler Server を立ち上げることで複数の人でお互いにタスクを送信したり、カレンダーを共有するときに発揮されます。

大規模なグループウェアやプロジェクト管理ソフトは必要ないけれども、少数の人でアジェンダを共有を必要がある場合に向いてますね。また、デスクトップのクライアントは Windows, Mac OS X, Linux で動作しますので、クロスプラットフォームが必須である場合にも利用できます。Preview 0.7 をちょっと使ってみましたが、Mac OS X 版のクライアントで日本語の入出力、カレンダー共有などは問題なく動作しているようでした。

これから Chandler をさわってみたいという方は、ぜひスクリーンショットと、デモムービーをご覧下さい。また、Chandler の目指すビジョンについての文章もタスク管理について非常によく書かれたものですので、英語の長文ですがよければどうぞ。

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このブログは自分が読んだり聞いたりしたことを人と共有するためのものですので公開していますが、なかには非公開で自分専用のメモをブログという形にしているものもあります。たとえば今だと、私は読んでいる非常に長い小説のメモをとるためにBlogger上にブログを作成して、それを「投稿者のみ閲覧」の設定にして使ったりしています。ほかにもネタをため込むブログなど、複数が存在します。

同じデジタルでも、書いている情報を整理するつもりがないところが Wiki とは違います。何をどこに書いたのか忘れてしまわないかと最初は気に病んだものですが、存外時系列順というゆるい構造は記憶に残っているものですし、記事が多くなってくるに従って相互のリンクがたいてい必要な情報に行き着かせてくれるので、気にせずがんがんと書いていった方がメモとしても使えるみたいです。

ここ最近までは Blogger の投稿をバックアップするのが面倒でしたが、Windows 専用の Blogger Backup などのソフトも登場しましたし、このあたりも今後問題にはならなさそうです。

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私の小学校には当時習字の得意な校長先生がいて、卒業してゆく子供一人一人に好きな言葉を聞き、その言葉を色紙に書いて贈ってくれました。

当時から気が散りやすく、勉強なんてまるで手に付かない子供だった私は、別に好きでもなかったのですが、自分への戒めもこめて次の四字を選んで書いていただいたのでした。

一心不乱。

その色紙を毎日目にして勉強ができるようになったのならそれこそ美談なのですが、そんなことは全然なく、何十年か経った今でも足りない集中力をかき集めて日々を過ごしている気がします。

集中力を一時的にでもブーストするためのハックはいくつもありますが、そのときに応じて使い分けることでなんとかやり過ごしている感があります。今日紹介するのはそんなハックのうちの一つ。あとそのとき使用するタイマーもいくつか紹介します。

一時間を 48分:12分 に分ける

The Power of 48 minutes などの記事でも紹介されていましたが、このテクニックは１時間を 48 分と 12 分に分割して、48分間はすべての雑音をシャットアウトして集中して仕事を片付けていき、その後12分間リラックスしてトイレにいったり、コーヒーを飲んだり、ちょっとメールをチェックしたりするというものです。

たったこれだけのテクニックですが、リンク先のブログにはこのテクニックを1日４回実行させることで、200ページの本を２週間で書き上げた人の話も紹介されていて、仕事のペースを作るのには非常に役立ちます。48分:12分 の分け方も恣意的ですが、実際にやってみると良い目安となっています。私の意志が弱いだけかもしれませんが、どうも集中力というのは１時間ちょうどではなく、せいぜい１時間弱しかもたないようです。

このテクニックが有効なのは、やる気や集中力を燃え尽きる直前のところで制御するという点にあります。私などは一度に仕事を詰め込みすぎるとかえって急速に燃え尽きてしまい、なんだかいやになって現実逃避にウェブをさまよい始めるという悪癖がありますので、このテクニックは割と頻繁に使います。

注意したいのはこの12分の休息は義務だということです。「おっ、調子がいいからこのまま続けよう」という発想で 48 分のリミットを超えて仕事を続けると、あとでガクッとエネルギーが足りなくなる傾向があるようです。

愛用のタイマーアプリ

この 48 分をマークするためにいつも Mac OS X の Dock の中に DockTimer を仕掛けています。この小さなアプリはいくつかのタイマーをプリセットしておいて、目障りにならない小さな透明なウィンドウでカウントダウンをしてくれます。Dock からプリセットされたタイマーを右クリック一つで起動できますので、ミニマルで非常に便利です。

