先日情報カード式のタスク管理サービス Pegby を紹介したばかりですが、やはり机の上でカードをつかって頭を整理したいという人もいるかと思います。

よくここで利用するのが、英語圏では index card と呼ばれる 5×3 インチのカードです。コクヨだと「シカ-30
」の型番がこれにあたります。紙の上質で使いやすいのですが、横型の横罫なのでタスクをたくさん書くのには裏側の方眼を使うほうが便利になります。

縦型・横罫だとコレクトの「C-353」になるわけですが、シカ-30同様、どうしても100枚230-300円くらいになります。人によっては高いと感じる人も（私はダース買いしますが…）。

そこで使えるかもしれないのがこちら、100円均一ショップのダイソーでみつけた100円情報カードです。

どうでしょう。ちゃんと縦型・横罫、しかも両面の情報カードになっています。

私などはこの薄い赤い表題部分の罫線と点、そしてその下の薄い青い罫線をみていると、アメリカの学校の図書館で使っていた図書カードが懐かしく思い出されます。

シカ-30は多少厚めの良い紙を使っているので、数枚を片手に持てばそのまま書くことができますが、ダイソー版情報カードは薄いので手持ちでの書き込みには向いていません。

しかし逆に、机の上でぎゅんぎゅんと使いまくるのにはこれでまったく十分です。1000枚買っても1000円ですしね。これなら束で買えるのではないかと。

しかし一度だけ見たことがあるダイソーのモレスキンクローン、通称「ダイスキン」は見当たらなかった…。

この記事に関連した記事:

1. 便利な Google ブックマークレット１０種類
2. 記事を読み進めるとオススメ記事を表示する Slide for SimpleReach を導入してみた
3. 情報カードハック：再利用可能な情報カードの作り方

情報カードの新たな使い方、 43Tabs を提唱した「野ざらし亭」の亭主が Gihyo.jp で連載を始めておられます。いかにして著者が GTD から PoIC へ、そして両方のメリットを併せ持った 43Tabs を作るに至ったかが連載のテーマとなるそうです。ブログのエントリよりも詳しい内容が読めそうなので、一介の情報カードファンとして期待大。

思うのですが、コンピュータが台頭するまでは、 情報カードは乱雑な情報を脳みそからいったん降ろして整理するのに最適なツールでした。現在でも情報カードは有効ですが、いかんせん処理が求められている情報が多すぎるので 「検索性」でコンピュータに劣ってしまっているのが現状ではないでしょうか。

だからといってコンピュータがそんなに優れいているかというとそうでもありません。大量のデータを処理できるからといって、大量の創造性は保証してくれないのがコンピュータのような気がします。

当面は両者を使いこなすことが、創造性豊かな知的生産の秘訣になるのかな、などと希望の半分混ざった事を考えています。Hipster PDA、Moleskine、PoIC、43Tabs は紙だからこそ私たちのそばにいてくれる心強い味方です。

もっとも、コンピュータの台頭よりも今恐れているのは、一連の再生紙関連の不祥事のせいで紙製品が削減されないかということですが…。

p.s.

Twitter で @thinkeroid さんに指摘されてはじめてこの記事に気づいたのですが、記事の文中にGTD を紹介した私の古いホームページが引用されていて感激してしまいました。自分も仕事が苦しくなる中で GTD に出会ったのでしたが、あのころを思い出します。

ドメインごと消える運命にあったはずなのですが….はて、どうして存続してるんだろう。

この記事に関連した記事:

1. これが情報カードシステムの進化形：PoIC + 43Tabs
2. 便利な Google ブックマークレット１０種類
3. Gihyo.jp の連載「アナログツールでライフハック」

アナログツールの話題が続きますが、「シリアル・ポップな日々」の akizukidさんの連載「アナログツールでライフハック」の第二回 「いつでもどこでも Hipster PDA」が Gijyo.jp に掲載されていて Hipster PDA の基本についてまとめられています。

カードとクリップさえあれば、Hipster PDA は誰にでも作れますけれが、「サイズは5×3 インチじゃなきゃいけないの？」とか「罫線付きのカードはどう使うの？」などといった実践的なところについて書いてくれている記事は存外少なかった気がします。たとえば以下の部分：

