複雑な問題にはえてしてシンプルな解答があるものです。MailPilotは、メールの受信箱という化物のような問題に「タスク」という答えを与えることを目指します。

MailPilot はまだ製品化されていない、出資を募っているKickstarter プロジェクトですが、何をどのように解決しようとしているのでしょうか？

1. すべてのメールは「未完了」として扱う

いまのメールソフトは、すべてのメールを「読んだか」「読んでいないか」という軸で整理しますが、MailPilotは「メールのタスクを完了したか、していないか」という軸に整理します。

読んでいたとしても、対応すべきことが残っているメールについてはチェックボックスが埋まらないですし、しかもメールを届いた順番ではなく、「タスクの期日」「優先度」などで整理できるわけです。

2. メールを GTD 的なレビューシステムにする

ではタスクがメールに存在するかどうかをどのようにチェックするかというと、メール一つ一つにレビューすることができるようなシステムを被せることをします。

来週まで対応する必要がないメールは時間的に未来に「転送」してもいいですし、今週届いたメールをレビューするといったこともできます。

3. 既存のメールシステムに組み込む

MailPilotはこうした考え方を Gmail や iCloud のメール、Yahooなどといった既存のメールと組み合わせ、さらには Mac / Windows / Linux / iOS / Android でも利用可能にすることを目指しているそうです。うーん、野心的ですね…。

また、コンタクトを中心としたメールタスク管理や、秘書機能なども盛り込む予定らしいので、なかなか期待です。

でもこれで十分か？

野心的なプロジェクトである MailPilot ですが、ちょっとしたデジャヴ感もあります。

そもそも考え方が Merlin Mann の Inbox Zero に似ていますし、メールに秘書機能をつけるサービスなら、すでに閉鎖した I want Sandy が思い出されます。

メールをタスク化するという考え方も、Gmail がタスクを実装しているのを利用したり、未読・既読・スターを上手に利用すれば実装できそうな気もします。

しかし複雑になりがちな問題を UI で解決するというのが、最近のウェブサービスの有り様です。MailPilot がどのようにこの考え方を実装するつもりなのか興味があるので、私も少額ながら出資してみることにしました。

あと一日程度の間、出資金を出すことができて、参加者にはベータプログラムへの参加や、最初の数カ月の利用が無料になるなどのメリットがありますので、興味のある人は参加してみてください。

こ、これはどうやって実現しているのかという背後の技術にも興味がわいてきます。

Mac OS X の Mail.app の検索を 200 倍近く高速化するだけでなく、さまざまなクエリーで検索可能にするプラグイン Rocketbox について Hawk Wings 経由で読みました。

Rocketbox は Mail.app に特化して、ワイルドカードによる検索や、フレーズによる検索、cc/bcc の有無、人物検索、そしてその組み合わせを実現してくれます。その速度たるや、Spotlight の速度も凌駕するというのですからすばらしいものがあります。

これが実行中の画面で、受信箱ごと、添付があるかといったフラグごとにメールがまとまって表示されているのがわかります。

こちらが使用できるクエリーの一覧です。これまであったような気がしていましたが、実はできなかった高度な検索が実現しています。きっとこうした機能をメールに特化させて作っている分だけ高速化しているのでしょう。

Rocketbox は $15 程度の有料プラグインですが、さて、それだけの価値はあるでしょうか。もしあなたが Mail.app を中心に利用していて、膨大なメールがあるために検索にラグを感じるほどなら、Rocketbox は買った瞬間から時間を節約してくれるはずです。

今後はドメインによる検索や、アクションへの対応など、開発は続けられる予定だそうですので、Mail.app ファンの人はかって損はないと思います。

Rocketbox: Powerful e-mail search for Apple Mail

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少なくとも、なんでも二言目には「メールします」「メールしてください」という風な使い方のメールは、希望的な観測も含めて今後減っていくのではないかと思います。

Zen Habits の Leo が最近、「メールを殺す方法：なぜ、そしてどうやって私が受信箱を捨てるに至ったか」という記事を書いていて、ふたたびメールについて考えるようになりました。

Leo はメールによるメリットよりも、それを管理したり、返信するのにかかる手間を考えた場合にデメリットの方が多いと考えて、すべてのコミュニケーションを Twitter を中心として、込み入ったことには Skype と電話を利用する方法に変えたといいます。具体的には次のようになっています。

