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やるべきことをはっきりさせる ToDo リストの5つの約束ごと



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月に一度のEpipheo.tvのライフハック動画に、GTD「ストレスフリーの仕事術」のデビッド・アレンさんが登場して todo リストの基本についてわかりやすい動画にしていました。

ToDoを単にカレンダーに書かれた待ち合わせ程度に思っていると、以外なほどに多い頭の中の「あれをしなければ」「これをしなければ」という騒音に打ち負かされてしまいます。

そこで ToDo にはいくつかの約束事がうまれます。この5項目はそれだけで GTD のイントロダクションになっていますので、これから GTD を始めてみようという人は複雑なシステムをつくってみようとする前に、まずはここから実践してみてもいいでしょう。

動画は英語なのと、もう少しだけ解説が必要な部分がありますので、それを補完しつつご紹介します。

ToDoリストをよりはっきりさせる

最初のステップは「1. 頭のなかのすべてを書き留めること」です。ここでいう「すべて」は「あとで気になってしまうレベルのものはすべて」という意味です。

「あの本について調べようと思っていたんだっけ」と一度思いつくだけならそれは単に雑念というレベルのものかもしれません。しかし二度以上思い出すようであったり、実際にその思いつきにコミットしたいと思っているなら、それは書き留めないともう一度忘れ、再度思い出すことになります。その分の時間と集中力は無駄そのものなのです。

次のステップは「2. 終わった形を明確にする」という部分です。「あれをやる」というだけでは具体的にどうすればそれが完了するのかわからないことがよくあります。

たとえばよく ToDo に「あの仕事をなんとかする」という漠然とした一行を書きつける人がいますが、「なんとか」をどうすればいいのかわからずにその書付を前にして脳はフリーズしてしまいます。

どのような条件が達成されれば「完了」としてその ToDo を消せるのかを明確にしましょう。

あとはその「完了」へと向かうためにどこで、いつ、どのような具体的なアクションをとればいいのか、少なくとも次に何をすれば進展していることになるのかを記します。これが「3. 次のアクションを準備しておく」というステップになります。

常に頭がはっきりとして物事が進んでいる状態へ

残り2つのステップは「4. 定期的に ToDo をレビュー」することと「5. 実際に実行する」という段階になります。

動画ではここにほとんど時間を使っていませんが、この2点で工夫がなければ ToDo リストが次第に停滞してしまいます。

レビューと一口でいいますが、それは最後に ToDo を書いて以来頭のなかに雑草のように増えていった「やるべきこと」「気になっていること」をもう一度草刈機で刈ってしまうように集めるというステップと、もはややらなくてもいいことを消すという二段階を含んでいます。

最後の「実行する」も、たんにやればいいというだけではなく、残り時間、残された集中力、そもそも「いま」「この場所で」それは実行可能かというバランスを見ながらという部分を含んでいます。

たとえば ToDo になかなかとりかかれないという場合、それは自分の意思が弱いというよりも、実行可能な状態にまで細分化されていないか、明快さをともなっていないか、そもそも自信をもってできるほど情報がそろっていないといった穴があります。

この穴を事前にレビューで塞ぎつつ、現場レベルでもその不足に気づいて「マイクロレビュー」をしながら進めるのが実際の ToDo リストの進め方ということになります。

それにしてもこれだけの複雑な内容を2分ちょっとの動画にまとめるのはわかりやすいのか、ちょっと意地悪なのかわからないですね(笑)。

GTD についても最近よく聞かれるようになりましたので、また改めてご紹介出来ればと思っています。

Lifehacking.jp では過去に GTD についていろいろと記事にしています。ちょっと古いですがよろしければどうぞ。

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著者について

堀 E. 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。

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