同僚がまだ働いているのに「お先に帰ります」と定時で帰るときに感じるあのむずがゆい、居心地の悪い感情と無縁でいられる人はそんなにいないと思います。Facebook のCOO（最高執行責任者）で、マーク・ザッカーバーグ氏の右腕であるシェリル・サンバーグ女史も例外ではなかったといいます。

しかし彼女は子供が生まれて以来、そしてGoogleに在籍していたときも、オフィスアワーを最大限効率化したうえで17:30には退勤する習慣を続けており、ようやく最近になってそのことを表だって話せる気持ちになれたといいます。

“I was showing everyone I worked for that I worked just as hard. I was getting up earlier to make sure they saw my emails at 5:30, staying up later to make sure they saw my emails late. But now I’m much more confident in where I am and so I’m able to say, ‘Hey! I am leaving work at 5:30.’ And I say it very publicly, both internally and externally.”

私は他の人に自分が（早く退勤しない人と）同じくらい仕事をしていることを見せなくてはと思っていました。私は早起きして、彼らが朝の5:30には私からメールの返事をうけとり、夜遅くであってもメールをすることで仕事をしているところをアピールしていました。しかしいまでは自信がついてきて、内部でも外部に対してであっても、「私5:30には帰るわ！」といえるようになったのです。

FacebookのCOOという役割は激務のはずですが、彼女はそれを固定されたスケジュールのなかに組み込むことで最大限の効率化をしているようです。似たような、「時間を固定することで生産性を上げる」という習慣については Study Hacks の Cal も似た話題を寄稿しています。

私も最近、17:30には職場を離れることができるだけの自信を作れないか模索している最中なので、これらの記事はとても興味深く読めました。

一日24時間、睡眠、食事、移動時間などを差し引くと利用できる時間は私の場合13時間程度になります。残りの時間で、家で家族と過ごし、仕事、ブログもこなすのは毎日がトリッキーな綱渡りです。

しかし可能なかぎり家族で夕食を

リンク先の Mashable の記者もそれが必要であることを説いています。

Many of us know the stigma against going home early all too well, especially in competitive work environments in which many judge work ethic by the number of hours spent in the office. There should never be any shame associated with heading home before 6 p.m. to eat dinner with one’s children and spouse, and Sandberg is sending a much-needed message to parents everywhere that it’s OK to leave work before dark for family time, especially since research has shown that children are healthier, happier and better performing students when they eat with their families.

オフィスで働く長さで人の仕事を判断し、早く退勤することを汚点とするあの雰囲気は競争の激しい仕事環境であればあるほど、ありふれたものだ。しかし伴侶や子供と友に夕食を食べるために午後6時前に退勤することになんら恥じる必要はないはずで、サンバーグは大勢の親に対して夜になるまえに帰っていいのだというメッセージを送っている。研究によれば家族とともに食事をとっている子供はより幸せで、成績もよくなる傾向にあるというのだから、考慮にいれる価値はあるだろう。

In high school, my friends used to always say they envied my family for making it a rule to have dinner as a unit at least five nights a week, and I honestly feel I would have become a different person had my parents not prioritized it.

私の家族は週に５日は必ず全員がそろって夕食を食べることをルールとしていたが、高校の頃、私の友人はそれをうらやましがったものだった。私の両親がそれを優先していなかったら、私はまったく違った人間になったのではないかと思う。

これも、一日一日効果はわからないけれども、十年以上続けてはじめて効果がみえる「人生を変える小さな習慣」ですね。もし退勤時間を自分の努力と工夫で選ぶことができる職場なら、考慮してもいいのではないかと思います。

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iOS 5.1 で追加された音声認識機能で最初の数日間遊んでみたけれども、その後あまり利用しなくなったという人も多いのではないでしょうか？

しかし先日病気で倒れて、キーボードに向かうことができないので音声認識でメールを書いたとき以来、この機能を利用することでメールの下書きがとてもはかどることを発見してちょっとした楽しみになっています。

小さな工夫で、iOS の音声認識はかなり正確に文章を拾ってくれるようになりますし、意外な効果があってメールがはかどるようになったのです。我流ですが、コツとポイントについてまとめておきます。

音声認識のこつ

なんども誤認識を繰り返して分かったのが、iOS の音声認識はマイクに口を近づけて、大きな声で発音しなければいけないということと、少しゆっくりめにしゃべった方が変換がうまくいくという点です。

上のマイクの画像でいうと、音声のバーが半分以下だと誤認識が混入する可能性が高くなり、半分から max で発音していると認識率がかなりよくなります。マイク付きイヤホンを持っている人はそれを利用した方がよいでしょうし、もっていないばあいはマイク部分に口を近づけるだけでも認識率は高まります。

また、これまでの音声認識アプリなどでは1行程度しか入力できなかったために区切って発音するクセがついていましたが、iOS の音声認識は一段落や二段落分をまとめてしゃべっても問題なく入力することができました。

メールによく使う文字や記号も音声で

メールとして問題のない文章にするためには、句読点や記号、ときには箇条書きといった要素も必要になりますが、これも音声認識から入力することが可能です。「・」「…」といった表現も可能ですので覚えておくといいでしょう。

• 句読点：そのまま「まる」「てん」でちゃんと句読点が挿入されます。たとえば「こんにちは、堀です」という文章なら「こんにちは てん ほりです」と発音すればOK
• 改行：「かいぎょう」と発音すれば、改行が挿入されます。
• 矢印：「→」は「やじるし」で入力できますが、「←」は「ひだりむきやじるし」、「↑」は「うわむきやじるし」といった方向をいえば入力できます。
• その他の記号など：「？」は「クエスチョンマーク」あるいは「疑問」で入力できますし、「！」は「感嘆符」「びっくり」で入力できます。「・」は「中黒」、「…」は「さんてん」など、けっこういろいろな記号を受け付けてくれます。
• 数字、日付など： 数字は「せんにじゅうよん」という具合に読み下してもいいですが、桁が多い場合などは「いちぜろによん」と数字を読み上げた方が正確に入力できました。また、年号と日付はそのまま読み上げることで適宜数字と漢字を組み合わせてくれます。

実際にメールをかいてみる

実際にメールやブログの下書きを音声で入力すする際には、何についてしゃべるつもりなのか３点ほどメモを走り書きしてから１テイクで録音します。この事前の要点整理がポイントで、30秒ほどでこれをおこなうだけでもしどろもどろにならずにすみます。