1. オートレスポンダで、自分がメールを読まない旨を自動で通知するようにする
2. 短いメッセージについては Twitter を利用してもらう
3. ちょっと複雑な会話については Skype チャットを利用して、文字・添付ファイルを送りつつ、音声で会話するようです。
4. コラボレーションをするのにメールで書類をやりとりせず、Google Docs などを使う
5. 限られたいくつかのメール、たとえばメールでコンタクトをしない出版社とのやりとりなどはメールのままで残しておくそうです

彼はすでにブログだけで生計を営んでいるフリーランスですので、組織の一員として同報送信などにさらされなくて良い分だけこうした判断をしやすいと思うのですが、私もこれくらい極端にメールをそぎ落としたいと常に思っています。

今日 Twitter のタイムラインでも @akiyan さんが
メールについて含蓄のあるつぶやきをしていて、私も次のように反応しました。

シゴタノ！ @shigotano さんからも同じようなつぶやきをみるにつけ、今までの利用の仕方としてのメールはその役割を終えつつあるのではないかとさらに確信を深めています。

誤解してほしくないのは「メールがいらない」といっているわけではないということです。ただ、メールを常にデフォルトの通信ルートにするのではなく、時と場合には Twitter, Skype に譲るべきときがきていると言いたいのです。

• 一言ですむようなやりとりは Skype チャットか Twitter で
• やりとりを必要とするものはやはり Skype の音声チャットか電話で
• メールは 1st option ではなく、last resort、つまり最終手段にとっておく

こうした交通整理を行うだけでも、相当ストレスは減りそう。ちょっとした発想の転換だけで実現可能なことだと思うのですがどうでしょう？

このほかにも、メールの苦労話、メールをこのように減らせたという体験談があったら、ぜひコメントでお願いします。

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まだ日本語版では対応していないようですが、英語版では次第に GMail 2 への移行がすすんでいるみたいです。新しい GMail 2 は見た目はほとんど同じですが、後ろで動いている Javascript ライブラリはまったく新しいものになっており、メールを閲覧するときの高速化が行われています。それ以外にも、

• 差出人欄にマウスオーバーするとポップアップが開き、メールを送信するなどの機能を起動できます
• コンタクト編集画面が非常に複数ペインで利用しやすくなっています
• 新しいショートカットキーが導入されています。「アーカイブして次のメールにすすむ ” ] “」、「アーカイブして前のメールに戻る “[” 」、「アンドゥ “z”」あたりが最も使いやすそうです

などの改善が施されています。

新しい GMail を使うのはいいですが、見た目は同じでも背後のコードは一新していますので Lifehacker で提供されている Greasemonkey スクリプトのバンドル、Better GMail はそのままでは使えなくなっていました。

…と思っていたら、さっそくGMail 2 に対応した Better GMail 2 がリリースされていました。仕事が早い！

今回のバンドルで特に注目なのが いくつか便利なショートカットを追加してくれる GMail Macro 2です。

• g: ラベルに飛ぶ
• l: ラベルを適用する
• b: ラベルを削除する
• e: ビューにかかわらず、メールをアーカイブ
• d: 既読にしてアーカイブ
• f: いまのビューで重要なメールにフォーカスする。inboxに入っているメール、スター付き、未読のメールだけを表示する

もともと Better GMail に加わっていた Saved Search 機能は、GMail 2 にサーチを URL にしてセーブする機能が付け加わりましたので、削除されています。

週末はこのちょっと新しくなったキーバインドに慣れることにしてみます。

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ずいぶん前に IMAP support for GMAil という署名活動に名を連ねたことがありましたっけ。その夢が今日になって叶いました。GMail で正式に IMAP サポートが開始です。

日本版ではまだのようですが、いずれ「設定」→「メール転送と POP」が「メール転送と POP/IMAP」という表示にかわり、ここで設定をできるようになるそうです。

IMAP が何かご存じない人にはさっぱり何のことかわからないと思いますが、通常使われている POP が「情報を引き出す」のに特化したプロトコルなのに対して、IMAP はメールボックスを同期しておくことが可能な点が大きく違います。ですので、

1. PC、携帯、iPhone などの複数デバイスからメールを読んでいても、未読・既読フラグや、スターを付けたメールがすべてのデバイスで同期されます。これはモバイラーには本当に便利。
2. こうした同期が面倒なのでこれまで常にウェブから GMail にアクセスしていた人は、今後は Thunderbird や Mac OS X の Mail.app など、IMAP に対応したメーラーからメールを読んでも、未読・既読フラグが同期されます。