情報カードの大きさについて，43 Foldersのオリジナルでは5×3インチ（日本では125mm×75mm）を使うようですが，たとえば名刺サイズ（91mm×55mm）でもいいかと 思います。筆者は最初名刺サイズの情報カードを使っていましたが，スペースがさすがに小さいと感じて5×3サイズに変えました。名刺サイズの利点として は，グッズが充実しているところでしょうか。日頃使っている名刺入れに忍ばせておくことなどが可能です。

これを読んで、「そうそう、名刺だとタスクが書ききれないんだよ！」「でも収納ケースは名刺の方が圧倒的に多いんだよなあ」と共感する事しきりでした。写真のみで文中では説明がありませんが、コクヨ・シカー３０のカードを Hipster PDA に利用する場合、方眼になっている裏面を使うほうが便利なんですよね。なんだか自分もいつか通った道なので、非常にわかります。

このような Hipster PDA の作りかた、持ち運び方、書き込み方などについて、この連載では非常に実践的に書かれているのでおすすめです。紙面からアナログツールに対する愛情がひしひしと伝わってきます。

ちなみに私も Hipster PDA 用にはコクヨのシカー３０に、最近は Life J888 のカードの二種類を愛用しています。こういうマニアックな話をいつかオフ会などでできるといいなあ。

連載はこれから当ブログでも一押しの Moleskine 手帳、そしてトラベラーズノートに向かって進んでゆくそうです。アナログツールファンの方はぜひ RSS 登録を。

この記事に関連した記事:

1. 便利な Google ブックマークレット１０種類
2. ライフハック交差点 (2) デジタルとアナログを渡り歩く
3. 年度末恒例 GTD 再実装

43Folders ならぬ 43Tabs | blog: 野ざらし亭

日々入ってくる情報やタスクと、時間とともに蓄積されてゆく情報とを同時にバランスさせることは、今のナレッジ・ワーカーにとって必須のスキルです。私はこれらのを二つを勝手にフロー型とストア（ストック）型の情報管理と呼んでいて、この区別を意識することがまずは情報に吞まれないための第一歩だと考えています。

Gihyo.jp の記事では情報カードをストア型に位置づけていたのですが、それは私が情報カードを：

• トリビア、気に入った言葉、熟成の必要な情報など、いつ有用になるのかわからない情報
• カテゴリ分けが困難で、カードが蓄積されることでしだいに相互の関連が見え始める類の情報

に割り当てているからです。最近ワインを飲む趣味を始めましたが、自分の経験が深まるまでは産地の区別やブドウの品種だとかの分類をあらかじめやろうとしても失敗するのは目に見えてますので、ワイン一本カード一枚というように今はひたすら情報を投げ込んでいます。これが百枚も集まった頃に、それまで意識していなかった「構造」や「関連」が見えてくるのが今から楽しみです。

しかし、自分が考えていた情報カードの欠点を実に鮮やかに乗り越えている手法が blog: 野ざらし亭で紹介されていて、目からウロコが落ちる思いでした。その名も 43Tabs。または Pile of Index Card の考え方と組み合わせて、PoIC + 43Tabs です。

考え方としては、「３日後に実行」などいった未来の、ジャスト・イン・タイム性が要求される部分は Tickler File のように管理し、もはや過去になったカードは PoIC 的に時系列で管理してゆくという単純なシステムです。単純でもこのやり方が強力なのは、全てが時間で串刺しにされた管理方法だからです。しかも、過去と未来の区別も明確になっていて、システムの中に「時間の経過」が組み込まれています。

私はフロー情報とストア情報はツール自体を分離して管理していますが、フローからストアに自然に移行してゆくような、時間経過に意味のある情報管理には、PoIC + 43Tabs の方が優れていそうです。

自分自身の情報インプット戦略を見直すことは、クオリティの高いアウトプットを生み出すための戦略にもつながります。リアルタイム性やデジタルが要求される今ですが、アナログなツールでも強力な情報管理システムが作れるのは心強いですね。

この記事に関連した記事:

1. 便利な Google ブックマークレット１０種類

Index Card Hacks | Lifehack.org

どんなに情報時代が進化して、攻殻機動隊ばりに脳内で情報のやりとりができるようになったとしても、私が情報カードを使うのをやめることはないでしょう。英語の表現にもあるように「死んで冷たくなった僕の手の中からむしり取らない限り」というやつです。