多少どもっても、そのまま続けてしまいましょう。１分も話せばけっこうな量の文章を一気に書くことができますし、あとで修正する方がゼロから文章を書くよりも速かったりします。

こうして1分ほどで要点整理 → １分で口述筆記 → 下書きへ → 数分で清書という流れでメールを書けば、白い画面に向かってメールを書くよりも速いケースが多いわけです。仕事場で近くに他の人がいる場合は音声認識を使うのは難しいので、私は要点を整理したら気分転換がてら、ぶらぶらと歩きながら音声認識を起動するようにしています。

実はこのブログ記事も、半分ほどの文章はあらかじめ一気に音声認識させておいた文章を軸にして清書してあります。文章には口述特有のクセが残りますので注意が必要ですが、なかなかに効率的です。

このように口述で手紙をかくことはなにも珍しいことではなく、その昔は普通に行われていたことでもあります。

病気で寝ている間読んでいたガブリエル・ガルシア・マルケスの「迷宮の将軍」の実在する主人公であるシモン・ボリーバルは生涯に一万通もの書簡を口述筆記させていて、小説内にもありったけの紙に手紙を書き取らせて、紙がなくなったら壁に書いてというシーンが登場します。

キーボードが最も効率的な入力デバイスであるとは限りません。慣れてくれば、案外音声こそが最高の入力方法ということもあり得る気がします。

迷宮の将軍

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「残業などやめてとっとと家に帰れ」”Go the F*** Home” この刺激的なタイトルは、Pam Selleさんがフィラデルフィアで行われた Igniteで行ったライトニングトークの題名です。

Ignite は20枚のスライドをちょうど15秒ずつ表示して行うプレゼンなので、場の雰囲気もくだけていて、動画をみれば分かるとおりこんなタイトルの発表も快く受け入れられているようです。

「どれだけ自分が仕事をしていて、いっぱいいっぱいかについて愚痴をいってばかりの人にはもうたくさんだわ！」

こう切り出した Selle さんには、ちゃんとした理屈があります。働いて給与を得ている人間は、経済学的にみれば「生産要素」という資本でしかないという側面があり、ほとんど同じ給与で長く働けば働くほど、時間あたりの自分の価値は低くなってしまいます。

また、長く続ければ続けるほど何かを成し遂げているつもりになりますが、実際には時間とともに能率が下がっているので、ある損益分岐点からは損の方が大きくなっているというわけです。ここで彼女が引用しているのが、建築現場における長時間労働と能率に関するデータです。一日８時間の現場をたとえば10時間に引き延ばすことで実際に工期は短く、仕上がりは同程度になるのかという研究です。

縦軸は能率を規格化して 1 から減ってゆくように表示した指標で、横軸は週 50 時間のスケジュールの工期が何週間に延びたかを示しています。40時間労働から50時間に増やしたと仮定すると、20%の時間増に対してすぐに能率は 0.76-0.84 程度に落ちてしまっているので、あまり意味がないといえます。

建築ということは肉体労働であり、疲労の性質は知的生産者とは違うことは念頭におかなくてはいけませんが、ある時点から能率の下がり方が損をもたらすかもしれないということは考えておいていいでしょう。

Selleさんはこうして無駄に仕事が長くなった結果、仕事時間に Twitter や Facebook をして無言の（あるいは無意識の）抵抗をする人も多いかもしれないけれども、それこそが二重の無駄だといいます。「早く帰れば、罪悪感なしにネットで遊べるのに！」というわけです。

「だから、とっとと家に帰りやがれ！ 人生を生きろ！と言いたいのよ」

「仕事以外に２つ以上やるべきことを思いつかないなら、それは人生を生きていないということ」

「それは、仕事に逃げ場を求められなくなったときのための非常口」

と、Selle さんは続けます。少なくとも観衆はこのスピーチを気に入ったみたいです。

さて、実際には、どうあっても片付けなければいけない作業や、そもそも作業量と人員の見積もりが間違った仕事をこなさなくてはいけないのも現実です。

しかし休んでこそ効率が上がるというのも当然の話です。時間をまわすことで物事を片付けるのが当然と思っているとなかなか気づけないかもしれませんが、負荷と効率とはバランスさせたほうが結局はメリットが大きいのです。

でも、どこがそのバランスのポイントなのか、見いだすのは至難の業です。放っておけば、時間を費やして、家族との時間、自分の時間、人生の時間を消費することでしか仕事ができなくなってしまいます。

Selle さんは簡単な一言で一刀両断します。

私は帰らせてもらうわ。どうするかって？ それはあとで考える

そう、人生を犠牲にしてから考えるのではなくて、人生を取り戻してから考える。それでもいいのかもしれません。

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困難にもめげず目標を達成する人と、物怖じしてしまう人。才能や技術がそれほど違わないと考えた時、この二人を隔てるものはなんでしょうか？

最初にことわっておくと、私はどちらかというと物怖じして、なかなか思い切りがつかないタイプです。でもたまにうまくいくこともあって、どうしてその違いが起こるのか興味があります。

今はちょっといろいろ自信をなくしているところでもあるので、自分に強壮剤を注射するつもりでこの手の話題を探していたら、Psychology Today に「目標を達成する人はどのように考えるのか」という記事が掲載されていました。

読んでいると最初少しへこんできますが、あまり自己批判的にうけとらずに、ベースとなる考え方を読み取ってみてください。小さなヒントがみえてきます。

目標達成型の思考と、失敗回避型の思考の違い

困難に負けずに目標を達成するタイプの人を目標達成型とすると、物怖じしたり気弱になって挫折する人は失敗を避けようとするあまりにかえって成功を遠ざけている感があります。

仮にこの二つに単純化して分けて考えると、ベースとなる考え方に明確な違いがあるのだそうです（実際はこの二つのどちらかではなくて、どちらに近いかという連続の上に私たちは乗るはずです）。

1. 目標達成は自らの責任と考える

目標達成型の人は、困難なタスクの成否は自分のイニシアチブの取り方、実行の仕方、達成するまでの継続力にあると捉えるのに対して、失敗回避型の人は手持ちのリソースの量や状況に左右されると捉えがち（「難しすぎる！」「時間がないのでできない」）