これが GPhone に向けた布石ではないのかという話もありますが、何はともあれメールの同期にかかわる煩わしさと手間が減るとわかっただけでも感謝です。

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先日 300 ページにもわたる iPhone でのデータ通信の請求書が届いたので話題になった Justine Ezarik さんが今週の Mac Break Weekly に登場して面白いソフトウェアを紹介していました。まだベータ版ということで正式に公開されてはいないそうですが、GMail を操作するための専用アプリ MailPlane です。

ブラウザでも十二分に便利に使える GMail ですが、わざわざ専用アプリを使ってアクセスすることで、ブラウザから利用しているという制約を受けず、よりデスクトップと協調するアプリを作れるのがメリットだそうです。この強みを活かして、MailPlane には以下の機能が実装されています。

• GreaseMonkey スクリプトなしに、ドラッグ & ドロップで画像や添付ファイルを追加することができる
• 写真の自動サイズ調整
• 専用のプラグインで iPhoto の「この写真をメールする」などの機能との連携
• Mac OS X の印刷メニューの、「PDF をメールで送信」に MailPlane を指定できる

MalePlane 自体は WebKit を利用して Gmail と Mac OS X との間に立っているだけですが、そのおかげで Mail.app に近い、ネイティブアプリのような動作を実現しているというわけですね。

しかし、オフラインでダウンロードした GMail を読めるというわけではなく、MailPlane を使用しているときにはオンラインである必要があります。いずれ Google Gears のような技術でこのあたりが乗り越えられると面白そうです。

Windows でも利用できる同種のアプリケーションに、MOONGIFT さんが紹介していた GmZilla があります。こうしたオンラインとオフライン、デスクトップとブラウザの向こうとの境界を攻めるアプリが今後増えそうですね。

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Video for Merlin’s “Inbox Zero” talk | 43Folders

43Folders ネタが続きますが、先日 Merlin Mann が Google Tech Talk で講演をしていた内容とスライドが公開されていましたので、内容をかいつまんでご紹介します。

講演のタイトルは “Inbox Zero”。メールの受信箱の残りメールの数をゼロにするメール処理のアプローチについてです。

受信箱のなかで生きるのはやめよう

メールの受信箱は、放っておけば魔窟になります。まだ読んでいないメールや、まだ返事を書いていないメール、調べてから返事を書こうと思っていたのにそのままになっているメール、先方からの返事を待っているメール、遠い昔に親から届いたのだけれども返事をかかずにいて罪悪感だけが残って消せずにいるメール。これらが何百通も折り重なって手のつけようのない状態になっている人も多いのではないでしょうか？

その果ては、今日出席する会議や、やらなきゃいけない仕事なども受信箱のなかにたまったままになっていて、一日の始めが「さて、放っておけば火を噴くような懸案事項はなかったっけ」と、受信箱の捜索から始まっているようなら、それは “living out of the inbox” つまり「受信箱の中で生きている」のも同然だと Merlin はユーモアたっぷりにイントロダクションで言っています。

どんなに仕事が出来る人でも一日の「時間」と「注意力」には限度があります。その有限のリソースをメールチェックで埋め尽くさないためにも、メール管理自体を逆の発想で行わないといけないと Merlin は主張します。つまり、メールそのものを整理するのではなく、メールから action をはぎ取ってさくさくと消すか・アーカイブするという発想のアプローチです。これが、Inbox Zero の原則です。

メールを「処理」する

メールを「処理」するというのは、全てのメールに返事をすることではありませんし、全てのメールに付随する仕事を片付けてしまうことでもありません。

メールを「処理」するというのは、メールから予定なら予定、やるべき仕事ならやるべき仕事の情報を抽出し、カレンダーや ToDo リストなどといった別の場所に格納した上で、メール自体は消すかアーカイブしてしまうということを指しています。Merlin は GTD にも似た方法で次の５ステップでメールを「処理」することを提案しています。

