一つの巨大な机のうえに、だーっと全ての考え事や、心配事、そしてやろうと思っていることを並べて一目で把握できたらよいと思いませんか？ それをウェブ上で、そしてiPhone上でかなりの線まで実現してくれるのがWunderkitです。

Wunderkitはウェブ版のサービスと、それと緊密に同期するiPhone版から構成されています（OS X版のクライアントもありますが、中身はウェブ版を呼び出しているだけです）。

Wunderkit の最大の特徴は「ワークスペース」という単位でタスクやリストをいくらでも分割できる点です。たとえばOmniFocus のようなタスク管理アプリを使う際に、ときおり思うのは「家族」「仕事」「趣味」といったスペースにわけることができれば便利だということなのですが、Wunderkitは最初からそれを考えた設計がされています。

簡単でいて、膨大な考え事を整理するのに使えそうなツールとして、出会った中では久々に「これは」と思いました。そのWunderkitの特徴について簡単にまとめておきます。

ワークスペース・リスト・タスク

Wunderkitにログインすると一番左にワークスペースのカラムがあります。ここが「仕事」「趣味」といった範囲毎に設定することができるスペースです。

ワークスペースは「公開」に設定して、他のユーザーによってフォローすることができます。たとえば Lifehacking.jp 用に仮に作ったワークスペースはこちらです。

このフォロー機能を利用すれば他のユーザーからワークスペースにコメントをもらうことができますので、なかにはこのワークスペースをカスタマーサポート板のように利用している会社もあります。

ワークスペースを選択したら、ここにはタスクか、ノートを追加することができます。タスクは文字通りタスクで、ノートは任意のリッチテキストを資料として貼り付けることができます。

ワークスペースを開けば、そこにはリストを追加することや、タスクを追加するための UI があります。このあたりは Flow に似ていますね。もちろんタスクのドラッグ＆ドロップの移動などにも対応しています。

WunderkitをGTDに使う

Wunderkitはタスク管理アプリとしてはかなり基本的で、日付を設定できる以外は開始時間や終了時間といった複雑な情報の割り当てはできません。

しかし「ワークスペース・リスト・タスク」という階層構造はなかなか強力です。たとえばGTDの要領で頭のなかのすべてを書き出そうとしているとしましょう。その場合：

1. 「仕事」「過程」のワークスペースを作成
2. すべてのプロジェクトは「リスト」で管理
3. 頭のなかにあることをすべてをタスクとして書き出す

とすることができます。

複数の人でコラボレーションをしている場合でも、関係者をワークスペースに招待してそれぞれの責任分野でリストを割り当てて、互いにお願いするタスクを書き出してゆくこともできます。もちろん、タスクにコメントを付けることもできますので、会話をしながらタスクの割り当てができます。

ソーシャルなタスク管理サービス

Flowもそうですが、タスク管理にソーシャルな側面を取り入れる傾向が続いています。Wunderkitはそれをもう一歩推し進めて、ワークスペースをフォローするといった概念も加わっています。これはタスクの実施者とオブザーバーという風に役割分担を行うことにも利用できますし、作業の進捗をオープンにして進める場合にも利用できます。

Wunderkitにはその前身にあたるタスク管理アプリ Wunderlistがすでにありますが、Wunderkitはそれにソーシャルの層をかぶせてきたような正当な進化をしています。

今日はひとまずここまでにしますが、時間があったらウェブ版の使用感、iPhone 版の使用感についてもまとめておきたいところです。

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Pegby in Two Minutes from Pegby on Vimeo.

「やるべきこと」が複数の分野にまたがって次々とやってくるとき、机の上に一枚の紙をおいてDoingリストを作ることでなんとか頭がパンクせずにいられます。

本当に作業が多い時には、情報カードを複数用意してタスクからタスクへと、まるで船から船に飛び移るような気持ちで作業をこなしているときもあります。

この、紙でなければできなさそうな管理方法をブラウザ上で実現することができる Pegby というサービスが Lifehacker で紹介されていましたので、早速使ってみました。

紙のように手軽で、紙にできないことをやってのける、これはなかなかよいバランスをもったサービスです。基本無料で利用できますが、珍しい課金方法もしているのであわせてご紹介。

カードのストリームを自由につくる

Pegby にログインすると、次のように、まるで Tweetdeck か Hootsuite のような複数のカラムが表示されます。基本的な利用方法はカラムの上部に存在する「＋」からカードを追加して、好きにカラムを移しかえていきます。

カードは互いに積み重ねることもできて、その場合複数のカードの表題が並んで表示されます。カード一枚に一つのアクションを書いて、積み重ねてGTDでいうところの「プロジェクト」を実現することもできるわけですね。

カード自身も１クリックでカスタマイズすることが可能です。たとえば添付ファイルを追加したり、タグを追加したり、日付、色を追加することができます。

また、カードは「完了」させて消すというよりは、「完了カラム」に移動することで終わったことがわかるという使い方をします。カラムは自由に追加することも配置換えすることも可能ですので、「完了」以外にも「いつかやる」「一旦停止」といったものを作ってもいいでしょう。

また、ボードに他の人を招待することでコラボレーション的に利用することも可能です。ということは、タスク管理だけでなく、ブレインストーミングにも使えますね。

ちょっと珍しい課金方法

Pegby は無料で問題なく使えますが、ボードの見た目を CSS で変化させたり、ボードを公開したりといった一部の機能は有料のいわゆる「フリーミアム」モデルになっています。

しかしちょっと面白いのが、支払うお金は「みなさん次第」で$1 スタートで自由に設定できるのと、作者が「ここまで達成できるとCPUパワーを増強できるんだけどな」というグラフを公開しているところです。

何人が無料ユーザーで、何人が購読した有料ユーザーかも書いてある。つまりは Pegby を応援するサポーターというわけですね。これは応援したくなる！

まだいろいろと開発する余地がありそうですが、現時点でも十分利用することができる、現場目線のタスク管理サービスといえそうです。

こんな未来を待っていた！ それが実際に iOS5 のリマインダやOmniFocusの位置情報ノーティフィケーションを使ってみての感想です。

iPhoneやiPadといったデバイスの価値は、どれだけそれを触るかで便利になるかではなく、いかに最低限の操作で最大のメリットを引き出せるかだといえます。

位置情報による通知はまさにその真骨頂で、たとえ私たちがポケットのなかの iPhone のことを忘れていて、寄るはずだった郵便局の近くにいることを忘れていたとしても、iPhone の側でそれを察知してやんわりと教えてくれるわけです。私たちのかわりに覚えていてくれるのですから、iPhoneに使われているのではなく、iPhoneが私たちを拡張してくれているわけです。

先日は概略だけ紹介した OmniFocus の位置情報ノーティフィケーションの設定の仕方とそのすごさをまとめておきます。

コンテキストに位置情報を追加する

OmniFocus の位置情報ノーティフィケーションは、コンテキストに対して割り当てることができます。たとえば「職場」「自宅」といったものや、あとでみるように「スターバックス」といった必ずしも固定していない場所にも割り当てることができます。