2. 難しいタスクはチャンスと考える

困難に直面した目標達成型の人はそこに「機会」や「価値」を見出すのに対して、失敗回避型の人は失敗して恥をかく「脅威」を感じてしまう。

3. 困難に伴うストレスを歓迎する

目標達成型の人は困難に対してさらに集中力とコミットメントを強めるのに対して、失敗回避型の人はそのストレスに耐えられなくなる。失敗を回避する人は、そうした努力をいきすぎている、あるいは無理をしていると感じがち。

4. スキルは向上しうると考える

目標達成型の人はタスクを進めながらもスキルを向上させて最終的には達成できると考えるのに対して、失敗回避型の人はスキルは固定していて、いま持っているもので戦わないといけないと考えがち。

5. 継続の力を信じられる

目標達成型の人が、「やってみるまではわからない」「とにかくできるまで何千回でも試すんだ」というとき、失敗回避型の人は「やめどきが肝心だよ」と考えてしまう。

バカっぽい、ほんの少しの勇気

この項目をみてへこんだという人は、もう一度全てをご覧ください。このどこにも「すごい」人であることや、「才能」が前提となる箇所が実はありません。

上の項目を見る限り、目標達成型の人というのは自分の成功をどこまでも信じて愚直な試みをやめない、なんだかちょっとバカっぽい微笑ましい人のようにみえてきます。

何かを勘違いしているかのように、無駄に思える小さなトライや少しの継続を維持するこのバカっぽさが、あるいはこの二つのタイプを分ける考え方の秘密のように思えます。

それならば、自分が信じられなくなった瞬間や、挫折してやめそうになったときに、この５つのパターンを模倣することで目標達成型の人に近づくこともできそうです。

すごい人間になる方法はわからなくとも、ちょっとバカっぽいしつこさなら真似することができるかもしれないでのです。思えば、過去に成功した大きな仕事も、この「しつこさ」が鍵となっていたことが多かった気がします。

バカっぽい、ほんの少しの勇気が、あるいは結果のすべてを左右しているのかもしれません。

■ やりとげる人の法則

■ The War of Art: Break Through the Blocks and Win Your Inner Creative Battles

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こうした「ライフハック」や「仕事術」などというタイトルのつくブログを運営していると、さぞかしちゃんと仕事ができる人なのだろうと誤解されることが多いのですが、自分では、仕事に関して自分ほどズボラな人間もいるまいと思っています。

恥ずかしながら認めますが、私は仕事においていろいろ抜けている部分があります。最近のその最たるものは、「メールの返事が遅い」というものです。メールはたしかに時間を奪う敵ではあるものの、返事すべきものに返事できていないのは、そもそも社会人として失格です。

そこで、これから不定期に自分がちゃんとできていない部分をさらして、改善してゆくプロセスについて記事にしてゆこうと思います。

失敗の上に失敗を重ねることになるかもしれませんが、ブログに書いているというプレッシャーを胸に少しずつ改善できればと思います。

メールが遅れると、思わぬ弊害が

ここ数年、TwitterやFacebookが登場してからというもの、メールの返事が遅れることにはもう一つの害が加わっています。

それは単純に「メールに返事していないのにブログやツイッターはしているではないか」と言われてはいけませんので、メールの返事をすればいいのに…それはせずにブログやツイッターを控えてしまうという不思議な現象です（笑）。

自分でも書いていて理屈に合ってないのをひしひしと感じるのですが、案外ありませんか？ こういうこと。

Inbox Zeroが崩壊する原因

そこで、一番失敗が多い、返信の部分をまず改良することにします。

私のメール処理方法は、43Folders の Merlin Mann の提唱した Inbox Zero 方式ですが、この方法の基本は「メールから要件を取り出してタスク管理アプリなどに管理し、メールそのものは消してしまう」という方法です。

ところがこの Inbox Zero 方式、「あとで返信する」という部分におおきなネックをかかえている傾向があります。まだ予定が決まっていない、調べてからではないと答えられないというケースにおいての対応方法に首尾一貫したものがないのです。

そこでちょっと極端なのですが、返信方法を一括して「即座」にしてみることにします。

• 一日のメール時間は午前11時と午後4時なので、この時点ですべての新着メールにとにかく「読んだ」というメールを送信。
• 予定が決まっていない、まだ詳細を調べてからでないといけない場合はその旨を書いておく

当たり前と言われる方も多いと思いますが、案外この「詳細を調べてからメールしますね」という言葉が、自分の弱さや対応の遅れを露呈しているみたいでちょっと書きづらいところがあります。

一律に「即座」に返信をすることをルールにするなら、こうした変な意識が邪魔することもなくなり、メール処理もスムーズになるかもしれません。

まずはいま大量に残っているメールのバックログを数日以内に処理して、このルールを導入したいと思います。

とりあえずは次の一週間試してみて、また記事にしてみましょう。まだまだ告白しなくてはいけない、「できない」ことが多いのですから！

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先日、iPhone 4S の音声アシスタントである Ｓiri から Remember The Milk にタスクを追加する設定について紹介しましたが、似たような方法で、Things、 OmniFocus、The Hit List といったアプリでも同様のことができるようになることを紹介している記事がありました。

この方法は、iCloud を介して「リマインダー」アプリと iCal が連携していることを利用しています。タスク管理アプリ側に必要なのは、iCal の CalDAV との連携機能になります。

原理としては、iOS 5 のリマインダーが、実は CalDAV で保存されていることを利用しています。手順は：

1. Mac の iCal 上で Inbox とか Today といったリマインダーリストを作成しておきます
2. タスク管理アプリ側で iCal 対応しているなら、さきほど作ったリマインダーを登録しておきます
3. 「設定」→「メール・連絡先・カレンダー」の一番下でリマインダーとして使用するデフォルトのリストを、さきほど作って、iCloud 経由で同期された Inbox などにしておきます。

これらのステップを踏むことで、たとえば Siri からリマインダーを追加すれば、「Siri → リマインダー → iCloud 経由で iCal が同期 → タスク管理アプリ」という流れでリマインダーが伝達されます。

この方法がうまいのは、追加は逆方向にも有効だという点です。デスクトップの The Hit List などでタスクを追加しても、それが CalDAV 経由で iPhone 上のリマインダーに登場するというわけです。