1. 消去・アーカイブ： そのメールに対してとるべき行動がないなら、即座に消すか、とっておきたいならアーカイブしてしまいます。アーカイブ先はたった一つのフォルダにすることが原則です。フォルダを整理しているひまがあるなら、GMail ならラベル、Mac OS X なら MailTag のタグなどを貼り付けてアーカイブフォルダに投げ込みます。「あとで見つかるか？」と心配になるかもしれませんが、ラベルと、検索の力を信じましょう。
2. 転送・デレゲート： 転送するメールなら、即座に転送して、メール自体はアーカイブします。返事待ちになるなら、「返事待ち」などとラベルして、やはりアーカイブ。
3. 返信：その場で返信できるなら即座にやってしまう。この際にもなるべく５行で短く返信できるようにしておく。長いメールに対しても短く返事をすることをクセにすると同時に、同僚にも普段の会話で「自分はメールを簡潔に書くようにしている」と了解を取り付ける。
4. あとでやる： その場でできないことなら、ToDo リストのなかにタスクを書き込み、メール自体にはフラグを立てるか、「あとでやる」のラベルを貼り付けた上でアーカイブしてしまいます。
5. Do： その場で２、３分でできることなら、やっつけてしまい、メール自体も消すかアーカイブする。メールがスケジュールなどに関することなら、カレンダーに記入した上で、やはりメールは消すかアーカイブします。

GTD のインボックス処理と同じく、時間のかかる仕事をその場でやってしまうわけではないことに注意してください。あくまで、ここで行っているのはメールから action をはぎ取って安心できる別のシステム（カレンダー、ToDo リスト）に格納しているという作業です。action がはぎ取られたメールの残骸は、消してしまうか、あるいは将来のレファレンスのためにアーカイブしています。

こうした作業を、受信箱がゼロになるまで一気に行います。仕事が許すなら、自動受信機能なるべくオフにして、メールがやってくるペースではなくて自分のペースで１日に数回受信箱をゼロにもっていきます。

Merlin はこうしたプロセスを援護するコツとして、可能な限りメールから離れて一日に少ない回数でまとめてやること、返事する必要のないメーリングリストなどはフィルターを使ってはじめから処理しなくていいようにしておくこと、繰り返しの多い文章はテンプレートをなるべく作ることを挙げています。

Inbox Zero = メールのための GTD

Inbox Zero の考え方は、GTD をメールに適用したようなものです。

手紙のアナロジーのせいか、メールはなんだか大事にとっておいたり整理したりするものだと考えられがちですが、文中から大事な action だけを釣り上げながら、常にゴミ箱かアーカイブにむけて流してゆくスタイルのおかげで、メールに振り回されるのではなく、メールを操っている感覚が取り戻せます。この心が軽くなる効果は非常に大きいものがあります。

いま何百通のものメールが受信箱に入っていて困っている人は、ぜひ「古いメール」というフォルダに全てを投げ込んでみて、心機一転でメール処理を初めてみてください。常に残りメールの数をゼロにもっていくのはなんだかゲームみたいで楽しい物があります。

Inbox Zero については、43Folders で数々の記事になっているので、そちらもぜひご覧ください。

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「百式」経由で知ったのですが、Stikkit を開発している Values of n の新しいサービス、”I want Sandy” がベータになり、テスターを募集しているそうです。

詳細はまだ不明ですが、I want Sandy はバーチャルな秘書のように機能するツールで、メールの cc で呼び出すだけでスケジュールの入力、ToDo やコンタクトやブックマークの管理など、メールからやってくる情報の処理を受け持ってくれるのだそうです。

Stikkit がブラウザ上で “Breakfast at 7am” といった入力の “at” などのマジックワードに反応して、自動的に適切な処理をしてくれるツールなのに対して、I want Sandy はメールを通じて同じようにユーザーからの入力を自動的にパースすることでユーザーのやりたいと思っている動作をしてくれるようですね。

この発想はなかなかのものだと思います。メールからやってきたコンタクト、スケジュールといった情報を片付けてしまうために、現在は Google Calendar を別のタブで開いたり、GMail コンタクトをいじったりなどという動作をユーザーがしないといけません。簡単ですが、わりとめんどくさい操作です。

想像ですけれども、I want Sandy に、ユーザーとこうした様々なサービスとの間に立って適切な処理をかわりにやってくれる機能があるなら便利そうだなあと思います。というわけでベータテストに登録してみました。返事があったら、またご紹介します。

ツールを擬人化しているのも面白いですね。Sandy はすでに自分のブログも立ち上げています。ベータテストに入って「やっと仕事にとりかかることができてうれしいわ」とのこと。I want Sandy のページの下の方に、