設定するには、「コンテキスト」をタップし、「編集」をタップして任意のコンテキスト、あるいは新しいコンテキストを作ります。はじめは「位置情報 なし」になっているはずですので、こちらをタップ。

次に、「現在地」「連絡先」「アドレス」といった選択肢から位置情報を設定します。一番楽なのが「現在地」と「アドレス検索」です。いつでも実行可能なタスク（たとえばメールチェック）は「常に処理可能」という位置情報を割り当てることもできます。

アドレスから入力した場合は、とりあえず「アドレスをコンテキストに指定」を選びます。あるいは指定された住所で検索にひっかかったいくつかの施設を選ぶことでも設定ができます。

位置情報が設定されると、アドレスや座標がコンテキストに表示されますが、このままでは通知を受け取れませんので、「通知 なし」の部分をタップします。

ここで「到着時」「出発時」を選択すれば、このアドレスに近づいた際か、遠ざかる際に通知を受け取ることができます。

あとは通知を受け取る範囲を設定します。最小で200m範囲、中くらいで500m、最大で10km範囲を目安としています。ただし重要なのは、 OmniFocusは位置情報に基づいたチェックを常に行っているわけではないという点です。電車や車にのって高速にエリアを通り抜けた際には、たまたまそのチェックの谷間に入ってしまうこともあるので、通知を受け取れないこともあります。

設定が成功すれば、マップ上でタスクを確認することができます。赤い色の矢印が内向きな場所は到着時に通知がある場所で、外向きだと出発時に通知が入ります。

ピンを使った位置情報の設定

ピンを使った位置情報の設定は任意の座標で行うことができますので建物をピンポイントで設定したりするのに使えます。ただ、現時点でピンを使った設定はトリッキーで、せっかくマップで指定しても反映されてないことがよくあります。

ピンを使う場合は、先にコンテキストから位置情報を「なし」にしておいて新たに設定するのがよいようです。また、設定の際は表示されている吹き出しをタップします。

「最寄りのスタバは？」住所のないコンテキストも設定できる

OmniFocus の位置情報ノーティフィケーションで一番便利なのが、「アドレス検索をコンテキストに設定する」という機能です。たとえば「セブンイレブンでやること」「スターバックスでやること」「郵便局でやること」といったように、どの郵便局であるかは問わず、とにかく郵便局にいければいい場合の設定です。

アドレス検索を使ってコンテキストに位置情報を与える際に、「検索をコンテキストに指定する」を設定します。ここでは「スターバックス」とだけ検索してみます。

すると、たとえば私の東京の実家近くでこのコンテキストをみると、三鷹駅のスターバックスが反応しています。次に、同じコンテキストを横浜の自宅近くでみると、金沢八景駅近くのスターバックスが反応しています。

移動する先で自動で変化するわけですから、時間が空いた際にタスクをこなすのに便利です。

使い方次第の位置情報コンテキスト

さて、こうした機能はとてもかっこいいので濫用したくなりますが、実際に設定したいのは「あああ、あそこであれをやっておけばよかったのに！」と頭を抱えてしまうような、厳密に場所に束縛されているタスクです。

すぐに思いつくものとして、いつも行く得意先の住所や、「郵便をだすこと」「ガソリンをいれる」といったタスクが該当するでしょう。

クラウド上でさまざまなことができるようになったので、「常に処理可能」なものが増えているのですが、それを「位置情報に束縛される」ものと切り分けて時間とアテンションを管理できるのが、こうした新しいツールを使う楽しさです。

追記:

よくよく見てみると、検索コンテキストでの範囲登録はできないので、表題のような使い方はまだできなさそうです。む、タイトルを変えるわけにもいかないし、困った(笑)。しかしゆくゆくは実装されそうですね。

OmniFocus for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ￥1,700

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今日リリースされた iOS5 でなによりも期待しているのがノーティフィケーション機能です。iPhoneはきっと誰よりも私の予定と現在地とを知っているのですから、そのiPhoneにやんわりと行動を指摘してもらえるのは一番の近道というわけです。

たとえばこれまで iOS の制限から、「この場所に来たらアラームを鳴らして」といったノーティフィケーションは実現しなかったのですが、それが iOS5 では可能になります。iOS5 についてくる Reminder アプリはまさにこれを実現してくれますが、こちらは割合簡単な ToDo アプリなので普段利用しているアプリの対応が重要なわけです。

そこでまっさきにアップデートしてきたのが、さすがは（多少複雑ですが）最強のタスク管理アプリケーション、OmniFocus です。

地図上でタスクを確認。近づいているかどうかも一目で

OmniFocus にはもともとマップの機能がありました。GTD の概念でいう「コンテキスト」を実現するために地図上に場所をいくつか設定して、その場でのタスクを登録しておくことができるというものです。しかし、行き先が何十ヶ所もある人でもない限り、いちいち地図を確認する頃にはタスクを思い出しているということがあって、なかなか活用しづらい機能でした。

そこで今回のアップデートでは、タスクに「現在地」「あるコンタクトの住所」「座標」「検索した住所」「どこでも」といった柔軟な位置情報を付与することができるようになりました。タスクのノーティフィケーションも、その場所に「到着したら」「近づいているなら」「離れているなら」といった条件を設定できますし、ノーティフィケーションを発令する距離も指定できます。

また、複数カレンダーに対応した「予定表」ビューも OmniFocus を利用する大きな理由です。今回のアップデートで異なるカレンダーのアカウントの扱いが楽になりましたし、見た目も改善されています。

「時間」「場所」「フォルダ」「コンテキスト」といった断面でタスクを管理できる OmniFocus は最初こそ複雑ですが、慣れてしまえばこれほど使いやすいものもありません。

いまこそ「場所」と「状況」のコンテキストをわけよう

覚えておきたいのは、GTDはまだ iPhone が登場する前に書かれた本だという点です。当時はこれほどまでにタスクがどこでも手をつけることが可能になるとは予想できませんでしたし、それを念頭に書かれてはいません。

しかしだからといってGTDの有用性には変わりはありません。ただ、コンテキストの考え方を今に合った形にする必要はあります。たとえば「自宅」「職場」というコンテキストは完全にその場所でしか行えないタスクに限定して、いつでも手をつけることが出来るタスクは「どこでも」にしておく、あるいは「役割」といったメタ的なコンテキストで整理するという方法があるでしょう。

OmniFocus で GTD をしている人は、ぜひこのコンテキストの見直しも含めて今回のアップデートに慣れておくと、あとで大きな時間短縮、生産性向上につながると思います。

iOS5 とノーティフィケーションが導く新しい世代のアプリの活躍がいまから楽しみです。

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OmniFocus、Thingsといったアプリや、Nozbe、Flowのようなウェブサービスなど、タスク管理に利用出来るツールはたくさんありますが、GTDの柔軟性を完全に再現したものはなかなかありません。