石川九楊氏が「筆蝕の構造」という本で述べているとおり、キーボードで作られた文字はどこか「話し言葉」に近く、同じように「宿題をすること」というタスクを書いたとしても、手で書くのとキーで打つのでは、どこか手で書く方が重さがあるように感じます。あくまで感覚的なことではあるのですが。

情報カードを愛する人はその偏愛ゆえか、いろいろな工夫をいとわない人が多い傾向にあるようですが、そんな人におすすめな「たて長情報カードのつくりかた」と「再利用可能な情報カードの作り方」という二つのテクニックが Lifehack.org で紹介されていました。

特に二つ目の、同一の内容で繰り返し使うカードにの作り方が面白かったのですが、それは以下の通りです。

1. 毎回利用するチェック項目をあらかじめカードの右側などに書いておくか、印刷しておく
2. 左側のチェックボックスの上に、透明のセロハンテープをはりつける
3. 使うときには、ホワイトボート用のペンでチェックボックスを埋めてゆく
4. 再利用するときにはティッシュなどでインクを拭き取る（このとき右側の文章部分が汚れないように、右から左に拭き取る）

永続部分をペンで書いて、チェックを鉛筆で書くのでも同じようなしくみを作れますが、消しゴムを使うよりはティッシュか指でささっと消せるのが小気味よいですね。

同じようにホワイトボードマーカーで書いて消すことのできる素材としてプラスチックや幅広のテープなどがありますが、これらを使って Hipster PDA のうしろにマインドマップ用のミニキャンバスを作ることもできます。

万人向けとはいえないマニアックな使い方ですが、アナログツール愛好家はぜひ試してみてください。

この記事に関連した記事:

1. 便利な Google ブックマークレット１０種類
2. CNN.com に David Allen と GTD の記事
3. What is LifeHack ? (for me, at least)

今週末から来月のあいだ、二回に分けて長期の海外出張です。出歩くことが多いので、ベータ版の OmniFocus で維持している GTD プロセスをいったんカードに移行することにしました。

そこで今回使うことにしているのが、Moleskine ファンにはおなじみ、Moleskine Memo-Pockets （小）です。見た目は普通の Moleskine ですが、蛇腹になっていて６つのポケットがついているものです。ふだんはレシート、プリペイドカードなどが入っていますが、今回は６つのポケットにそれぞれコンテキストを与えて、5×3 情報カード（コクヨ・シカ-30）でタスク・プロジェクトを管理することにしました。

それぞれのポケットは：

• Inbox：当面の思いつきなどを放り込む場所。毎日ゼロに持っていく。
• 仕事：出張先の方が仕事が進んだりするので、それをマネージするためのポケットです
• ブログ：出張中にこのブログを維持するためのネタ帳、作業リストなどです。
• オンライン：出張中はネットに接続できる場所と時間が限られているはずですので、時間をむだにしたくありません。ネットにつながったらやることを全てここに入れておきます。

のこり二つのポケットはいつもどおり紙くずとか、個人的なもののためにとってあります。写真で見るとおり、蛇腹は思い切りのばすと自力で立たせることも可能ですので、こうして立たせたまま毎日のインボックス処理ができます。

情報カードの入力方法

いずれもっと使いこなせるようになったら詳しく紹介しますが、私はタスク・プロジェクトを１枚のカードに書き入れるようにしています。カード上部に「表題」を書いて、下に完了条件を書きます。

ありがちなのは、タスクのつもりで書いたら、実は複数の工程が必要な「プロジェクト」だったという場合です。そのときはカードの右上のボックスに印をつけてそのカードを「昇格」させ、複数のタスクを裏側に書きます。コクヨの情報カードはほとんどが裏が方眼になっているので、こういうときに便利です。

さて、これで移動の準備は完了。あとは出張先で発表予定のプレゼンの準備だけか…。

この記事に関連した記事:

1. 便利な Google ブックマークレット１０種類
2. Moleskine 手帳でハイパーテキストを実現する
3. 人生の航海日誌に Moleskine ノートを

本州の大半では台風が直撃したせいで、旅行に行こうとしても鉄道も飛行機も 503 な方が多い連休だったのではないでしょうか。影響を受けた皆さん、お疲れ様でした。

私は軽い風邪をひいていたせいで遠出をするわけにもいかず、自宅近くで静かにしていました。

モスバーガーで Molskine にひとしきり最近あった出来事をまとめてキャプチャーしてから、ちょっと時間がありましたので、情報カードを使ったブレイン・ダンプをしていました。時々やるのですが、これは：