Don’t let the fact that I’m not a real person come between us.
私が本物の人間じゃないからって、引いたりしないでね

と書いてあるのもなんだかほほえましいです。バーチャルなんですが。

「週４時間しか働かない」 ” The Four Hour Work Week”の著者 Tim Ferris は著書を上手にマーケティングする天才です。出版に先駆けた数週間で何人かのアルファブロガーを昼食に誘い出して、快活な人柄で自分自身と本とを売り込んだ結果、地球の反対側にいる私の RSS リーダーにも、ぜんぜん関係のない複数の情報ルートから彼の話が飛び込んできたのには驚きました。

Tim は起業家にしてプリンストン大学の客員講師。５カ国語を流暢に話し、世界中に散らばった企業を統括する経営者でありながら、タンゴの世界記録保持者でもあり、中国式キックボクシングのアメリカ代表、香港で人気テレビシリーズの俳優としても出演している、弱冠29歳の青年です。

最近彼のブログに、 「ロー・インフォメーション・ダイエット： 24時間でメール地獄から解放されて、仕事の能率を３倍に増やす方法」というチュートリアルが公開されています。

大量にやってくるメールにすべて応答するのではなく、無視すべきものを容赦なく無視することでメールに振り回されないスタイルを確立しようという実践的方法です。最近読んだものの中で一番刺激的、かつ、物議をかもしそうな内容でした。

ステップ１：メールチェックの回数は１日２回

まず彼が紹介しているのは、メールが届くたびに読むのではなく、メールをチェックするのは昼の 12 時と午後 4 時の２回だけと決めてしまうというテクニックです。一度にやることで、結果的にメール処理にあてる時間を減らすことができるというわけです。

非常に驚いたのは、Tim がこのルールを自分だけのものにせず、周囲に公言することをすすめている点です。周囲への認知をすすめることで、「なんで彼から返事が来ないんだろう。ああそうだ、彼は 12 時までメールを読まないんだっけ」と周囲の順応を促すのだということです。こうしたポリシーをたとえばメールで公表することをかれはすすめています：

皆様：

仕事の能率と効率をこれまで以上に向上させるために、私は今後メールのチェックを昼の12時と午後の4時の２回だけに制限するというポリシーを導入することにしました。

緊急の用件がある方はいつでも携帯 ***-**** までご連絡ください。

この新しいポリシーのもとでも、顧客のニーズを満たし、我が社のブランドイメージを維持することに貢献する所存です。またこのポリシーによって、本来の業務に集中し、クリエイティブな仕事ができるよう努力するつもりです。

みなさんのご理解とご協力に感謝いたします。

ポイントは、「このポリシーは自分が時間管理のできない無能な人間だから導入するのではなく、むしろ逆で、時間をきちんと管理して貢献したいから行うのだ」という前向きなアピールをすることにあると Tim は書いています。

さすがに部内にこんなメールを送りつけるのはどうかと思う場合は、ふだんの会話でこのポリシーを根回しするのでも良さそうです。むしろその方が日本的？

ステップ２： メールの数をそもそも減らす

実際ありがちで無駄な「了解しました」メールのやりとりを減らすために、普段から相手との間でどんな場合にメールに返信をするのかルールを作っておくのが有効だというのが二つめのテクニック。これもやはり公言してゆくことで周囲との黙約が出来るので、彼はメールに：

届いたメールに質問事項などがない場合、私はメールに返事をしないことがあります。これは「了解しました」だけの無用なメールのやりとりを減らし、お互いの時間削減のためだとご理解ください。メールのやりとりについて確認等が必要な場合はいつでも携帯にお電話ください。

という一文を追伸で付け加えるそうです。これも勇気があるなあ、と感心します。また、場合によってはよく人気作家やブロガーなどが使う次の一文を付け加えるそうです。

メールをありがとうございます。私はすべてのメールに目を通してなるべく多くに返事をしようと心がけていますが、受け取るメールの量があまりに多いため、ときとして返信ができない場合がございます。ご理解とご協力に感謝いたします。

こうすることであとで返事を送るという自由を放棄しないまま、他人の都合でこづき回されて仕事をするのではなく、自分のペースを作るのだということです。

また、このように仕事の時間管理に気をつけているやつだという印象を与えるのも、場合によっては有利といえそうです（逆効果なことも多そうですが）。

使う場合は気をつけて….