ここでいう「完全に」というのは、1. 収集フェーズとプランニングのサポート、2. 実際に仕事をする際のコンテキストの把握、3. たくさんあるプロジェクトに原典でいう「滑走路レベル」「10000mレベル」といったような垂直の分類をあたえるという３つに対応しており、4. スマートフォンなどを使って出先でも利用できるということを考えています。

OmniFocusは数あるGTDアプリの中でも、特に機能が多くて強力なのですが、プロジェクトやアクションにタグを付けられないために 3 の部分をなかなか実現できずにいました。

ところが OmniFocus のフォーラムを検索していたところ、メモを利用したハックがあって、それを利用すると急に OmniFocusの利用価値が高まったので、ちょっとマニアックになりますがご紹介したいと思います。

まず、何を実現したいか

GTDでは「２つ以上のアクション」から成る「プロジェクト」をリストにすることと、これを実行できる「場所」に相当する「コンテキスト」の２軸によるタスク管理が基本となります。

しかし、David Allenさんの本では、日常的な「滑走路レベル」のプロジェクトから、もうすこし長期的な「10000mレベル」のプロジェクト、人生の目標や方向性に相当する「60000mレベル」のプロジェクトにいたる「垂直レベル」という考え方も登場します。

また、「社長」「家族」「友人」といった立場などでプロジェクトを集合として扱う、「Area of Focus」 という考え方も並行して存在します。

OmniFocus は基本的にプロジェクト・モードと、コンテキスト・モードの２つで構成されるアプリですが、ここに３つ目の軸、「垂直レベル」や「Area of Focus」を持ち込みたいと考えていました。

プロジェクト・モードのサブフォルダで実現してもよいのですが、できればもっと柔軟に「10000mレベルだけを検索する」といった使い方がしたいわけです。

タグ・ハックの導入

OmniFocusがタグに対応していれば、「@10000m」「家族」といったタグを付与すればいいので話が簡単だったのですが残念ながら対応していません。

そこでメモ欄を利用して、擬似的にタグを作成してみます。

これくらい簡単なものでけっこうです。すると OmniFocusの検索バーで「@10000m」などと検索すると一瞬でそれが集約されて表示されます。ここまではわかりやすいと思います。

パースペクティブを定義

次に、定義したタグでプロジェクトやアクションを集約するためにOmniFocusに特徴的なパワフルな機能、パースペクティブを定義します。パースペクティブはOmniFocusの画面の状態に名前をつけて保存しておける機能で、どのフォルダを開いた状態か、並び替えは、どの文字を検索した状態かといった作業の様子を保存してあとで呼び出せます。

例えば以下のように定義してみましょう。

1. すべての階層でプロジェクトを検索したいので、プロジェクト・モードで「ライブラリ」をクリック。
   
2. 検索バーに目的のタグを打ち込み、検索します
   
3. 一覧表の見え方を調整します。ここは好みにあわせてプロジェクトをフォルダごとにグループ分けしたり、順列を設定したりできます
   
4. ウィンドウを保存します。キモとなるのは、検索したままの状態でパースペクティブを作成すれば、それがライブ・アップデートされる点です
   

こうすることで、のちに「@20000」のタグをメモに入力したプロジェクトやアクションはこのパースペクティブで呼び出せるわけです。できあがったパースペクティブは、「@20000m」といったように分かりやすく名前をつけておき、必要に応じてメニューバーに追加したりしましょう。

タグのパースペクティブを iPhone / iPad でも利用可能にする

最後にこのパースペクティブを iPhone / iPad 上からも利用できるようにします。ここでひとつだけ問題があるのは、OmniFocus for iOSはいまのところコンテキスト・モードのパースペクティブしか iPhone/iPadに転送できないという点です。

このようにコンテキスト・モードで作っておけば、一応プロジェクトの一覧表をもちだすことができます。

まとめ

今回のこのハックはいうなれば、プロジェクト・コンテキストの２次元の世界だった OmniFocus に三番目の軸を持ち込むという特徴をもっています。

この「３つ目の軸」が重要なのは、プロジェクトはみんな同じではなく、視点が変われば重要性が変化する、その視点を導入することができるという点です。

この擬似タグを利用すれば、「仕事」のフォルダのなかで管理しているプロジェクトに明日やらなくてはいけないものから、３年、５年後の計画まで、すべてをいれた上でその時点での作業次第で「いまは@20000mをチェック！」「いまは@60000mについてじっくり考えたい」という具合に視点を切り替えられます。

似たような機能は Things のエリア機能とタグを利用すれば作れますが、Thingsはまだクラウドを用いた同期機能がないので出先でiPhone/iPadを同期できません（その必要がないといえばないのですが…）。

またNozbeでもタグを利用して実現できますが、そのタグへのアクセスが OmniFocusのパースペクティブほど便利ではないというネックもあります。

OmniFocusを利用している方は参考にしてみてください。また OmniFocus をつかっていない人でも、どうやったらこの三軸構造を作れるかを考えてみると GTD のシステムをより強固にできるのではないかと思います。

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それは Flow が OmniFocus と同じ、「簡単使うことも、複雑に使うことも可能」、そして「簡単に利用している人にとってUIが必要以上に複雑にみえないようにする」という哲学を踏襲している点です。

その哲学は Flow に対してタスクを入力してゆくためのいくつかの方法にもあらわれています。

Flow にタスクを入力するいくつかの方法

Flow には現在 Mac のメニューバーに常駐してタスクの入力を助けてくれるアプリがベータ版で存在します。網羅的なクライアントを作るのではなく、こうした小さなアプリにしたのは正解です。ユーザーはここでせいぜい最初の２行を入れるだけで Flow にタスクを入れることができるのです。

こうして入力したタスクはすぐに iPhone アプリからも確認できます。細かい話ですが、OmniFocus や Nozbe が GTD を意識して「プロジェクト」「コンテキスト」が上に来るのに比べてタスクを中心とした Flow は明快な並びになっています。

Flow にはメールでタスクを入力することも可能になっています。

• 件名がそのままタスクの名称になり、本文が詳細メモとなる。
• 「[プロジェクト名] タスク名」という形式でメールを送ると、特定のプロジェクトにタスクをぶら下げることも可能。
• 同じことは、「project:”プロジェクト名” タスク名」でも可能
• 期日を設定するために「!today」や「due:4/1/2011」といった日付設定のキーワードも入れられる。「!!」とすると今日の扱いになり
• タグは「#タグ」の形式で
• メールで他人にタスクを割り振ることも「@hori」という具合にユーザー名を入れることでできる

タスクを他人に割り振るとその人にメールが送信され、それに返信するとタスクにコメントを入力できるといった機能も存在します。いちいちブラウザを立ち上げて Flow にアクセスしないと「了解」といえないのでは使いにくいですので、これは重宝します。