• 今抱えている仕事を全て一つ一つカードに書き出します。一つの仕事に一つのカードです。
• やることが明確になっているなら、目的や、リソースや、次のタスクなどを書き加えますが、どうすればいいかわかっていないカードは空欄のままにしておきます。
• あとはこのカードを並び替えてゆくだけ

というタスク遊びの一種です。まさに端から見れば、ただの一人遊び。机に並べたカードをにらんでうーんとうなってみたり、指折り何かを数えてみたり、奇妙な光景だと思いますが、私にとっては、これが頭を整理するのに役立っています。

頭の中で考えるのではなくて書き出すというところまでならノートでもいいのですが、カードを使うおかげで拾ってみたり、並び替えたり、一つのカードを二枚のプロジェクトに分けて元のカードをパージしたりして、だんだんとタスクが明確になってきます。また、テーブルの上を「緊急性・重要性」の二次元マップだと想像して、何が緊急なタスクで、何が重要なタスクかを並べてゆくうちに、なんだか関連性が見えてきます。

でもこのカード並べ、一度崩してもう一度やっても同じ並び方にはなりません。それだけ自分の重要度の見積もりが下手なのか、それともこうした見積もりにはそもそも遊びが必要だということなのでしょうか？

仕事をせずに、仕事について考えるだけのゆっくりとした昼下がりでした。

この記事に関連した記事:

1. 便利な Google ブックマークレット１０種類
2. Lifehacking Diary： 2007-04-11
3. [LifeHacking Diary] とにかくβ版を出してしまおう

iGTD、Omni Outliner、Omni Focus のようなデジタルなタスクマネージメントに慣れてしまうと、コンピュータの前に座っている限りはタスクをすいすいと加えることが出来るので便利なのですが、いったんコンピュータから離れると頭の中に思いついたタスクやプロジェクトが行き場をなくして困ったことはありませんか？

そんなとき手帳にユビキタス・キャプチャーを行ったり、Hipster PDA で情報をささっとメモすると便利です。Hipster PDA は単にインデックス・カードを束にして持ち歩き、思いついたタスクをそこに書き留めてゆくという手法です。外出先から戻ったら、書き込んだ紙の束は inbox に投げ込んで、あとでしかるべき時にデジタルなツールと「シンク」してしまうという考え方の上に成り立っています。

ただ、いつも感じていたのは、白紙のインデックス・カードは自由度が高いので気ままに書き込むことができていいのですが、あまり自由がありすぎても、今度はデジタルツールに入力するときに困ってしまうということです。

そこで、iGTD などに入力するときに便利なようにあらかじめ意識した Hipster PDA のテンプレートを作ってみました。デジタルツールへのシンクを意識しているので、SyncMemo と名付けてみました。

SyncMemo の使い方

今回公開するのは Project を入れるためのテンプレートです。見てくだされば使い方はだいたいわかると思いますが、次のような記入欄があります：

1. プロジェクトの名前、あるいはゴールを入力する欄
2. デフォルトのコンテキストを入れる吹き出し
3. タスクと、そのコンテキストを入力する欄

なんでデフォルトのコンテキストと、一つ一つのタスクのコンテキストを分けているかというと、理由があります。

たとえば 「あ、家の電球を替えないといけない」 というプロジェクトを思いついたとします。ゴールの欄には一行で「電球を替える」という文章を入れて、デフォルトのコンテキストの吹き出しには「自宅」などと入れるといいでしょう。

さて、このプロジェクトを実際に完了させるためには、「ワット数を確かめる」、「電球を買いに行く」といったタスクをこなさないといけないと思います。ここで「ワット数を確かめる」 のは自宅コンテキストでいいので空欄にしておきますが、「電球を買いに行く」のは自宅ではありませんので、困ったことになります。そこで個別のタスクの「＠」のあとにそのタスクのコンテキストを書きます。たとえば「コンビニ」といった具合です。

このカードのままでも ToDo リストのように使えますが、iGTD や OnmiFocus などソフトとシンクロさせるときには、この紙を inbox から取り出し、プロジェクト名、タスク、コンテキストを対応するままに入力することになります。