彼はこの二つのテクニックの根底にあるのは「選択的な無関心」という考え方だと表現しています。つまりは応じる必要がなさそうな情報・メールは容赦なく切り捨てていくという考えかたです。これには二つのことが前提条件となっていて、

1. 目標を定めて、目標以外のものは雑音だという態度をとらなくては、目に映るすべてのものが重要な気がしてくる。それでは情報の取捨選択なんてできない
2. すべての人を満足させようと思ってはいけない。それは自分が惨めになるための最短の道だ

という二つの考え方を受け入れなければ、ここまで思い切ったことはできないのだそうです。

さて、非常に刺激になったことはなったのですが、実際に上の文面のメールを部内にいきなり送ったら気が変になったのではないかと心配されそうなほどの思い切りの良さですね。職場のチームワークや、職種によってはそのままでは導入できない可能性が非常にありそうです。

ただ、こうした自分のポリシーに周囲を巻き込んでいくという考え方は非常に参考になります。偉そうでなく、狡そうにでもなく、誠心誠意でお互いの仕事の能率のためだという印象を相手に伝えることができるのなら、やってみる価値はありそうです。

毎日何十とやってくるメールですが、たいてい探しているのは「遠い昔のメール」か「最近開いた・送ったメール」です。この「最近」というのがけっこうくせ者で、２，３日以内ならすぐに見つかりますが、一週間くらいたつと、メールがどこにいったのか忘れてしまいがちです。こんなときに Mail.app の検索はあまり速くも正確でもないので（Google Desktop の方が速かったりすると最近気づきました）、スマートメールボックスを駆使した方がメールを瞬間的に探せるようになるという記事でした。

原文は英語でしたので、日本語版の Mail.app で作成したものをご紹介します。

すべての基本

これはすべてのスマートメールボックスの基本になるものです。インボックスに入ってきたメールを GTD の２分ルールで処理しているときに、「あとでこのメールにはアクションをとらないといけない」ということを示すためにフラグを立てておいて、フラグの立っているすべてのメールをあとでゆっくり片付けていったりします。

最近開いたメール／最近送ったメール

最近届いたメールではなくて、最近開いたメールをもう一度みたいということがよくあります。そんなときのために「最近開いたメール」を設定しておくと、古いメールでも最近開いてさえいればこのメールボックスの中に表示されます。

逆に、最近送信したメールも気になるものです。送信済みメールボックスが雑然としているのなら、このルールをもとに条件を付け加えて特定のグループに宛てたメールだけを隔離して表示するといいでしょう。「送信済みのメッセージを含める」にチェックが入っているのがみそです。

ある会社、都道府県、市外局番だけのメールを表示

これは知らなかった。Mac OS X のアドレスブックでスマートフォルダをあらかじめて作っておき、それを Mail.app のスマートメールボックスと連携できるという技です。まず、アドレスブックで絞り込みたいグループを作ります。

都道府県、市区町村、誕生日、電話番号、会社や部署なども複数指定できますので、「１都６県のコンタクト全員」とか「６月に誕生日のある会社の人」といったグループを作れます。次にこれを Mail.app の方で呼び出します。

ここでは「同僚」と定義したグループを呼び出しています。これで、アドレスブックで絞り込んだグループのメールが表示されるようになります。もちろん、上の「最近開いたメール」「最近送ったメール」などの条件と合成することで、自由自在に絞り込みができます。

以前紹介した Mailboxer がバージョンアップしたというニュースも入ってきていますので、人別のスマートメールボックスとあわせて使えば、およそ探せないメールはなさそうです。

こうしたファジー検索が Thunderbird にもあったら。近いうちに実装されそうですが。

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それらは、一つ目は思ったよりも便利だった「タグ機能」、二つ目は「フォルダービュー」、そして三つ目が「検索フォルダーと絞り込み検索」です。一つずつ軽くご紹介します。

タグ機能

タグというと、del.icio.us、はてなブックーマク的な、なんでもありのタグを想像すると思いますが、Thunderbird2 のそれはもうちょっと制限されていて、GMail でいうところのラベルのようなものです。

MailTagsを使っていてパワフルなタグ付けに慣れてきていた自分としては 「なーんだ」と失望しそうになりましたが、ちょっと使ってみると、これがなかなか使えます。