ユーザーにタスクをわりあてているところ

Flow のとても便利な点は複数ユーザーでタスクを振り分けて実行するところです。これはタスク入力画面から直接入力が可能で、タグを編集する感覚で人を付けたり外したりができます。これは Find the meaning of my Life の @kazumoto さんに協力してもらってタスクを割り振っているところ。

値段が高い！という声に反応して数名で Flow を利用する場合には価格が割引になるという措置もとられているようですので、ぜひ数人でタスクを割り振るところを体験してもらいたいと思います。

Flow の（現時点での）欠点

非常に楽しいサービスである Flow ですが、現時点でいろいろな欠点ももちろんあります。その多くはサポートフォーラムで指摘されており、修正やアップデートが今後されることだと思われます。とりあえず現時点で大きく足りない部分は：

• 繰り返しのタスクは設定できない：私にとってはあまり利用しないものなのでべつにいいのですが、毎日・毎週のタスクがある人にとっては痛いかもしれません。今後追加予定とのことです。
• iPhone アプリからプロジェクトの追加ができない。これは Ver 1.1 で追加予定の機能だそうです。
• 日本語まわりで変な動作が時折見られる：入力の際にEnterを押すと編集がすぐ終了してしまったり、iPhone から送信した日本語のタスクが一部消えたりといったものです。
• 数人で利用する場合は費用がかかりすぎる：これは現在批判が殺到しているので、なんらかの改善が見られると期待したいですね。多くの人は Remember The Milk や Backpack、そして Producteevといった類似のサービスと比較しているようです。

こうした欠点をおいても魅力的なサービスなので応援したいです…けど高いなあ…。

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ふだん OmniFocus で仕事の管理をおこなうことが多いのですが、認めましょう、実はかなり無理しています。

というのは OmniFocus は GTD の「プロジェクト・コンテキスト」のマッピングや、パースペクティブといったものをかなり忠実にアプリケーション化していますので、利用するのはとても複雑で慣れを必要とするからです。

また、タスク管理がデスクトップのアプリ側を中心としている点も、時として面倒です。 OmniFocusのデータはiDiskを経由して外のMacにも、iPhoneからも読めますが、やはりデータがどこにあるかというと複数あるMacのうちのどれかということになり、ブラウザ一つあればどこでも読めるクラウド型のタスク管理システムを利用したくなることはよくあります。

そこでいま本気で乗り換えようかと期待しているのが先日一般への公開が始まった Flow です。

Flow の特徴

ウェブ上のタスク管理ツールといえば Remember The Milk、Toodledo、Nozbe を思い浮かべますが、Flow はそのすべてのツールを吟味して開発された形跡があります。なのでそうしたツールに必要最小限であり、最も重要な要素が過不足なく取り入れられているという印象があります。

これがメイン画面。デスクトップ上のアプリでいうと Things に非常に近い、「プロジェクト・アクション」の対でやるべきことを管理する仕組みになっています。

こちらが左ペインのズームしたところ。ウェブアプリながら、Mac OS Xと同じような美しいUIが直感的に動いてくれます。左下はタブでプロジェクト一覧、タグ一覧、コンタクトを操作できるようになっています。

チームでのタスク管理を念頭に

Flow のもうひとつの大きな特徴は、チームでのタスク管理が非常に簡単に、かつ直感的にできる点です。

多くのタスク管理ツールは「個人のためのツール」であることから開発が始められるために、チームでのタスクの共有やコラボレーションはあとから付け足される形で開発が進められる傾向にあります。比較的チームでのタスク共有が楽な Nozbe でさえこの印象は避けがたく、どこか居心地の悪い感じがします。

Flow の場合、最初から他人に紙飛行機を飛ばすような感覚でタスクを飛ばせるような設計がされています。タスクの一つ一つについてチャットを展開してゆくこともできますので、コラボレーションをしている相手との意思疎通も Flow 内部でできます。

Flow にはこれ以外にもiPhone アプリや、メールによるタスク追加といった魅力がありますが、それらについてはまた後日書こうと思います。

唯一のネックは月額$10という利用料なのですが、これはユーザーが増えてくることで安くなってくれると期待したいですね…。

Flow の利用方法については以下のビデオもわかりやすいので、こちらもどうぞ。

（Flipboard といい、最近かっこいいサービスの紹介ビデオには@lonelysandwichさんが登場しますね…）

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全てのプロジェクトが俯瞰で見られる手帳「yPad」 | Designworks

紙面は左にスケジュール、右にプロジェクトという状態に分かれており、横のラインで一日のToDoもスケジュールも全部把握できるという仕組みになっています。例えば、納期の存在する複数の案件を同時進行している場合でも、yPadに書きこんでいけば先の予定が一目で分かるため、頻発するスケジュール管理のミスを減らすことができます。

「システム手帳」というフォームファクターを否定してパッド型にしてみるとこんなにボリュームが増えて機能的になるということですね。文具をデザインするときに大事な視点です。

■ モレスキンで言葉を集める | コミュニケーションとデザイン

だから、いま僕のモレスキンには、
自分の言葉はまったくない。
ただ、まなざしだけがある。

自分の言葉がいっさいなくても、その選びとりがあなた自身の価値観であり、思想を反映してゆく。

■ オムニフォーカスとToodledoを併用している私のワークフロー | シゴタノ！

現状を打開するのはツールではなくルールです。

でも、どこかに「正しいルール」があるわけではありません。ルールは一人ひとりの中にあります。

高機能で便利なツールでも、あなたのルールにフィットしていなければ、その真価を発揮することはないでしょう。

言い換えれば、あなたの中のルールを明らかにしない限り、ツールは機能しない、ということです。イチローのバットを使えば誰でもヒットが打てるわけではないのと同じことです。自分に合ったバットを使っているからこそ、成果をたたき出せるのです。

「いま」何をするかに Toodledo を使い、「何をするつもりだったか」を集積するのに OmniFocus を使う。逆に僕は「いま」のために OmniFocus を使う傾向にあります。これも「ルール」ですね。

■ How are David Allen’s lists set up? | GTDTimes

Get a rare look inside David Allen’s personal GTD system in the next webinar hosted by GTD Connect. You’ll see how he’s customized his lists and examples of what he uses them for. It’s a great opportunity to see GTD in action and spark your own creative ideas for customizing your system.

アレンさんの GTD システムについて解説が！ 有料の GTD Connect のメンバーのみですが、２週間の無料体験期間中にあわせれば大丈夫です。

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GTD が威力を発揮するためには、良い「ネクスト・アクション」リストが作れることがとても大事です。GTDがうまく動いていると、「いま」「ここで」やらなくてはいけないことに絞り込むことができてとても気持ちいいものです。

でもこの「次のアクション」のリスト、単に ToDo のことですよね？ と思っているとちょっと落とし穴があります。たしかに両方とも「やること」のリストにはなっているのでしょうけれども、二つには明確な違いがあるよ、と David Allen さんが記事で書いています。

90+ % of the to do lists I’ve seen are incomplete inventories of still-unclear things. The Next Action definition （中略） actually finishes the thinking you’ve implicitly agreed with yourself that you’ll do.