The Hit List でカレンダー連携をしている様子は以下の通りです。「リマインダー」という CalDAV は実はカレンダーではなくて、iCal 上で作ったリマインダーそのものです。

慣れてくると、音声だけでタスクを次々と追加していくのが楽しくなってきます。これは、GTDの収集ステップでかなり利用できそうですね。

Add to-dos to Things with Siri | Olivier Collet via Daring Fireball

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ついに Mac App Store で OS X Lion が販売開始となりました。

原稿を書いている最中ですので、執筆用のマシンをすぐにアップグレードするのははばかられたものの、かねてから気になっていた新機能を試したい気持ちでもう一台の Mac を Lion にアップグレードしました。

それはたくさんのアプリが開いているときに作業を楽にする Spaces/Expose 機能をさらに推し進めた Mission Control です。結果は期待通りで、今後対応が進むはずのアプリのフルスクリーン化とともに、「１デスクトップ１アプリ」のスタイルが OS から認められた感じがして嬉しいです。

１つのデスクトップには１つのアプリ

以前から、なんとなく実践していた習慣が、一つのデスクトップにはなるべく一つのアプリしか開かず、他のアプリの誘惑が視覚的にやってこないようにすることでした。本当に忙しい時には Growl の通知も切り、何かが他のデスクトップで起こっていても気にならないようにしているわけです。

この「１デスクトップ１アプリ」式の整理方法が今回の Lion で格段に便利になりました。

• 仕事別にアプリを開いておき、仕事を切り替えたい場合にのみ Mission Control を開けばよい
• Lion では再起動とともにウィンドウやアプリの配置も復元できますので、もっとも効率のよい配置を、いちいちもう一度つくり直す必要がありません。Cinch や Moomは便利ですが、毎日その作業を繰り返すのは、一日の始めに仕事を避ける言い訳になっていました。
• 最終的には、すべてのアプリとはいかなくても、Word、MarsEdit、Scrivener といった、執筆に欠かせないアプリがフルスクリーン化に対応してくれれば、この「雑念のない作業環境」は完成です。それも遠い未来ではないはず。

あとは時間トラッキングのマニアとしてできるといいとおもうのは、各デスクトップでの滞在時間をトラッキングするアプリを導入することです。たとえばメールのデスクトップに滞在する時間、訪問する回数を１日何分、何回に制限するようにモニターできれば、やんわりと仕事の先送りをふせぐことができます。

それほど難しくなさそうなので開発してみたいですね。

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これは気になっていたのにちゃんと調べていなかったので、悔しい！

Instapaper のロゴにうっすらとみえる文字。これを大きくしてみてみると、実はちゃんと意味のある文章が埋めこまれていると Digital Inspiration の記事で紹介されていました。

そしてその文章をよく読んでみると、43Folders の過去記事だということがわかります。

この記事はちょうど Merlin がライフハックに背を向けた頃のもので、「優先度を決める」ことの馬鹿らしさについて書いたものです。Merlin らしい一刀両断ぶりです。面白い場所がありますので、わかりにくい部分をちょっとそぎ落として訳してみました。

そもそもなぜ、その「緊急度 高」の項目が放置されたままになっているのか自分に問いかけてみるといい。なぜそれが終っていないんだい？ タスクの「緊急度」を「再割り当て」したことがあるって？ まじで？ だってそれはマネージメントというよりも先送りにしか聞こえないよ。実効性があるとか決断力があるとも思えないね。

僕にはそれは、スパイスの棚を整理し続けるような作業のために高給をもらってきたあげく、しまいにはなぜタスクを「緊急度」で整理しているはずなのに会社も結婚も何もかもが崩れようとしているのかと呆然としている人みたいに聞こえる。仕事と人生というものについて理解していなかったことに苛々しているだけかもしれないよ。

木が倒れてきているなら樹木的事象における退却戦略なんてミーティングをしている場合じゃない。走るんだ。

「仕事術」や「ライフハック」がなにか魔法のように生産性を何倍にも向上してくれるはずだと、あまり強く信じすぎると、いつまでたっても仕事術とライフハックを追い求めるだけになります。

「緊急度」をマネージメントするよりは、「いま何をしているか」が明確になっていて、それに 100% 身も心も投じているかということの方が本質的ですし、なんのタネも仕掛けもハックもない仕事との向き合いの姿なのです。

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私は言葉を書くことしか能のない人間ですが、こんなときにライフハックや生産性というブログはあまりに無力で、何を書いても嘘臭く聞こえるだろうと思い、更新できずにいました。しかしようやく、自分の中にやるべきこと、書くべきことを見出しつつあります。

事態はいまも進行中で、終わりはまだまだみえてきません。しかしその一方で毎日はいつものようにやってきます。計画停電でずたずたにされながらも、回すべき仕事は山積みです。

私はいつもと同じように仕事をし、ブログを書いて、日常を取り戻そうとしている人の力になれればと思います。数週間、数ヶ月、数年はかかるかもしれない長い長い「日常」へ戻るプロセスのお手伝いをができる記事を書くことができれば良いなと、心の底から思います。

計画停電ワークスタイルの模索

まずの相手は、この計画停電です。私の職場でもいつ停電があるのか？ いつサーバーを落とさなくてはいけないのか？ と大混乱の一日でした。

一日に数時間の停電を想定して行動しなければいけない日々が続きそうですが、いまのノートパソコンはフル稼働で数時間バッテリーがもつものも多いので、あとはなんとか仕事をまわせる計画停電ワークスタイルのために、いくつかの点について考慮しているところです。

• 交通手段の確保： ノートパソコンで仕事ができても、帰宅できなければ意味がありませんので、まずは計画停電の時間と電車などの終了時刻のすり合わせが必要となります。おそらく、今日多くの人がストレスを感じたのもこの部分でしょう。これは今後一週間ほどのあいだ、この新しい日常が新しい安定点を見いだせるまで、またなくてはいけません。
• コンテキストで仕事を分類： 私の場合にはデータ解析をしなければいけない作業、事務書類の作成、メール連絡などといった仕事が中心ですが、それらを仕分けることで「自宅でできるもの」「ノートパソコンだけでネットがなくてもできるもの」「職場でデータを必要とするもの」という風に、いくつか GTD 的なコンテキストを分けられます。停電を織り込んだ場合、優先順位のつけかたは特に「ネットがあるか」「職場でなければできないか」という部分が大きく寄与します
• データの持ち歩き： この部分は、事務書類や仕事上のファイルについてはDropbox や Evernote に入れてあるいつものクラウドワークスタイルがそのまま活きてきます。あとは研究で利用する多少のファイルをバスパワーの外付けハードディスクに格納すれば仕事場がそのまま持ち出せます。