GTD 的２分カウントダウンを繰り返し行うときには、43Folders でも紹介されていた、Minuteur を利用しています。このアプリは選んだ時間、たとえば２分のタイマーを繰り返しとり続けます。いちいちタイマーをセットしなす必要もなく、容赦なくタイマーが繰り返されますので、GTD のインボックス処理を実行しているときなどに重宝します。操作方法にちょっとクセがありますが、利用し始めると手放しがたくなるアプリです。

Windows ですと最近アップデートされた EcoTimer がいい感じです。プリセットタイマーの設定、カウントダウンされるウィンドウの文字色・透明度の設定、予約タイマーや時報、スクリーンセーバーモード、Microsoft Agent を使ったキャラクターによるタイムの表示、キーボードショートカットの割り当てなど、ふつうここまでカスタマイズができるアプリはありません。タスクバーからすべての機能にアクセスできるのも、タイマーとしての本分をわきまえた良い作りになっています。

私はこうしたタイマーをペースメーカーとして使いながらの仕事法を、やり方がすでにわかっている事務仕事や、ごりごりと文章を書いているとき、面倒なプログラミングをしているときなどに使っています。

そういえば、かの色紙は今も実家の勉強机の前に貼ったまま。いい加減片付けてあげたいものです。

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時間を無駄にしないためには、使っている時間の中身クオリティを向上させることも重要ですが、しょうがないことに時間を費やしている、いわゆる「時間泥棒」がないか計るのも重要です。

Rachota (チェコ語で、仕事、労働の意味）は Java で書かれたアプリケーションで、あらかじめ登録しておいたタスクに対してどのくらいの時間を使っているのかをクリック一つで記録するタイム・トラッキングソフトです。仕事の数だけストップウォッチが並んでいるソフトだと考えるとわかりやすいと思います。

毎日使うのは辛いですが、２、３日使ってみて自分の時間の使い方のクセを知るのには非常によさそうです。使い方について簡単にまとめました。

使い方

Rachota は Java の jar アーカイブファイルで配布されていますので、Java のランタイムがインストールされている環境であれば Windows / Linux / Mac OS X のどこでも動作します。Mac OS X ではダブルクリック一発でした。日本語化もされており、メニューもボタンも日本語で表示されます。

Step 1. まず最初に「追加」ボタンでいくつかのタスクを入力します。仕事時間中におこなうたくさんのタスクをできるだけ入力しておくとよさそうです。

Step 2. 一覧表から、いま行っている仕事をダブルクリックします。起動時にはすでに「アイドル時間」が増えていってますので、実際に行う仕事をクリックしてそのストップウォッチをオンにします。

Step 3. 一日の仕事がおわったら、「履歴」タブを押してグラフを表示させます。このグラフは期間を指定して描くことも可能ですし、タスクをフィルターして描くことも可能です。

基本的にはこれだけです。タスクを切り替え忘れた場合に、タスク同士で時間を受け渡すこともできますし、毎日行うタスクはあらかじめ登録しておくことも可能です。

ちょっとだけつかってみた印象ですが、タスク別の時間を計るという目的だけに特化しているのが好印象でした。LifeBalance のような製品に比べてもちろん機能は少ないですが、本格的なタイムマネージメントを行う前にフリーソフトで練習しておきたいといったニーズに応えてくれそうです。

問題は Java のデスクトップアプリだということです。速度や操作性には問題はありませんが、メニューが org.cesilko.rachota.gui.MainWindow になってしまったり、Java らしい荒削りな部分もあります。いつも使い続けるにはこうした点が気になったりしますが、とりあえず自分の時間の使い方のどこに穴があるのかを調べるには良さそうです。

「ファイル名はタグである」という意見にはまったく同意です。私のつくるファイル名も、「2007.03.21 会議資料（田中、鈴木、加藤）承認済み.doc」のように、作成日や内容、周辺情報まで入っているケースが多く、急いでいてそのまま人に渡したりすると「長いっ！」と驚かれることがあります。

しかし、一つ一つのファイルでここまで気を使うことはまれです。というのは、ファイルは一つだけで成り立っていることは少なく、文書ファイル、プレゼンファイル、画像ファイル、参考資料の PDF ファイルなどの集合体が一つの仕事になっていることがほとんどだからです。そこで私は一つの仕事には一つのフォルダというルールに基づいて、一つ一つのファイル名ではなく、それを投げ込むフォルダ名のところで工夫をすることでフォルダに時系列の流れを作っています。