ToDo リストの 90%以上はやらなくてはいけないことの曖昧で不完全な目録になっているに過ぎない。本来の「次のアクション」リストは、「あなたがこの行動をとろう」と自分に約束したその締めくくりを生み出しくれるものなんだ。

David の記事には、なんとなくToDoに「お母さん」とだけ書いておくことで、お母さんの誕生日パーティについて考えておくように自分を促しているという、ありがちな例がでています。

この場合「お母さん」という単語は何を実行すればいいのか思考が広がる一方ですので、ストレスを生み出します。ToDoを見ることで「どうすればいいの？」という疑問が生み出されるからです。

もし「お母さんの誕生日をパーティーで祝う」というアウトカムをプロジェクトにして、「妹に電話してお母さんの誕生日パーティについて相談する」をネクストアクションにしていれば、電話をすることが行動なのでストレスは減ります（妹に電話すること自体がストレスなら…まあ、しょうがありませんね（笑））。

理想的な「次のアクション」リストは言いかけの台詞のようなものといえるでしょう。「妹に電話する」の最後の「する」を「した」に言い切った瞬間、その項目は打ち消していいのです。

GTD についてはやはり原典をあたるのが一番の近道です。

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Mac で GTD を実践している人にとってはいわずとしれた OmniFocus の iPad 版、OmniFocus for iPad がリリースされました！

OmniFocus for iPad はリリースされるまでに時間がかかりましたが、それは単に iPhone 版のアプリを大きくして、iPad で使いやすくしたものを作るのではなく、iPhone では不可能だったワークフローを開発することに焦点があてられていたからです。

実は先月から OmniFocus for iPad のベータ版を利用させていただいていたのですが、机の上に iPad を置いて、iMac の横でタスクをつぶしながら仕事をする流れが非常に気持ちよく、まさに決定版！という気がしています。

いくつかスクリーンショットを見ながら機能をまとめておきましょう。

横向きに OmniFocus をみた場合のビューがこのようになります。左カラムは OmniFocus の特徴である「プロジェクト」「コンテキスト」「パースペクティブ」といったタスクの見え方に１タップでアクセスできるようになっています。

右側はプロジェクトビューになっていますが、プロジェクトと、それにぶら下がっているアクションを一望することができます。

縦置きにした様子がこんな感じです。左右にぶち抜きになっているのは個々のアクションで、インデントされているのはプロジェクトやサブプロジェクトです。最初この左右ぶち抜きは気になったのですが、「GTD の Do のフェーズで最も重要なのはアクションだ」ということを思い起こせば、このデザインは自然に感じます。

また、右上のアイコンから「新規プロジェクト」「新規フォルダ』などを加えることができるだけでなく、プロジェクトを長押ししているとさまざまなコマンドが表示されて、「階層の移動」などといった、iPhone ではできなかった操作が実現されています。

アクションやプロジェクトの入力など、iPhone では煩雑だった作業も iPad では非常に楽になっています。たとえば上のビューでは、タスクの入力や添付ファイルをつけるといった作業が１タップでアクセスできるようになっています。

特筆すべきがこれ。週次レビューのプロセスがかなり楽になっている点です。たとえば「一週間以内にレビューする」というパースペクティブを用意しておいて、そのなかにあるプロジェクトやアクションにそれぞれ「これは続行」「これは切り捨て」という具合にタップ一つでレビューを実行できます。

OmniFocus for iPad はそれ自体がまったく新しく開発されたアプリですので、値段も 4600 円とそこそこしますが、一日にセーブできる手間を 100 円で買っていると思えば１ヶ月半でもとがとれるような気がします。

実際に動作しているところは Omni Group のウェブサイトに動画がありますので、こちらも御覧ください。

これから数週間のあいだ、ちょっとディープにこのアプリを使い込んで、随時レポートしていきますね。

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暑い中おおぜいの方にご来場いただきまして、Lifehacking.jp GTD セミナーを無事（？）に開催することができました。

「？」が付いたのはちょっとプログラムの流れに予想外のハプニングがあったためで、一瞬頭が白くなりかけたのですが、ライフハック心理学の佐々木さんと@kazumoto さんが見事なフォローをしてくださって事なきを得ました。いやはや、面目ない。次回からはもうちょっと注意することしますね！

今回のセミナーは「GTD とは何か？」という話でもなければ、「GTD のためにどのツールを使うべきか？」という話でもなくて、２つのツールを通して「どのように GTD を実践する？」という部分に少しでも光を当てたいと日頃考えていたことをすべてスライドにしたものとなりました。

そしてスライドを作っているうちに気づいたのは、私はここ最近、ずっと「受信箱 / Inbox」の話ばかりをしているのだな、ということです。

人生に必要な受信箱の話

たとえばここ最近本にしたツイッター、Evernote といったサービスですが、どちらも「ソーシャルの Inbox」、「自分の記憶の Inbox」と考えることができます。

今回セミナーで紹介した OmniFocus は当然「タスクの Inbox」ですし、モレスキン手帳は iPhone のアプリや Evernote が拾いそこねた情報を受け止める「人生の Inbox」なのです。

すべての Inbox がなくてはいけないというわけではないのですが、少なくとも「自分が気にしている」ものが外部のシステムにキャッチされていないと、いずれすべては忘却されてしまうということを示していると言えそうです。

アップルの Mac OS X が成功しているひとつの理由に、写真のすべては iPhoto、音楽はすべて iTunes といった具合に人生において需要の高い情報の集合ごとに見事なアプリが存在することがあげられます。

そして手帳を見事に活用している人には、手帳への依存の仕方がうまいというのか、ちょうどよいバランスで手帳に支えてもらっている人を多くを見かけます。

この考え方はどこまで拡張することができるのでしょう？

不安や焦りを受け止める受信箱がなければ心は壊れてしまうということもいえるかもしれませんし、家族のできごとを記録する受信箱がなければ絆に綻びが生じるということもいえるかもしれません。

自分の受信箱がどこにあるのか？ それは機能しているのか？ それを知ることは、あるいは自分の人生の舵取りで大きな意味を持つのかもしれません。

今後のセミナーや記事で、このあたりを少しずつ掘り下げていきたいと思います。

あなたの受信箱はどこにありますか？

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そういえば関東圏に移住してから、自分だけのイベントは一度もやっていませんでした。本が立て続けにでて、ちょっと落ち着いてきたのもありまして今月は初心に返ってライフハック・イベントを開催したいと思います。

というわけでテーマはなにが良いかと考えたところ、日本では不完全燃焼気味の GTD について実践的なセミナーをしていなかったと思い当たったので勢いで会場などをおさえてしまいました！

GTD については「方法論」や「哲学」はよく語られるのですが、手元の実践的な部分をもっと共有すると面白そうだと思いますので、ちょうど iPad 版が登場する OmniFocus、そしてモレスキン手帳で GTD を実践するときのテクニックとハードルについて紹介したいと思います。

また、今回のイベントでは５分間のライトニングトークで「自分の GTD 実践方法」についてご紹介いただける方を募集します。われこそはという方は、どうぞご参加ください。

Lifehacking.jp GTD セミナー： iPhone とモレスキンで GTD システム作り
日時：2010年07月17日(14:00-17:00)
場所：ティーズ渋谷フラッグ Room 7H (東京都渋谷区宇田川町33番6号)
参加費：3000円
定員：30人
申し込み：本日 15 時から
懇親会：あり（場所未定）

参加登録は「こくちーず」からどうぞ！ 定員が少ないのであっという間に閉めきりになる可能性もあります。参加登録はお早めに！

p.s.