こうしてみると、ふだんからやっていた Dropbox や Evernote の使いこなしがそのまま停電時でも活きてくることがわかります。

Evernote の場合プレミアム会員ならデータをオフラインで iPhone / iPad にもっていくことができますが、今月は日本のすべてのユーザーがプレミアムですので、このあたりも最大限使えそうです。

あとは「停電時間」「通勤・帰宅時間」「作業時間」の３つのバランスですが、これが通常の重要度に基づいた優先順位とは異なるバランスを生み出すことに留意しておけば、一週間程度でなんとかなりそうな気がしますね。

ツールと工夫で、この難しい時期を乗り切っていきましょう。

Happy Lifehacking!

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毎日のように繰り返しタイプする文章は秒単位とはいえ時間を回収できるチャンスです。

たとえば「よろしくお願いします」や「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」というように慣例的なものから、アプリケーションやサービスの名前、電話番号、住所、メールの署名、何度も利用する説明書き、綴り間違いの多い専門用語などといったものにいたるまで、すべて省略できるものは辞書登録にいれておくか、TextExpanderのようなツールで入力するのが非常に便利です。

これまでこうしたテキスト補助にはTextExpanderを利用していたのですが、本家Lifehackerの記事でその代替アプリの筆頭格に選ばれていたTypeIt4Meが非常にいい感じなのでさっそく乗り換えてしまいました。

TextExpanderにはいままで二つ不満がありました。

その一つ目が記事でも触れられていますが、クリップボードの挙動が予測不能な点です。コピーをしたのに、コピーされていないことがあるのはちょっとストレスですよね。また、関連しているのかもしれませんがTextExpanderは展開がなかなか行われないこともあって苛々することがたまにありました。

二つ目が、FEPが日本語モードになっているときに利用できないことが多いというものです。日本語で文章を書いているときに「TextExpander」と展開するために「;tx」という自分で定義した省略形を入力する場合にはいちいち英数に戻してから入力しないと結果が予測できないので２キー（英数にして、日本語に戻す分）余計に打つ計算になっていました。

ちょっと使ってみたところ、TypeIt4Meではこの両方が改善されています。特に日本語を打っている最中に展開ができるおかげで、「いまは英数モードだったっけ？」などと考えずに文章を打てるようになるのが大きいですね。

もちろん、TypeIt4MeはTextExpanderと同じような日付の展開などにも対応していますので、乗り換えるのに問題はなさそうですし、それどころかTextExpanderと共存することもできますので、両方使ってしまうのもよいかもしれません。

TextExpanderから移行するとき一つだけ設定する点

そもそも漢字変換の辞書登録ではなくてTextExpanderを利用しているのはスペースキーなどを押さずに自然に入力するうちに自動的に省略形の展開をしたいからでした。いちいちトリガーキーをおしているのは嫌だったわけです。

TypeIt4Meではトリガーキーを利用するのが最初のデフォルトの設定になっています（最初はTABとスペース）し、トリガーキーを含める動作（スペースで省略形を展開したら、実際にそのあとにスペースが挿入される）になっていますので、これを外しておきましょう。

環境設定のトリガーの設定で、”None” を選んでおきます。これを設定した場合、「;」や「＠」といった通常の文章では入りにくい文字を省略形に含ませておくなどしないと、思わぬ日本語を打っている最中に展開が行われてしまうことがあります。

トリガーキーを含めない設定はこちらで。

TypeIt4Meには、TextExpanderと同じくカーソルを任意の場所に動かしたり、AppleScriptを起動するといった動作もあるみたいなので今後確認しておきたいと思います。

もちろんTextExpanderで小気味よかった「節約できた時間」の統計値もTypeIt4Meのメニューで確認することができます。

1秒ずつでいいので、タイプする時間が回収できるのって、素晴らしい！

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毎日は積み重なる時間でできています…が、それは毎日は実行したタスクでできているといってもいいくらい忙しい人も多いはず。

日々やってくるタスクを Remember The Milk で管理していた人は、あなたがどれだけのタスクを一年で処理したか（そしてどれだけRemember The Milkを使っているか）を表示できるようになっています。

1. Remember The Milk のウェブアプリにログインする
2. 上のメニューで「全体」をクリック
3. 期間限定で一年にこなしたタスクの数を表示するリンクがありますので、こちらをクリックします。

オプションでこの数字をツイッターや Facebook に転送することができるようになっています。どれだけ忙しいか、そしてタスクを細かく記録する記録魔かを見せびらかすことができるという寸法ですね！

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「最も大事なタスクを最初に実行する」

「『大きな石』のタスクを先にこなすことで少ない手数で最大の効果を」

といった標語ではなかなか現実に物事が片付かないと思ったことはないでしょうか？

ToDo の不思議と言ってもよいのですが、「一番大事なタスク」はなかなか一目ではわかりません。GTD をしていてもわかるように、ToDo に入れるものののほとんどは粒度の細かい「せわしい」タスクであって、本当に重要性が高いものはそこから梳いて見つけ出さなくてはいけないのです。

ToDo をむやみに長くして、ただ忙しくしていることをいいわけにして本当に大切なタスクを実行していない状態に陥るくらいなら逆に一日に実行して良いタスクの数を制限してみてはどうだろう？

そう考えたのが、WorkAwesome で紹介されていた Janna Marlies Santoro さんの「ToDo ２つルール」です。

実行するプロジェクトは一日２つだけ

もちろんメールなどで仕事の依頼があるたびにそれをメモすることはしても、実際に行動を行うときには「１日２つだけを選ぶ」というのがこの方法です。たとえば次のように進みます。

• 月曜日：Aプロジェクト、Bプロジェクト（この日締切り）
• 火曜日：急な用件、Aプロジェクト
• 水曜日：C プロジェクト、Aプロジェクト
• 木曜日：Dプロジェクト、Aプロジェクト
• 金曜日：Cプロジェクト終了、Aプロジェクト