これから買い物にいくところで、買い物リストをすぐに作りたいなら、貯まったカードを目で追いかけて 「コンビニ」 と書かれているタスクを全て拾っていけばいいことになります。

私はデザイナーではありませんしまだ改良の余地はあるとは思うのですが、しばらく使ってみて、基本的な考え方は実現することが出来たような気がしますので、ひとまず公開してみます。制作には Omni Graffle Professional を用いており、だいたいの制作時間は２時間くらいでした。

Creative Commons ライセンスにて、PDF ファイルを公開いたします（そのうち、もとの Omni Graffle Professional ファイルも公開します。もうちょっとカードの種類がたまったら）。

• ダウンロード

PDF は 5×3 のインデックス・カードを縦置きにした状態での寸法で作成しています。おもちのプリンターで、カスタムサイズを定義できるなら、75 mm x 125 mm に設定して印刷を行ってください。Mac OS X での詳細は先日紹介しましたので、参考にしてください。

私は Canon の PIXUS MP600を利用していますが、周辺の余白を 0 に定義して、Mac OS X で若干の調整の上で問題なく印刷できています。プリンターによっては多少拡大・縮小が必要かもしれませんので、最初は苦労かもしれませんが興味のある方はトライしてみてください。

まだいくつかのメモのアイディアがありますので、今後も使い込んで納得のいったものから順次公開しようかと思います。素人の作るものですので、改良点やアイディアなど歓迎です。Enjoy!

この記事に関連した記事:

1. 遊び心の自作手帳、「トコだけ手帳」
2. OmniFocus のスクリーンショットが公開。β版の配布も近日の予定
3. GTD アプリの最前線、OmniFocus α版を試してみました

たぶん情報カードを愛する人はみなそうだと思うのですが、情報カードを入れるためのケースには苦労しています。むかしはちゃんとフタが閉まり、高級感のあるクロス張りの情報カードボックスが販売されていたのですが、もはや非売品。B6 カードにはコクヨ 情報カードボックス [シカ-312]があるのに、5×3 のケースはないですし。

というわけでまた自作しようかと考えていたところに、Pile of Index Cards で「折り紙ポッド」なるカードケースを自作方法が紹介されていました。PDF もダウンロードできます。イメージとしてはアコーディオン型に折りたたまれたカードケースで、GTD 的な 43folder や、プロジェクト・カード入れとして使えそうです。

ゴールデンウィーク後半に思わぬ楽しみが増えました。何個か作って練習してみることにしてみます。

最近ちょっとハマっている作業がありまして、その作業のために各種情報カードの寸法の紙を Mac OS X のアプリケーションから印刷できるように設定できるようにしています。使用しているプリンタは Canon PIXUS (ピクサス） MP600 ですが、その他のプリンタでも自由サイズの用紙印刷をサポートしているプリンタなら大丈夫なはずです。

Mac を使い慣れている人には当然のことだと思いますが、ちょっと調べてみてあまり紹介されていないようでしたので、自分への備忘録もかねて書き残しておきます。

新しい用紙サイズを定義する

1. Safari など、どのアプリケーションでもいいので、メニューから「ファイル → ページ設定」を選びます。ここで「カスタムサイズを管理」という項目があるのでこれを選択します。

2. サイズを入力します。例は 5×3 インチの情報カードを Hipster PDA 式に縦に入れた場合のサイズですので、横 7.5 cm、縦 12.5 cm にしてあります。

3. 印刷のときに「用紙サイズ」を A4 ではなく、新しく定義した大きさで印刷します。プリンターによっては、若干の拡大縮小が必要だったり、余白を調整して印字が中央になるようにもっていきます。

その他のサイズ

自分が利用するサイズもいくつか書いておきます。

• 5×3 インチ情報カード：縦 75mm, 横 125mm
• B6 （京大型）情報カード：縦 128mm, 横 182mm
• フランクリン手帳（コンパクト）：縦 171mm, 横 108mm

さて、Mac Book に Windows Vista をデュアルブートでインストールしたことですし、おなじ設定を Windows でもやってみることにしますか。この「情報カードリフィルを自作する」という話は５月からいろいろ紹介してゆく予定です。