あとブログ仲間である Hacks for Creative Life! の Beck さんが、「東京ライフハック研究会」を発足させています。こちらの第一回イベントが 7/25 ですので、こちらもどうぞ。ひそかに注目されているこのイベント、あのひともこのひとも乱入予定とか…？

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GTD を最初に始めたときの興奮はいまも記憶に新しいです。私は単純な方ですので、「頭を空にする」といったら、どうでもいいような細かいことまで紙に一気に書きつけていました。いまから考えると、とても下手な出だしでしたが、それでも急速に頭が軽くなる感覚に快感を覚えたものです。

そんな快感を感じるために、なによりも GTD の原典が参考になるのは当然ですが、本ではステップと解説が混じり合っていますので全体像をつかみにくいかもしれません。

そこで David Allen Co. で一歩一歩追うだけで GTD の「クリアー」の状態に導いてくれる「実装ガイド」の電子ブックが公開されています。

無料のサンプル版と、有料版の２種類がありますが、無料版は準備をととのえて「さあ、これからキャプチャーだ！」というところで終わっていますので気になる方は $20 の有料版をお求めください。

GTD をマスターするというのは「ToDo リストがロケット科学級に高度化している」とか「 OmniFocus を完璧に使える」ということではなくて、最も簡単な GTD の習慣が意識することなく体にしみこんでいるという状態です。それには、こうした簡単な実装ステップを繰り返すことがなにをおいても重要なのです。

先日は「GTDの黒帯はどんな人？」という質問に対して David が２分で答えているオーディオクリップも公開されていましたが、同様のことを話されていましたので、ぜひそちらも参考にしてください。

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現在最も忠実に GTD のプロセスを実装しているアプリはどれかときかれたら、 OmniFocus が最初に思いつきます。

Things、Toodledo、Remember The Milk のような似たようなアプリやサービスは存在していますし、それを使うことになんの問題もありません。しかし OmniFocus はそうしたアプリのなかでも特異な境地に達しています。

しかし残念ながらそのすばらしい高機能が、 OmniFocus をどこか難解で使いにくいアプリにしているのも事実です。私も OmniFocus をメインで利用するようになるまでにはかなりの時間、アプリの挙動と戦う必要がありました。

そんな OmniFocus を使いこなすための心構えについて、興味深い記事がNobauer の記事で紹介されていました。その最も頷ける部分を引用すると：

If you’re just borrowing ideas from GTD here and there, like the idea of grouping your to-do lists by context, you’re missing almost everything GTD has to offer, which is a terrible shame.

もしあなたがリストをコンテキストでまとめるといったように、GTD から考え方を借りるだけですませているなら GTD が与えてくれる恩恵のほとんどを見失っているといってもいいでしょう。それはとても残念なことです。

これはなかなか強い主張です。 OmniFocus の何がそんなに特徴的なのでしょうか？ 記事を元にちょっとみてみましょう。

ストレスフリーの心理学

元記事によると、GTD の恩恵は ToDo リストの見栄えがコンテキストでまとまって美しいといったことではありません。それは単なるリスト作りの工夫に類するもので、むしろ GTD がもたらすストレスフリーの恩恵は 100% 頭の中にあるものを外部のシステムに預けることによって生まれる心理的なものなのだということです。

ここで 99% と 100% の違いは非常に大きくて、本当に気になっていることが全部とらえられている状態ではじめて GTD の意味が生まれるわけです。

これは私も個人的に体験したので納得がいきます。数時間頭のなかにあることを書き続けて、もうさすがに何も出ないだろうと感じてからも、場所を変えて頭の雰囲気をリセットしてから、さらに出し続けるというエキササイズをやりつづけ、驚くべき数のプロジェクトが出尽くしたあとは、それまでの「試しに軽く頭を空にしてみた」ときに比べて圧倒的な開放感がありました。

こうした体験を試してみたいという方は、David Allen さん公認のハックとして、紙を前にして「What has my attention? いま気になっていることはなんだ？」という問いをとにかく繰り返してみるということをしてみてください。気になっていることがなくなるまで続けると、少なくとも数十個、多ければ数百個の「気になること」が見つかるはずです。

「GTD ができている」ということは、このメンタルな状態を作り出す訓練ができたかどうかということなのです。

OmniFocus はなにを可能にしてくれる？

このベースとなる状態を OmniFocus のなかにつくりだすことができると、この不思議なアプリは独特の輝きを発し始めます。

多くのアプリが「リストのまとめ方」の UI に多くの労力を割いているのに対して、 OmniFocus はどのように膨大なリストを減らして表示するかという部分に独自の機能がたくさん盛り込まれています。

プロジェクトとコンテキストのビューの分割

OmniFocus をもっとも特徴付けるのが、この二つのビューの存在です。たとえば「職場」と「家」と「店」とにまたがる、アクションの多いプロジェクトがあったとしても、コンテキストビューで「職場」を選べば、その場でできることしか表示されません。

プロジェクトビューが「頭を空」にするためのビューであるといえるのに対して、コンテキストビューは「実際に仕事をするため」のビューなのです。

この二つのビューはプロジェクトビューを Command + 1 で、コンテキストビューを Command + 2 で切り替えることができるというショートカットを覚えていると操作感がかなり変わります。

日付と並行作業

OmniFocus のプロジェクトには多くのツールが可能なように、締め切り日や、繰り返しといった情報を付与できますが、「いまアクションをとれるか」という基準でさらに細かい指定ができます。

たとえばプロジェクトの「種類」ですべてのアクションが A → B → C という具合に順序良くやらなくてはいけないのか、A,B,C を同時並行で実行可能なのかを指定できます。細かいことのように思えるかもしれませんが、これが指定してあるか否かで、リストに表示される Next Action の数が動的に変わるのです。つまりはリストをいかに少なくみせるかという工夫なのです。

また、プロジェクトの「ステータス」は実行中・休止・完了・放棄という具合に操作可能です。たとえば「休止」にすると、そのプロジェクトはペンディングとなりますので、プロジェクトビューで見ることはできても、コンテキストビューの Next Action には表示されないわけです。

