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GTD 見直し (1) ブートプロセス Part2



inbox-photo.jpg前の記事ではスケジュールチェック、メールの処理を行いましたが、そうきたら次は実際に机の上に溜まっている雑多なものを処理してゆくステップです。GTD 本に従って、ここでは「処理」という言葉を「仕事に実際に手をつける」という意味ではなく、「これについては何をすべきなのか = アクションはあるのか」を定義するという意味で使っています。

たとえば読みかけの資料が散乱していた時には、「これは近い将来読むのか」を判断して、1) 読むならそれ専用のフォルダーへ、2) 読まないでしまっておくなら保管場所へ、3) 捨てるならゴミ箱へ、という判断だけを行います。これがその資料を「処理した」ことになります。実際に読み始めたら負け、という真剣なひととき。それが inbox 処理です。前回同様、まったくの自己流ですがなにかの参考になれば幸いです。

Inbox 処理

workflow-image3.pnginbox 処理については、GTD の原典か、過去に書いた記事を参照していただくのがよいと思います。

私の inbox は ASKUL で数千円で買ったものですが、3段になっているうち、実際にはほとんど一番上しか使っていません。LIFO (Last in First out) をするには、下の二つの段は余計なのです。ですので、普段はアクションリストや、業務日誌用の Moleskine を入れています。

ひとそれぞれだと思いますが、私の inbox には何でも入っています。上の写真はきれいなところを写真にとっていますが、それでもケーブルがはみ出していることからもわかるように、書類に限らないものがここに放り込まれていきます。物が大きい場合は、コクヨのサンプルボックス (A4-DFBN-M)などに入れています。ひどい日にはケーブル、名刺、情報カードが20枚くらい、ロディア・メモの切れ端、読みかけの論文、返却しないといけない本、戻し忘れた目薬、また、あきらかにゴミなのになんとなく捨てられないチラシ、ねじりっこ、レシート、輪ゴムまで入っています。

そうしたものをメールと同様に「2分ルール」で処理してゆきます。GTD の原典同様、アクションを定義できるモノについては 1) 2分いないならアクションを実行する、2) 仕事を片付けるのに2分以上かかるならプロジェクトとして登録する、の2種類の行動を行います。

たとえば、ものぐさでしまい忘れたケーブルは、10秒もあれば片付けられるので、所定の場所に片付けます。次に inbox から拾い上げたのが「まだ決めあぐねている来週の出張の旅程表」だったら、「Project: 旅程決め」と殴り書きした付箋を貼り付けて @Project フォルダに投げ込みます。フォルダに投げ込むことができないモノについては、情報カードでプロジェクトを定義してから、カードを @Project フォルダに、モノの実体はバッファ用のサンプルボックスに投げ込んでおきます(注意:inbox のサンプルボックスとは違う箱です。inbox から出したモノは絶対に元に戻さないのが鉄則です)。

資料を 2-Tier で処理する

私の場合は、読むべき資料・論文が大量にあり、inbox の8割を占めています。すべての論文を読むことができればよいのですが、なにぶん情報が入力される速さの方が圧倒的に速いので、入ってくる資料は「絶対読むべき資料」と「できれば読む資料」に直感で分類しています。前者と後者の割合はやはり2:8になることを心がけており、「できれば読む」資料は1週間を目安に縁がなかったものとして、Endnote X だけにその痕跡を残して捨ててしまいます。これには相当の勇気が必要ですが、本当に必要な情報はなんどでも出会ったりするもので、「できれば」を何度か通過してから「絶対読む」に昇格した論文もあったりします。このあたりも、いずれちゃんと書くことにします。

アクションリスト

アクションリスト・ToDo リストには LifeHack というからには Web2.0 ツールを駆使してそうな雰囲気がありますが、さまざまなツールを使った結果、結局ロディア・メモに殴り書きという方法に落ち着いています。プロジェクトによっては OmniOutliner ProBackpackBasecampを使うこともありますが、短期的なものになればなるほど、キーボードに打ち込むのが面倒になる傾向があるようです。

ところで、「Covey 手帳にも ToDo リストがあるのに、そちらをつかわないのか?」と言われそうですが、私にとって Covey 手帳は「大きな石」、つまり自分の仕事を前進させるための重要なタスクだけを書き込む場所になっています。こうした Quadrant 2 のタスクは短い文で書かれていようとも、実際には非常にたくさんの工程を経ないと完了しないものです。そこで Covey 手帳には本当に重要なタスクのお題目だけを書いておき、それらを実装する細かいタスクはロディア・メモの方に書いておくのが自分ルールとなっています。

ファイルすべきか否か…

論文、資料、片付け忘れたケーブル、スケジュールや日々のタスクといったものは扱いが慣れていますので決断が速いですが、一番苦悩するのがちょっとしたパンフレットや、今後必要になるかどうか判断できない資料です。GTD 本に従うなら、Refernece に入れるか、Someday / Maybe というファイルにいれればいいのですが、今までの経験では、ただ放り込むだけではそこが第2、第3の inbox になってしまい、重要なものがそうでないものと混同する傾向がありました。

これは今のところ、消極的にしか解決できていません。判断にこまったモノを入れておくサンプルボックスを用意して、Weekly Review の日にまとめて処理するという方法です。このとき、「1週間たっても迷っているものは捨てる。それ以外は ファイリング」というルールと、「8割は捨てる」というルールを同時に念頭で思い浮かべながら整理をします。このあたりは物を捨てられない性格との戦いという部分もありますので、今後もやり方を調整する必要を感じているところです。

さて、思いのほか長くなり始めていますが、次の記事でやっと朝の儀式の最後のタスク、「一日のプランの再検討」を行います。


著者について

堀 正岳

「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモ 、Climate+を運営しています。

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「人生を変える小さな習慣」をテーマとしたブログ、Lifehacking.jp 管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。

2011年アルファブロガー・アワード受賞。Evernote コミュニティリーダー。ScanSnapアンバサダー。この他のブログに、ライフ×メモClimate+を運営しています。気候学者、理学博士、英語ネイティブ。

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