面白いのは、BCD といった日々の細々とした作業と並行して、A という長い時間をかけている作業が並列しているです。

雑用 BCD を先に月曜に片付けてからゆっくり A を行うという考え方もあるのですが、タスクというのは一つを潰すたびに増殖しがちですので、放っておけば雑用 EFGH… と続いてしまいます。

「一日２つ」とすることで、「雑用だけ」の日がなくなり、むしろ長い時間をかけるプロジェクトとの間に一つのバランス点が見いだせるのがこの方法の良い点です。

数日だけ実験的にやってみていますが、心理的な負担が軽くなるのが特徴的ですね。A プロジェクトのような大きな仕事だけではなく、他のことをしてもいいのだという保証が潤滑油になっているのかもしれません。

もうちょっと続けてみて、感想などお聞かせできるようになったらまた書きますね。

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ひとつのツールを長く使うことも大事ですが、ある日、えいやっと新しいツールに乗り出すと大きな成長を生み出せる可能性があります。

これまで長い間、私は自分の本業である気候データの解析を、十数年前の修士の学生のときに学んだ Fortran と、若干の ツールだけですべてを行ってきました。

長い博士課程の時代、博士論文、その後就職してからのさまざまな業務にも、ほとんど同じツールの組み合わせを利用していたのです。その結果、これらのツールについて他の人には理解不能なくらい独自色の強い使い方が定着して、それが自分の武器になっていました。

しかしここ１年ほど、やってくる作業がさらに多くなるなかで、やり方が決まっていて手数が多いだけの解析をなるべく少ないステップでできないかという悩みに直面していました。たとえば数十年のデータの平均や相関をとるプログラムも、いくらでも手持ちはありましたが、それらを直面する仕事に向けてカスタマイズする時間は、全体の効率を下げていたのです。

そこでここしばらく、この十年間の蓄積されたライブラリをまったく異なる解析ツールに移し替えるという膨大な作業に取り組んでいました。

ツールを変える時間コスト

今回の乗り換えは、プログラム言語でいうなら fortran から java に乗り換えたようなもので、便利な半面、API の知識が蓄積するまではなかなか使いこなすというところまではいかないものでした。

ここ最近になってやっとマニュアルをみなくともある程度のプログラムがかけるようになってきましたが、それまでに使った時間はゆうに 150 時間ほどだったと思います。

しかしこの 150 時間を投入したおかげで、これまで複雑すぎて手をだすのが面倒だった解析や、時間がなくて手控えていたような作業がこれまでの数分の一の時間で実現するようになりました。

つまり、現在時間をかけてツールを新たに学ぶ、あるいはツールについてより深く理解することによって、未来の時間をたくわえることができたともいえるのです。

「ツールを学ぶ」というのは仕事を先送りするかっこうの口実になりかねませんので、いつもは避ける傾向にあります。しかしこれほどまでにリターンが大きい時間投資がないかどうかは、定期的に自分に問いかけて、投資を惜しまないようにしたいですね。

5% の時間をかけてツールを学び直すことで、将来何十倍ものリターンが期待できることはありませんか？

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ここまでやらなくてはいけない自分を憐れみたいかもしれません（笑）

Concentrate はある特定の作業に集中しなければいけないときに、Mac の動作を一部制限するためのアプリケーションです。

たとえば「ブログの記事を書く」というアクティビティを定義して実行したら「Safari と MarsEdit だけを起動し」「それ以外のアプリは終了し」「1 の Space だけを利用する」といった制限モードに入ることができます。

しかも作業のことだけを考えられるように壁紙を変える、特定のウェブサイトをアクセス禁止にする、タイマーをかける、途中で自分を応援するためのメッセージ録音しておいてスピーカーから再生するといったことまでできます。

「集中力」というのはようするに自分がこれから走るトラックからよけいなものを取り除いておくことですので、こうしたアプリで集中モードに入るための準備ができればよさそうですね。

これでも集中ができないなら、それは心が弱いというよりも、きっとなにか別の隠れた理由があって、それをとりのぞかなくてはいけないのでしょう。

Free yourself from distractions with Concentrate | Unclutterer

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とどいたメールを開いてみたら、いかにも素早く書いていて、打ち間違いも漢字の変換間違いもそのままというメールだったら、どう感じますか？

だらしない人だと思われるでしょうか？ 仕事の雑な人を思い浮かべるでしょうか？ 逆に、私は最近、こうした人はとても仕事ができる人なのではないかと感じ始めています。

公私にわたって「先日の県はどうなったでしょうか亜」「どうもありがとうごじます」といった変な言葉がメールに混じっている人を以前から知っているのですが、こうしたメールを読んでいて「文意が伝わらなかった」ということはほとんどありません。

それどころか、こうした人には次のような共通点があるなあと思うようになったのです。

1. メールが短く、メッセージがはっきりしている：　すばやく書いた文章でも、伝えたいと思っていることを明確にした上で書き始めていることが多くてわかりやすい。
2. 素早く返事が来る：　変換間違いを修正している時間、てにをはを修正している時間よりもメールを送信することを優先している節があります。タイピングが疾走する頭脳についていっていない印象をうけます。
3. メールが雑だと思われるのを気にしていない：　まったく気にしていないかというとどうかわからないのですが、少なくとも「ちゃんと書かないと人にどう思われるか怖い」という感情に支配されてはいなさそうです。

私はどうしても日本語の細かい点が気になってしまう人なので、漢字変換は短い分節で変換しがちですし、細かい日本語の調整を欠かさずにやってしまいがちです。

しかし相手がわかっている「会話」の代わりとしてのメールだったら、多少の打ち間違いはそのままにしても、速度を優先しているとするならば、その人はとても良い見切りをしている人だと言えると思います。

私がすべてのメールの日本語を美しく書こうとちまちまとした編集をしている 10 分の間にその人は５通のメールを書き送ってしまうことでしょう。かっこいいなあ。ああなりたいなあ。

みなさんの周囲にもこうした「メールの文章に打ち間違いの目立つ人」はいますか？ その人は新幹線のように仕事をこなす人だったりしませんか？

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仕事の先送りとまったく無縁だという人はあまりいないでしょう。私もしょっちゅう「重要かつ非緊急」なタスクの代わりに「重要かつ緊急」なタスク、あるいは「非重要あかつ、非緊急」なタスクにかまけている自分を発見して自分自身につっこみを入れていたりします。

そんな仕事の先送りの典型例をクリエイティブに集めた Kohn Kelly さんのムービーが Laughing Squid で紹介されていました。これは…心に痛すぎる…。

仕事の先送りとは、仕事にとりかかれないこと。それは….