GTD流、「@」のついたフォルダ

GTD 本の原典でも紹介されている「@」のついたフォルダ名をデスクトップ上に置いておくテクニックは Mac OS X でも有効です。このネーミングの何がいいかというと、「表示 → 並べ替え順序 → 名前」でデスクトップを整理したときに、かならずこれらのフォルダが Macintosh HD と iDisk の下にきっちりとならんでくれるところです。

私は @inbox という、「なんでも放り込み、あとで Weekly Review のときに整理する」フォルダと、@completed という「完了した仕事フォルダを入れる」フォルダの二つを最も多く使っています。

@inbox は Yojimbo だとかのクリッピングソフトに入れるのもなんだかなあ、という程度のちょっと読んだニュースのクリップだとか、ダウンロードした面白い画像だとか、基本的に仕事と関係ない雑多なファイルの巣窟となりがちですので、本当は @inbox というよりも @misc (miscellaneous、雑多な）とでも名付けた方が良いのですが、なんとなくそのままになっています。

@completed は扱いがもっとまじめで、ここには終了した仕事フォルダが格納されていきます。仕事というのは不思議なもので、終わったと思っていても、なぜかまた何度も必要になるものです。@completed はこうした、終了しているんだけれども、また必要になりそうなファイル群を格納しています。

フォルダ名に日付を

「一つの仕事には一つのフォルダ」というルールは曖昧ですが、自分の仕事ではなかなか機能しています。ちょっとした議事録など、午前に作成したとおもったら午後には @completed に投げ込まれているフォルダもあれば、デスクトップにもう半年も座ったままのフォルダもありますが、すべてのフォルダがいずれは @completed に向かいます。

こうしたフォルダ名は「2007.03.21 仕事」のように日付と内容の二つで構成されています。日付が最初にある理由はいくつかあります。一つはもちろん Finder での並び替えでフォルダを自動的に時系列順にするためです。フォルダ自身の「作成日」「変更日」属性を使わないのは複数の Mac や USB メモリーの間でコピーしたときに変になってしまうのと、ちゃんと作っていても日付が「1904年」のように狂っていることがあるからです（もう一つの理由はもっとマニアックで、日本語を使えない X Window ターミナルなどでもフォルダ名を入力するときに最初の数字だけで TAB 補完ができるからです）。

こうしたフォルダを検索するのは手でも十分できますが、@completed の中のフォルダ数が数百になってくると、スマートフォルダの登場です。

スマートフォルダは Finder の「ファイル → 新規スマートフォルダ」で作成できる特別なフォルダで、名前や、変更日、種類などといった検索条件で自動的に中身がアップデートするフォルダです。例えば 2007 年の全ての仕事を一覧にするスマートフォルダなら、「@completed 内にあって、名前が 2007 で始まるフォルダ」という条件にしておけば十分です。

このフォルダ整理法のいいところは、フォルダを作成するときの手間だけでよいという点です。また、@completed に放り込んだ後は自動で順序が決まりますので、@complete 内で「超整理法」の「押し出しファイリング」の手法を使える点も大きいです。例えば終わったはずの仕事にまた手を入れなくてはいけなくなったときには、1) フォルダ全体を新しい日付でコピーするか、2) 日付だけを変えてデスクトップに移動し、終わったらまた @completed に戻す、という２択で行います。

@completed の中は基本的にこれらの日付フォルダのみでさらに分類は行いません。というのも以前、仕事をフォルダやサブフォルダに分類して、フォルダの密林の奥の方に捨ててよいものが散在しているという状況に嫌気がさしたからです。この方法だと、日付が古いものほど使っていないものになりますので、フォルダ名が「忘却の装置」として機能します。たとえばハードディスクにファイルが多くなりすぎたな、と感じだしたら、何も考えずに @completed の古いほうから 4GB 分を選び出して DVD-R に焼いて消してゆけばいいわけです。

ただ、この方法の欠点は、「常にアップデートしていなければいけないもの」との相性が悪い点です。複数の仕事を日付で切り離すことができない場合は、どうしてもデスクトップになにかしらのフォルダが残っています。ここだけはまだ改善の余地があります。

Windows のスマートフォルダ、仮想フォルダ

Windows も Vista だと「仮想フォルダ」という機能で、Mac OS X のスマートフォルダのような機能が実現しているそうです。まだ近くに Vista のマシンがないので使ったことがありませんが、読んでいるとなかなか使えそうです。このへんも今後調べて書いてゆくことにします。