(update: Covey 手帳の寸法の縦横を間違えていました。訂正）

GTD でいうところの「プロジェクト」とは「２つ以上のアクションをともなう作業」です。たとえば「会議の予定を決める」というタスクであっても、1. 参加者全員の予定と議題の確認、2. 部屋の予約, 3. 連絡メールの作成と送信、というステップに分かれている以上、それはプロジェクトであると考えます。この場合、「会議の予定決め」はプロジェクトリストにいれて忘れないようにしつつ、ToDo には実際の行動、たとえば「会議の議題と予定について A, B, C さんに電話」という明確なアクションをいれてゆくことになります。理想的には、プロジェクトリストから ToDo リストに加えるべきアクションを次々と生み出してゆき、もうアクションが作れなくなったら、プロジェクトは「完了」ということになるわけです。

…というのは机上の論理では美しいのですが、実際やってみるとプロジェクトリストの中に ToDo らしいもの、ToDo リストのなかにプロジェクトみたいなものが入り込み、さらにモヤモヤとした考え事の断片が両者に入り込んですべてが Inbox になっていってしまいます。これに対策はあるのでしょうか？

David Allen 曰く…

こまったときは原典をひもとけ、というわけで Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity の７章 (p155) を読んでみると、こういうくだりがありました。引用しますと：

「プロジェクト」リストはやろうとしている作業の計画だとか、ディテールについて書いておく場所ではないし、優先順や緊急度でアレンジするように苦心するべきでもない。それは単にあなたにとって「完了した」という気がしないすべてのものの一覧表にすぎないのだ。
（中略）
覚えておかなくてはいけないのは「プロジェクト」を「実行する」ことはできないということだ。実行できるのはプロジェクトを完了にもっていくために必要なアクションの一つ一つだけだ。

本には「プロジェクトリストのこのように書け」という例は載っていませんので想像するより仕方がないのですが、David Allen はさまざまなインタビューで「気になることを安心して頭から追い出せるなら、腕に書くのでもいい」と方々で言ってます。重点は頭から追い出すことであって、プロジェクトリスト上でプランニングをすることではないということになります。つまり、プロジェクトリストは思い切って簡単にすることが重要だということになるみたいです。

もうひとつ気づいたのは、失敗したプロジェクトリストをみていると ToDo とおなじような文体で「○○を××する」ということがたくさん書いてある点です。「〜する」というのはアクションを想定しているので、非常に ToDo っぽい印象を与ええるのです。これがプロジェクトのリストを骨抜きにしている一因と考えることができると思います。

いま取り組んでいる一つの改善点は、こうしたToDo 臭く聞こえるプロジェクト名を、「達成すべき状況」を意識したものにしたり、あるいは「単なる呼称」にもってゆくことです（冗談みたいですが、おかげで私のプロジェクトリストには無駄にかっこいい「本棚２段目整理計画」だとか「事務書類作成プロジェクト」などという名称が飛び交っています。趣味が入りまくり）。

プロジェクトリストは一つ、ToDo は複数（重複あり）

目からうろこが落ちたのは、小山龍介氏の “Time Hacks!” （東洋経済新報社）の「ToDo リストは複数持つ」という項目でした。スケジュールや、「忘れもの」がないことを保証するプロジェクトリストは一カ所に集約されていることが必須ですが、それに対して ToDo リストは複数あったり、中身がある程度重複していてもかまわないという話でした。

氏はこれを ToDo に冗長性を持たせるという言葉で表現していて、なるほどと納得しました。たとえば忘れずに果たすべきアクションが「書類の提出」であるなら、ようはそのアクションを行うことが重要なのですから、完璧な ToDo を手帳であれ、オンライン上にであれ作ろうとして苦心するよりも、手元の Hipster PDA であれ、Google Calendar であれ、手のひらであれ、目につくところに重複して書いてでも忘れずにやってしまうことのほうが重要だということです。

ToDo が重複していたところで、一目で「あ、終わってるじゃんこれ」と気づくわけですので、それを消すのに１秒かかる程度で、問題はまったくないというわけです。この項目を読んだだけで、いままで理想の ToDo を探し求めていたのが「てきとうでいいのかあ」と軽くなりました（それ以外にも、この本は氏のハックで人生の質を良くしていこうとする前向きな考え方が随所に見いだされる好書です。ぜひおすすめします）。