本を読むこと、ポットの掃除をすること、本棚を本の色に合わせて並び替えること、鉛筆を削ること、「ちょうどいいペン」を 30 分かけて探すこと、その「ちょうどいいペン」の書き味を 10 分かけて調整すること、お茶をいれること、何かをする最も難しい方法を探すこと、アイディアからアイディアに飛び移ること、メールをチェックすること、メールを書くこと、語彙ばかりあれこれかえること、さらにお茶をいれること、窓の外を見つめること、近所の人をぼーっとみること、テレビをみること、というかテレビを見るのをやめられないこと、煙草をすうこと、食器を洗うこと、机の掃除をすること…

ムービーはまだまだ続きますのでぜひ最後まで見てあげてください。もちろん、他にやるべきことがないなら、です！

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「頭を空にする仕事術 GTD」の基本は、「これをやらなくてはいけない」「これを覚えておかなくては」というすべての事を信頼できるシステムに入れることから始まります。

David Allen さんも繰り返し、「空の頭は力を生み出すんだ」ということを話していて、頭脳のなかでぐるぐると同じ事を考えることのストレスを止めるようにということを強調しています。

でも、なんで頭のなかのことを書き出すと処理が効率的になるのか？ これは「当たり前じゃん」では片付かないことのように思えます。

地味に、でも内容はこってりと続けていますマイコミ・ジャーナルの「ライフハック x トーク」で、
佐々木正悟さんの「記憶ハックス」について話が及んだついでに、この疑問をぶつけてみました。

そしてそこから見えてきた「タスク」の書き方のようなものについて考えてみました。

「タスク」との向き合い

詳しい点については記事をみていただきたいのですが、まとめると「なぜ書き出すのがいいのか」という疑問への答えは：

1. ワーキングメモリを酷使しないですむ
2. タスクがあやふやな状態から明確化される

ということにつきるのではないかと思います。「タスクを覚えているのにも集中力は必要」という状態から解放されるのと、「あやふやな思考をあえて文章に落とし込む」ことが、タスクをわかりやすく、とりかかりやすいものにしてくれるのです。

ここには、記憶にも、やる気にも依存しない ToDo の書き方のヒントがあります。

まず、記憶しなくてよいくらいに詳細に ToDo を書き出すことで、たとえタスクを行うのが自分でなくても実行可能なくらいにタスクが外部化します。

また、どんなアクションが必要なのかを明確に 5W1H の形で書くことで、一瞬先の他人である「未来の自分」に「やるべきこと」を伝えます。

いつも大事だなと思うのは、タスクの書き方からしてまるで他人にむけて書くようにすることで徹底してタスクを外部化することです。

そうすることで ToDo によく含まれる、隠れた「やる気があるなら」をはぎ取ることが容易になるわけです。

（やる気があるなら）「論文を書く」

という、隠れた「やる気」をなるべくそぎ落とし：

p.14 の段落に続いて○○について 300 ワード以内で考察を加える段落を加える

という風に他人でも可能な命令書に落とし込んでいきます。このタスクにだって、隠れた「やる気があるなら」は含まれ得るのですが、先の例に比べたらその印象は薄くなります。それは自分がやらなくても他人にもできるくらいタスクが外部化しているからといえそうです。

こうした徹底した外部化によって、最後に残るのは「次にとるべきアクションはこれだ。実行する？ 実行しない？」という Go / No go という選択だけです。そしてその答えは常に go とは限りません、残り時間、残りの集中力などのリソースによって、「今はやらない」「15分後に再度挑戦」といった選択が導入できるのです。

ちょっと禅問答めいてきましたが、タスクにふだん（これをやらないとひどいことになるぞ）「仕事をする」とか、（やる気をだして）「書類を書く」という隠れたやる気への依存があるなら、カードに書いて他人に渡せるくらいに外部化した書き方を始めることでちょっと心が軽くなるのではないかなと思ったわけです。

タスクとの「向き合い」の問題は考えれば考えるほど興味深い内容なので、この連載でも、話題がもう１巡したら扱おうかと思います。ブログでもときどき紹介しますが、週に一度の本連載もよろしくです！

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2. ToDo リスト再考 (1) ToDo にいれてはいけないもの
3. ToDo リスト再考 (2) ToDo のアップデート

オンラインでのタスク管理サービスの老舗 Remember The Milk の入力方法に大きな変化がありました。一見なにが変わったのかよくわからないくらい微妙な変化なのですが、Remember The Milk の欠点の一つだったタスク入力の煩雑さを軽減してくれそうです。

その機能が今回付け足された Smart Add 機能。これまでだとタスクを入力してから、ちまちまと「期日」「場所」「繰り返し」といった項目を入力していたのが、タスクを入力するときに手軽に１行で出来るようになりました。

Smart Add を使うには普段通り Remember The Milk の「 t 」ショートカットを利用して（ますよね？）新しいタスクを入力するときに、「 ^ 」といった記号を入力します。すると「今日」「明日」といった、よく利用する期日がポップアップして選択できるようになりました。

現時点では日本語で利用するときには少なくとも「 ^ 」の前にスペースが一つ空いていないと認識しないようですが、記号一つで１秒で期日を入力できるようになったのは大きいです。利用することのできる記号は以下の５種類です。

タスク選択方法にも変化

二つ目の変化が、Smart Add の追加にともなうタスクの選択のしかた。

これまでは追加されたタスクが選択された状態になっていて、そのまま「期日」「場所」といった情報を加えられるようになっていましたが Smart Add でその必要がなくなりました。

そこでかわりに、複数タスクを選択するときは左のチェックボックスを、一つだけを選んでおくのならバーのどこをクリックしてもタスクが選択されるようになったそうです。

Remember The Milk というと、複数のタスクの選択や編集が面倒だったのですが、これで操作感がかなり軽くなりました。実際、Remember The Milk 自体のスピードの改善も行われているそうです。

すでに完成度が高い Remember The Milk のようなサービスで今回のような「小さいけど、手元の効率を大きく変える」変化をつけるのは珍しい例かもしれません。まだまだこの分野では Remember The Milk がトップランナーですね。