開始日の指定も OmniFocus にとっては重要なパラメータです。たとえばあるプロジェクトの存在を把握していても ◯月×日まではなにもアクションがないなら、開始日をその日に指定しておきます。すると、その日になるまではアクションが表示されませんので、無用にリストが長くなってこまるということがありません。

パースペクティブ

多くの場合、私たちは自分たちのツールをある特定のウィンドウを開いたり、カラムの整列の仕方をさせて、その状態で仕事をするのが一番わかりやすいという状態があります。いちいち立ち上げるたびにこの状態にもっていくのはなかなか苦痛です。

OmniFocus はこうした、ツールを使っている「状態」を一つのパースペクティブとして保存して、あとで呼び出すことができるようになっています。 OmniFocus を使っていて調子がいいなと思ったときは、そのパースペクティブを保存しておきましょう。それがあなたなりに OmniFocus を使うのに便利な切り口だからです。

まとめ

元記事の要点をまとめると、「GTD が実践出来ているかはツールが高機能であるかではなく、頭を空にしてツールがそれを受け止められるか」ということになります。

OmniFocus の場合、プロジェクトビューが「すべてが頭の外に保管されている」という自信を生み出し、コンテキストビューとさまざまな絞り込み方法が「いま・ここでできること」だけを引き出せるように設計されています。

もちろん OmniFocus 以外のツールでも GTD を実践することは可能ですが、そのときにも注意したいのはツールをいじくっている時間の方が長くないか？ ツールの機能が GTD に制限をかけていないかということです。

いれるタスクの数にしたがって伸縮自在なツールである OmniFocus は今のところ GTD アプリの横綱の位置を保っているといえそうです。６月にリリース予定の iPad 版がいまからとても楽しみです。

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週末なのでユーモアエントリーを一つ。

しばらく前になってしまいますが、いつも楽しんでいる IT 系のコミック Joy of Tech になぜか GTD の David Allen さんが登場していました。

「掃除して！」「書類を作って！」「ゴミを捨てて！」といろんなことで頭がいっぱいになっている人の元にいきなり David が登場して「頭のなかにあることを ToDo リストにすべて追い出せば楽になれますよ！」とアドバイスをします。さてどうなるのでしょうか。

続きは Joy of Tech のサイトでどうぞ。

ネタに真剣に答えると、これは ToDo リストは作っているけれども週次レビューをしていない場合にありがちなシチュエーションです。なんにしても GTD がストレスになってはしかたがないので気楽に実践しつつ、メリットを享受したいものですね。

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iPhone が着実に GTD アプリにとって最高のプラットフォームになりつつありますが、それを証拠立てるかのように Remember The Milk のアプリでも重要なアップデートがやってきています。

「１秒でタスク情報を入力できるようになった Remember The Milk の Smart Add 機能」で紹介した Smart Add は便利なのですが、どうしても省略形の「^」だとか「@」といったキーを忘れてしまうという人のために、タスク追加時に一瞬で「時間」「場所」「タグ」を選ぶことができるアイコンが追加されています。情報を瞬時に追加できる感触が良いですね。

また、入力したタスクが自動でサーバーとシンクロされるタイミングもこれまでの５分に一回ではなく、「ユーザーが入力後数たってから」と改善されましたし、複数タスクの削除ができるようになっています（詳細は Remember The Milk ブログにて）。

着実に磨きがかかっている Remember The Milk ですが、iPad 対応はまだ未定のようです。。Omni グループが５つの主要アプリをすべて iPad に対応させると宣言している一方で Remember The Milk のブログでは「いやー、アンケートで iPad 対応の要望は少なめだったので後回しにしてるよ？」という記述があって、真に受けてよいものか、どうなのか。

Remember The Milk には手軽なタスク管理ツールとして今後もがんばってほしいので、ぜひ iPad 版もよろしくお願いしたいところです。

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GTD の力は、「頭を空にすること」と「今、ここでやるべき事に集中できる」ということから生まれます。この後者の「今、ここでやるべきこと」という「コンテキスト」によって分類されたタスク管理こそ、iPhone の GTD アプリがもともと目指してきた目標です。

ただ、現時点の iPhone OS ではアプリのマルチタスクができないという制限がありますので、真の意味での GTD アプリはこれまで作れませんでした。

たとえば本当に GTD アプリが理想的に機能しているなら：

• 「職場」コンテキストになった時点で最初にやるべきタスクをポップアップで示してくれる。
• 「スーパー」の近くに行くだけで GPS の位置情報からそれを把握して「買い物があるよ！」とタスクをプッシュしてくれる
• OmniFocus のようなアプリとカレンダーアプリが連携して、時間でしばられたタスクをタイムリーにこなせるように教えてくれる

ということができるはずです。

そうした夢のようなことが、本日発表された iPhone OS 4 で可能になりそうです。たとえばデモンストレーションを見る限りでは、他のアプリを起動しつつバッググラウンドで位置情報を常にモニターすることも可能なようですし、他のアプリを起動していても別のアプリからノーティフィケーションを送ることもできるようです。

サードパーティーのアプリからカレンダーにアクセス可能になったのも大きいです。こうした機能を使えば、タスクシュート風に「このリストのタスクをこなしていると今日眠るのは午前２時になるよ！」という表示を行うことも可能になりそうです。

まずは OmniFocus のような大手がこうした機能を実装してくれることに期待しますが、タスクシュートのようなアプリだったら自作してみたいですね。

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風は自由かというと、そうでもありません。

気象学は、地上付近の風といわゆる自由大気と呼ばれている上空の風とは、互いに関連しつつも同じ向きを向いているわけでも同じ強さで吹いているわけでもないことを教えてくれます。しかしその関連の仕方は一定の物理法則に支配されていて、上空の風が地上の風を支配し、地上が上空に影響しというやりとりが常におこなわれています。

なんでこんな話題をするかというと、これが人生における「長期的な方向性」と「短期的な義務」と似ているからです。

GTD Times に「パースペクティブはどのように今のアクションを左右するか」という記事がのっていて、GTD にもこうした長期ビジョンを管理する仕組みが組み込まれていることを再考させてくれます。

GTD での６つのパースペクティブはまさに風と同じ、高度で表現されます：

• 50000フィート：　人生の目的
• 40000フィート：　３−５年のビジョンと戦略
• 30000フィート：　１−２年のビジョンと戦略
• 20000フィート：　焦点をあてるべきことがらと責任事項
• 10000フィート：　現在のプロジェクト
• 滑走路レベル　：　現在のアクション

問題は、あのメールにフラグを立てて、このタスクに「緊急」と丸をすることが、どのようにして 50000 フィートレベルの人生の目的と直結するかという点です。ともすれば、すべてのパースペクティブで明確な答えをもった上でアクションを起こすべきだという考えに陥りがちかもしれませんが元記事でもそんなことは勧めていません。元記事より：