タグが少数しかないことを逆手にとって、例えば「緊急」「プロジェクト」「返答待ち」「Someday / Maybe」「レファレンス」といった GTD 的な区分を作ってみます。こうすると、メールを発信元で整理しているフォルダという横の次元と、そのメールがどのような性質のものかを示す縦の次元の二つで効率的な検索ができるようになります。

タグが複数設定できるのも、「緊急」かつ「返信待ち」というように、メールに備わっている複数の性質を表現できて、MailTag に劣らず非常に便利です。デフォルトの Mail.app だと１種類のフラグを付けられるだけですので、それに比べると格段に便利です。

フォルダービュー

フォルダービューは、左がわのフォルダーの横についている左右のボタンで、「すべてのフォルダ／未読／お気に入り／最近使ったフォルダ」が切り替えられるものです。

このなかでも、フィードリーダーのような利用を可能にする「未読」と、「最近使ったフォルダ」がよく使いそうな感触でした。この切り替えられるフォルダービューもカスタマイズできると良いのですが、今のところ次に説明する「検索フォルダー」をお気に入りに入れることでしかできないようです。

検索フォルダーと絞り込み検索

検索フォルダーは、Mac OS X の Mail.app のスマートフォルダのような機能です。複数の条件に当てはまるメールだけがここに表示されます。これだけなら、Mail.app と変わりないのですが、タスクバーをカスタマイズして「絞り込み検索バー」を加えると「Lifehack 検索フォルダー内の Someday タグのついたメールだけを選べ」といった複雑な検索をマウスだけで選ぶことが出来ます。

これら３つの機能は一つずつをとるとたいしたことがないように見えますが、組み合わせることで、メールを送り元／時間／内容の多次元で管理して素早く検索することが可能になります。

Thunderbird2 が GMail や .Mac メールとの連携を強めたことも、オフラインでのメール検索をできるだけ快適にしようという設計思想がみえて、なかなか好感がもてます。競合するオンラインツールと戦うのではなく、補完してゆくという考え方のようです。

MailTags を使っていなかったら確実に乗り換えていました。でも新しいもの好きなのでまだ気持ちがゆれています。

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• Edit your life, Part 6: A Media Fast： Fast というのは断食のことです。ですから、Media Fast は「メディア断食」となります。テレビにインターネット、ゲームに雑誌、漫画、趣味などをすべてやってる時間なんてない。思い切って「テレビ断ち」などをしてみると、それだけで時間があふれてきて、今まで必要以上にテレビを見ていたことに気づかされるという話です。大賛成。なんとなくつけているテレビは （最近は　Twitter も…） 敵です。
• GTDInbox: もともと GTDGMail という名前だった、Firefox + GMail で実装するメールによるタスク管理ソフトです。メールでタスク管理をしている人には良いツールになりそうです。
• Email as a task manager: さらにメールでタスク管理をしている人向けの話題。 todo@example.org のように、メールでタスクを投げ込むためのメールアカウントを作れば、１） メールを投げればタスク管理、2) メールを消せばタスク完了、3) サブジェクト／日付で検索、ということができるというアイディア。ポイントは、送信したメールがちゃんと残り、複数のマシンでもメールボックスがシンクロされるように、POP ではなく IMAP アカウントを使うという点。GMail が IMAP 対応なら実践するのに….。それとも .Mac のアカウントでこれを試してみようか。
• GTD を始める前に知っておくべきこと (via Lifehack.org)： 「最新の Web2.0 ツールを利用していようが、紙ベースだろうが、GTD が習慣になるまでには努力が必要」。習慣として身に付いてくると努力の割合は減るので、初心者の人も不安にならずにがんがん試してみてもらいたいです。（いつも読んでる Forgot the milk で日本語訳がされてました！）

特に「メディア断食」はいつも考えていたことでした。「いつかは○○しよう」と思っていても、その「いつか」が永遠にこないと思っている人はぜひ、まずテレビを引っこ抜くことから始めるといいかもしれません。ついでにネットも引っこ抜くといいのですが、まあ、それはそれとして。

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2. Links: ウィークリーレビュー、GMail Mail Fetcher
3. Lifehacking Diary： 2007-04-01

メールやブログの中に URL を書きたい、でも非常に長い URL がリンク切れしないように短く書きたいということがよくあります。

そんなときには URL を圧縮してくれる TinyURL といったサイトをよく使うのですが、URL をコピーして → TinyURL にアクセスし → 新しい URL を取得して → もとの場所にコピーして、というように手順が多くなるので面倒でした。