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2. Remember the Milk 日本公式ブログ始動
3. Remember the Milk が Google Gear に対応。速いっ！

ブログでの告知がすっかり遅れてしまいましたが、マイコミジャーナルにて、ライフハックス心理学の佐々木正悟さんと対談連載を始めています。その名も「ライフハック・トーク」。

佐々木さんの「Google 世代の整理術『情報整理ハックス』」のあとを受ける形でスタートさせましたので、最初のあたりは「ライフハック」という感じよりは「情報整理」を主眼にした非常に濃い話から連載を始めています。二人の会話がある意味ブログ以上の濃さ！

連載第１回は「RSS の処理」という話題でした。日々大量の RSS を処理するのに１記事あたりの時間をおなじにして記事だけが増えたら当然読むためにかかる時間は長くなってしまいます。

でも「自分にとって面白いか」「今の自分が知りたいものか」という尺度で測れば、その判断は一瞬ですみますので、１記事あたりの時間を減らすことが可能になります。

ここにちょっとした勇気が必要になるのですが、「他人が面白いと言ってる」ではなく「自分のアンテナにびびっときた」という尺度は慣れると思考のストレスになりにくいですし、自分だけの視点を育てる訓練にもなるのでメリットは大きいです。

でも RSS 1000 件を 10 分くらいのスピードというのはなかなか信じてもらえないと思うので、なんとなくそれを実践しているビデオを作ってみました。

RSS Speed Reading [Higher Res] from mehori on Vimeo.

うーん。Google Reader を全画面で表示したせいか記事の読み込みに時間がかかってますね…。最後の方「よいしょ」なんて言っててつらそうです（笑）。イメージということでご容赦ください。

実際はここでスターをつけたものをあとでもう一度読み込むか、記事にするための準備に入るわけですが、その前段階として今の自分にとって精読するべきものを選び出すフィルター作業を超高速でやっているわけです。

ちょっと舞台裏を見せているみたいで気恥ずかしいのですが、他にも「こんな方法使っているよ！」というコメントをいただきたいのでまずは自分から公開。

あと、今回の RSS 速読法のベースになっているのは次の記事で紹介した３層構造の RSS フォルダです。マイコミの連載とあわせてどうぞ！

• RSS の未読数が怖くなくなる、疑似スマートフォルダの作り方
• 佐々木正悟 × 堀 E. 正岳 ライフハック・トーク (1) 未読1000件を10分で読めますか?

（追記：ボリュームが小さかったので、ちょっとだけ補正して、画像も精細にしたものに動画を入れ替えました！）

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Pogue’s Productivity Secrets Revealed | N.Y. Times

David Pogue 氏といえば、有名な Missing Manual の著者でもありますし、精力的に活動する IT コラムニストとしても有名です。最近では「Twitter からみた世界」 “The World According to Twitter”という興味深い本も書かれています。

その Pogue さんがコラムを書いている NY Times で読者からこんな質問を受けました。

「David、そろそろあなたの生産性の秘密を明かしてくれませんか？ というのは『普通の人』は年に５冊の本を書いて、週に２本のコラムを書いて、毎日ブログを書いた上で年に４０回の講演をこなし、毎週木曜日にビデオを収録する事なんてできないのだから。ヒントをください！」

それに対して David はいつものフランクさで「いいよ。秘密とはいえないかもしれないけど」と前置きをおいて、ちょっと意外な彼の仕事術の一端を垣間見せてくれました。

• まず最初に、彼は家で仕事をしているので、それだけで通勤に使わない２−４時間分を得をしているとのことです。
• 最初の数文字を入力しただけであとを補完する TextExpander のような入力支援ソフトを利用しています。IT 関連のコラムを書く場合は同じ言葉を何度も使うので、できるかぎりキーストロークを減らすように心がけているそうです。
• 書くときに音声認識ソフトを利用しています。英語だからというアドバンテージもあるでしょうけれども、修正にかかる時間を含めても１分で一段落ほどの文章を作成することができるそうです。（もちろん、何を言いたいのか自分でわかっている必要はありますが）
• iData3 というソフトを使って、記憶しなくてはいけないすべてをデータベースにしている。iData3 は例えば住所録なら「名前」「住所」「電話番号」といったフォームに縛られない、フリーフォームでデータを入力することができます。なので iData3 で作った彼のデータベースには、ウェブページの断片から、箇条書きのリスト、画像なども含めて何でも入っていて、一瞬で検索できるのだそうです。これは Evernote でもできそうですね。
• 彼のもう一つのデータベースはメールの受信箱で、ここにメールが残っているなら未対応のものがあると見なして、受信箱を ToDo リストのように使うそうです。
• マクロを設定するソフトを使って、ありとあらゆるものにショートカットを設定する。たとえば Word を立ち上げるのでも Shift + Control + W でできるようにしてある。
• 決して時間を無駄にしない。たとえば空港でちょっとした待ち時間があったらすぐにモバイル通信でネットに接続して、できることを少しでもやるのだそうです。

とりたててめずらしくはないような気がしませんか？

面白いと思うのは、David が何かすばらしい、先進的なソフトを使っているわけではなく、彼にとって最も生産性を高めるソフトを極限まで利用しているという点です。

たとえば TextExpander を使っている人は大勢いると思いますが、何十というスニペットを作って文章が最も素早く書けるように常にチューニングをしている人はなかなかいないのではないでしょうか？

また、時間を無駄にしないという点も、注意してみると日常には思った以上に隙間時間があります。

たとえばこの記事は今日職場をでて、バスと電車を乗り継いだ 15 分の間にほとんどを書いて、イベント会場で 10 分の推敲をして完成させています。

「バスに座っている５分程度ではブログは書けない」という思い込みが壁になっていたのだな、と気づいたわけです。

ツールを極限まで使う、そして時間を常に探す。本当に生産的な人の習慣というのはこうしたシンプルなものなのかもしれません。

しかし David は他の人にはまねできないかもしれないもう二つのアドバンテージについても付け加えています。

「僕は白紙のスクリーンを前にして『何を書こうか』と立ち止まる必要のない人間に生まれついているんだ。何を書けばいいのか、いつもなんとなくわかっているのさ。あと、家の細かいことはすべて家内が引き受けてくれるという幸運の星の下にも生まれたんだ」

David、なんてラッキーな人なんだろう！

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