というわけでちょっとまわりくどくなってしまいましたが、ToDo にいれるべきでないもの、アップデートで陥りやすい落とし穴、そして GTD のプロジェクトリストとの違いについてまとめてきました。明日は最後に、コンテキストの分け方と、Hipster PDA 上で作った ToDo について書くことにします。

この記事に関連した記事:

1. ToDo リスト再考 (1) ToDo にいれてはいけないもの
2. ToDo リスト再考 (2) ToDo のアップデート
3. どんな ToDo リストを使ってる？

いつの間にかたまっていた、アクション付けのされていない雑多な書類、物品、フォルダーの類いを一斉に見直して、処理しきれないものは「後で手を付ける」という箱に封印しています。それと同時に、いったん Hipster PDA も新しいものにして、形だけでも新年度を前倒しで始めようとしています。

また、これが一番大事なのですが、あいまいになりつつあった自分ルールをもう一度再確認して、効率の良いワークフローに再実装しています。これから数週間、試していることをいくつかのエントリに分けて書いてゆくことにします。今日は作りかけの Hipster PDA とワークフローについて。

新しい Hipster PDA

Hipster PDAは43foldersの Merlin Mann が提唱した紙製 PDA で、ようはカードをクリップでとめただけの束です。カードを持ち歩くくらいなら手帳でもいいじゃないかという話もあるのですが、いつでもどこでも思いつきをキャプチャーして書き留め、それを PC やカレンダーに「シンク」させたあとは使い捨てるという気軽さを維持するのはやはりカードが良いのです。Hipster PDA と命名するのには、PDA のように PC などとシンクロさせて使うという、「使い方」を前面に押し出す意味合いがあるのだと私は考えています。名が体をあらわす、というやつですね。

自分はこよなく情報カードを愛していますので、Hipster PDA を作るのも、もちろん情報カードです。いまは２種類のカード、ライフの5×3 情報カード（6mm 方眼、型番J888）と、コクヨのシカ-30 を使い分けています。

見出しには、やはりライフの 5×3 仕切り見出し（型番 J116) を使用していて、いくつかのカテゴリにカードを分けています。見出しは今は「@work」と「@home」と「projects」の三つですが、これをいま再検討中です。

最も表紙のカードは inbox になっていて、思いついたことはここにサクサク書いていきます。このとき、この情報、思いつきをどこにシンクロさせたいのかを矢印で書いておくようにしています。例えばカレンダーに入れる約束事は「→ cal」とか、あとで詳細に書き残しておきたいことについては「→ Moleskine」というようにです。

後ろの方には D*I*Y Plannerからとってきたメモをいくつか印刷して加えていますが、手間が多いので一度にたくさん作ったものだけを使うようにスタイルが変わってきました。

新しいルーチンをつくる

Hipster PDA を作ったりするのは楽しいのですが、見た目も実情も仕事とは関係なさそうに見えるので職場ではできません。むしろ職場でいま空いた時間に再検討しているのは「自分ルーチン」です。

たとえば自分にとっては「新しい論文を入手したときのフロー」です。仕事柄たくさんの論文を読んでいますが、新しい論文はメールで届きますし、人から伝え聞きますし、ウェブで検索すればざくざく出てきますし、最近の論文の PDF は参考文献がリンクになっていて、自動的に DOIを参照して PDF を拾ってくるのもありますので、情報を集め始めるとあっというまにデスクトップはアイコンの海になってしまいます。

今回のレビューで気づいたのは、「あとで忘れるといやだな」という恐怖心だけから必要のない論文の PDF まで（500個近く！）ダウンロードしていたケースが非常に多いことです。そこでワークフローに変更を加えて、「新しい論文は直感で振り分けて、絶対必要なものはダウンロード、それ以外は Endnote Web というオンラインの文献リストにとどめておく」「Endnote Web のリストは毎週すべて捨ててしまう」という自分ルーチンを今試験中です。

こうしたルーチンを今月のうちにいくつか作成してゆくことになると思います。ちょっと思いつくだけでもアップデートする必要があるのは「メールのルーチン」「デスクトップのファイル整理のルーチン」「リファレンスの整理方法のルーチン」です。どれもこの一年で無理が生じてきているものです。できあがったら、順次、恥じらいもなくここで公開する予定です。

この記事に関連した記事:

1. Zotero: Firefox で簡単に文献管理