こうした作業を Mail.app や Safari といった Cocoa アプリの中からだったらショートカット一発で呼び出す Mac OS X のサービスが公開されています。これは便利。

インストールと使い方

この Mac OS X サービスをインストールをするには、TinyURL サービスのファイルをここからダウンロードし、解凍してサービスを ~/Library/Services にコピーし、再起動をするだけです。

すると Cocoa アプリの中ならいつでも URL を選択し、「Shift + ⌘ + T」 を押せば URL が TinyURL を利用して短くなります（Firefox は残念ながら Cocoa アプリではないので、このサービスを使えません）。Safari の URL 欄であれ、テキストボックスの中であれ、エディタの中でも使えるのはなかなか便利です。

注意したいのは、TinyURL は外部のサイトですので、社内メールなどで利用するのは適当ではないこともあるという点です。私も以前勤めていた場所で、TinyURL がブロックされていて使えないということがありました。

Mail.app で送ったメールにいれた URL がリンク切れにならないか気になる場合は、“<>” でくるんでしまうというテクニックが使えますので、あわせて利用するといいでしょう。

スマートメールボックスはその名の通り「頭のいい」メールボックスで、「特定の人物からのメール」「フラグの有無」「優先順位の高さ」「日付」といった複数の条件でフィルタリングしたメールを常にアップデートした状態で保持してくれています。組み合わせが可能だというのは実に便利で、たとえば「先週、某メーリングリストに流れていたメールでフラグを立てたもの」だとか、MailTag ユーザーでしたら、「特定のタグがついているここ一週間のメールすべて」といった仕事にあわせたフィルタリングが可能です。

なかでも便利なのが「人別のスマートメールボックス」で、特定の人物のメールがすべて一つのメールボックスで表示できるようにしたものです。これまでは人別のメールボックスをいちいち手で作っていましたが、いつもお世話になっているHawkWings 経由で知った小さなアプリケーション、Mailboxerがこれを自動で行ってくれます。

使い方

まず最初に、アドレスブックに Mailboxer と名前のついたグループを作成し、そこにスマートメールボックスを作りたい人のコンタクトすべて放り込みます。ここで注意ですが、Mailboxer を何の準備もなく起動すると、いままでメールが届いたすべてのコンタクトのスマートメールボックスを作ってしまいます（私の場合 500近く！）ので、この手順は必須です。

次に Mailboxer アプリケーションを起動し、注意書きを読んでから「Create Smart Mailboxes」をクリックすると、Mail.app が終了し、全自動でアドレスブックの Mailboxer グループに入っている人全員のスマートメールボックスが作成されます。デフォルトでは AB (AddressBook の略）というフォルダの下に作成されますので、適宜「人別」などとリネームすると良いでしょう。

問題として、アドレスブックそのものがまだ国際化対応が甘いので作成される名前が日本語での順「姓、名」ではなく「名、姓」の順で出てしまいますが、そこは今後の開発に期待したいところです。それどころか、Mailboxer のような機能がデフォルトで Mac OS X に付属してくれるのが一番だと思うのですが、これも今後の開発を強く希望したいところですね。

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Mail.app を速くするハック

ターミナルをひらいて、コマンドをいくつか入力する必要があります。ターミナルは「アプリケーション → ユーティリティー」のフォルダの中にあります。コマンドを入力する前に Mail を終了することを忘れずに。

ターミナルをさわるのはちょっと、という人は Applescript も紹介されています。

1. Mail を終了する
2. ターミナルを開く
3. 開いたウィンドウに向かって、
   cd ~/Library/Mail
sqlite3 Envelope\ Index
   と２行のコマンドを入力する。
4. sqlite>というプロンプトがでてくるので、そこに、
   vacuum subjects;
   と打ち込みます。
5. Control を押しながら D のキーを押して終了し、ターミナルも終了します。

Hawk Wings に行くついでに、彼の紹介している「Mail.app を使いやすくするプラグイン、スクリプト、ウィジェットの一覧表」もぜひご覧ください。特にトップ10のツール／プラグインは要チェックです。

自分で試してみた感想

最適化前と後とで、Envelope データベースの大きさを 20% ほど小さくすることに成功しました。印象として、いままでスレッドメールを開くときに特にそうでしたが、クリックしてから開くまでに動作が「もさっ」していたのが、さくさくと開くようになった感じがします。