大事なことは、高い優先順位を与えたものにちゃんと「次のアクション」が定義されていることと、状況が変化した際に優先順位も柔軟に変化させる用意があるということです。（中略）長期的なビジョンや方向性が把握してあれば、次に何かアクションの優先順位を決めたいと思った時にそれが導いてくれるはずです。

言い方を変えると、「人生の目的」が定義してあるかどうかは、手元に届いたメールを今この瞬間に開くべきかどうかという「滑走路レベル」の事柄に直接関係しません。しかし「メールばかり相手にしている生活」を改めるためのモチベーションとしては利用できるということです。

これは風でいうなら、人生の風が西風なのに、手元ではいつも東風というように矛盾したことをしているなら、週次レビューのときに捉えて何が修正できるかを検討すべきだということですね。

この GTD の「コントロール」と「パースペクティブ」の話題はけっこうわかりにくくて、フォローアップとして執筆された “Making it All Work” を読むまでは理解しづらかった面があります。

週次レビューでどの高度まで上昇してタスクやプロジェクトを収集していますか？ 手元でやっていることと矛盾が生じて修正しなければいけなかった経験はないですか？

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ときおり読者の方から GTD、マインドマップなどについてメールをいただくのですが、今回は K さんから以下のような相談があって今週のユビキタス・キャプチャーの話題にあっているなあ、と思って取り上げたいと思いました。

質問：　GTD の「収集」のプロセスでは俯瞰がなかなかできないので、マインドマップの方が便利に使えるような気がしています。でも逆にマインドマップから「整理」「処理」「レビュー」の段階にいく仕組みがなくて困っています。この段階で Evernote を利用したいのですが、これをつなぐ方法がわかりません。mehori さんはどうされてますか？

私もタスクをすべて忘れないためのキャプチャーのためにマインドマップを利用することはよくあります。たとえばいきなりモレスキン手帳のなかにマインドマップが描かれていたり、手書きのマインドマップが Evernote に格納されています。

GTD とマインドマップといえば、「GTD 創始者が明かす実践の秘密」という記事でも紹介した通り、David Allen さんも利用していて「収集」フェーズには確かに便利な手法です。

ところがマインドマップはタスク管理のツールではありませんので、収集と処理とが別になってしまって確かに不便な気がします。この質問もそうした悩みなのではないかと思います。

Where is your inbox?

でもこの場合は、最終的な「処理」の場所が Evernote ですので、実はおもった以上に楽に解決をすることができます。描いたマインドマップを Evernote に格納して、そのノート自体を「収集」から「処理」まですべてを行うプラットフォームにしてしまうのです。

Step 1. Evernote に週次レビューのマインドマップをいれる

私はこのステップを紙の上でやって、ScanSnap で取り込んで Evernote にいれています。毎週一枚を描かないといけませんが、先週のものを参考にしますのでそれほど時間がかかるわけではありません。

Step 2. マインドマップの入ったノートに ToDo 項目を付け加えてゆく

実際にはこのマップを前にして私は OmniFocus を起動するのですが、Evernote を使っても同様に便利なシステムを作ることは可能です。

ノートに ToDo を追加する機能を使って、マップをみながらブレイクダウンしないといけないプロジェクトやアクションを引き出していきましょう。

Step 3. 「処理」もこのノートから

あとはこのテキストベースの ToDo リストを直接 Evernote のノートの中から利用していきます。次の週次レビューになったら、まだチェックの入っていないタスクをすべて次のノートにコピーして、継続することができます。

この方法の良い点は、「収集」と「処理」をひとつのノートでできてしまうという点です。

GTD を行う場合、「最適なツールがない！」と嘆く方が多くいるのですが、「収集と処理」をどのように自動化するかという点に集中するよりも、「自分の inbox はどこにあるのだろう？」という点に着目する方がうまく実装できることが多い気がします。

inbox を Evernote にするのであれば、他のツールでキャプチャーされる情報はすべて Evernote になんらかの方法で持ち込まなくてはいけません。このように考えることで、「Evernote と xxx の連携ができるか？」と状況を複雑にせずにすみます。

こんな答えで参考になればいいのですが！

タスクをキャプチャーするみなさんの inbox は、どこにありますか？ そこにすべてのものがキャプチャーされていますか？

Happy Capturing!

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GTD の力を引き出す考え方かたの一つに「プロジェクト」と「アクション」を分けて考えるというものがあります。

GTD では二つ以上のアクションが存在する作業は「プロジェクト」として扱って、「いま」「ここで」できる次のアクションに集中します。

では、アクションとは短い作業のことなのでしょうか？ どんな作業をアクションに、どんな作業をプロジェクトとしてとらえればいいのでしょうか？

そんな疑問にヒントを与える記事が GTD Times に載っていました。

とあるシステムエンジニアの GTD

記事は SE の人が寄せた質問のメールについてのものでした。質問をした方の仕事は広い意味でのシステム開発のようですが、たとえば「このバグを修正する」というタスクにしてもいったいどれだけの時間がかかるのか、あらかじめ知ることができないのが悩みということでした。

また、800 時間ほどかかる一つの案件のすべてを一つのプロジェクトにするべきなのか、あるいはさらに細分化すべきなのかも彼にとって悩みどころなのだということです。

これは自分でもよく遭遇しているのですが、「この問題について調査する」というタスクを作ったとしてもそれが、5 分で解決することもあれば１週間以上かかる大問題に発展することもあって、アクションだったはずのものがプロジェクトになったりということは日常的です。

こうした悩みに対する David Allen さんの答えはどうだったのでしょう？

可動部分に注目する

この質問に対する David の答えは簡単すぎるくらい簡単で、この回答自体に多くの疑問が発生するのですが、おおまかにまとめると「可動部分に注目しよう」ということでした。

たとえば 800 時間かかる案件も、ある時点でとりかかることができるのはその一部分にすぎません。ここで目安になるのが、「週次レビューで進捗をモニターをしなければいけない大きさ」だそうです。

この SE さんの場合は、案件全体の進行もモニターしなければいけない一方で、各部分についてもモニター可能な「可動部分」があるので、サブプロジェクトにしてみてはどうだろうかということでした。

もう一つ面白いコメントが、「『次のアクション』というのは、短いアクションではありません。いつ、どこで、次にどんなアクションをとるべきかがわかっているなら、そのアクションは 20 時間かかってもよいのです」というものでした。

アクションというからには、ものすごく粒度が細かい作業でなければいけない気がしますが、そうでもないということですね。

大きな案件を一つの完成したプラモデルのようだと考えると、サブプロジェクトは各可動部分のくみ上げ（たとえば腕とか、足とか）で、アクションはピースを探すこと、ピースを接着剤でとめることに相当するように思えます。

プラモデルを作る上で実際にとることのできる行動は「ピースを探す」「接着剤でとめる」だけなのですが、ある程度の節目ではそれが「可動部分の完成」「全体の完成」をいう意味を持ちます。

アクションとプロジェクトの関係をこのように考えると、いろいろとクリアになってくるのではないでしょうか？

What is or isn’t a project? | GTD Times

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